Pracownicy

W tym kroku: Zdefiniujemy strukturę organizacyjną w firmie poprzez dodanie odpowiednich działów w Kartotece pracowników. Podział na jednostki organizacyjne pomaga w wyszukiwaniu pracowników, gdy baza zawiera już więcej kontaktów.

Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.

W tym kroku: Wprowadzimy dane zatrudnianego właśnie pracownika działu handlowego. Dane pracownika będą zaczytywane do wielu dokumentów, dlatego warto poświęcić chwilę na dokładne uzupełnienie kartoteki pracownika.

Wskazówka: Prawidłowo uzupełniony PESEL spowoduje automatyczne uzupełnienie daty urodzenia na zakładce Służbowe i osobiste.

Wskazówka: W kartotece pracownika możemy zdefiniować wiele adresów. W tym celu należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pustym polu obok już zdefiniowanego adresu i wybrać Dodaj.

Uwaga: Jeden z adresów może być adresem domyślnym. O domyślności adresu decyduje zaznaczenie opcji w polu Domyślny. Adres domyślny wstawiany jest na wszystkich generowanych dokumentach, takich jak umowa o pracę.

Osobno można ustawić adres do wpisania na deklaracjach (adres zamieszkania). W tym celu należy zaznaczyć opcję w polu Użyj na deklaracjach.

Wskazówka: Aby dodać dane dziecka pracownika kliknij w panelu Dzieci. W oknie Dane dziecka uzupełnij dane osobowe dziecka, a następnie kliknij .

Wskazówka: Podanie danych odnośnie posiadanych dzieci pozwoli w przyszłości ustalić powiązanie z danymi dziecka dla nanoszonych na kalendarz nieobecności typu Zasiłek macierzyński czy Urlop wychowawczy, a w konsekwencji pozwoli na prawidłowe naliczenie składek na FP i FGŚP po powrocie z takich nieobecności.

Informacja: Status pracownika zostanie oznaczony automatycznie w momencie dodania umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. W tym miejscu możemy zadecydować jedynie, czy pracownik jest kontaktem aktywnym (czy aktualnie pracuje w firmie) czy archiwalnym (pracował wcześniej).

Wskazówka: Data rozpoczęcia obliczeń w systemie służy do prawidłowego wygenerowania bilansów otwarcia. Wszystko po tej dacie powinno już być naliczane w programie. Przeważnie jest to data pierwszego dnia miesiąca, w którym rozpoczynamy naliczenia pracownika w programie.

Informacja: Jeśli w zakładce Koszty uzyskania przychodu nie dodamy żadnego wpisu, program do naliczeń przyjmie kwotę standardowych kosztów uzyskania przychodu, która zostanie pobrana z danych stałych.

Wskazówka: Aby dodać ulgę zaliczki kliknij w zakładce Ulga zaliczki w . W oknie Okres przysługiwania ulgi zaliczki wystarczy podać datę początkową – oznacza to, że ulga będzie obowiązywała aż do odwołania.

Wskazówka: Podanie Urzędu skarbowego pracownika spowoduje, że dane tego urzędu będą automatycznie wpisywane na deklaracjach podatkowych. Aby wybrać urząd z listy zdefiniowanych w programie urzędów, kliknij w przycisk i znajdź odpowiedni urząd na liście i kliknij .

Informacja: Program weryfikuje poprawność danych i jeżeli wykryje błędy, wyświetli stosowny komunikat. Jeśli wprowadzone dane mają służyć tylko nauce, należy kliknąć Tak i pozwolić zapisać dane mimo błędów. Nie wpłynie to na dalszą pracę programu.

Wskazówka: Zaznaczenie opcji Płatność przelewem spowoduje, że każdy nowo generowany dokument umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej będzie miał domyślnie zaznaczone pole sposobu wypłaty wynagrodzenia jako Wypłata przelewem.

W tym kroku: Uzupełnimy informacje kadrowe dotyczące dodawanego pracownika, takie jak jego wykształcenie lub ważność badań lekarskich.

Uwaga: Należy pamiętać, że kartoteki kadrowe, wyświetlające się w dolnej części okna, dotyczą tego pracownika, który jest zaznaczony na liście pracowników w głównej części okna.

Wskazówka: W każdej zakładce, aby dodać element, należy kliknąć w pusty obszar prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu kontekstowego Dodaj. Wtedy pojawi się okno edycyjne właściwe dla danej zakładki.

Można również kliknąć w w dolnej części okna i wybrać odpowiednie polecenie z menu, które się pojawi.

Wskazówka: Uzupełnienie panelu Uprawnienia urlopowe spowoduje, że wybrane wykształcenie zostanie użyte przez program podczas wyliczenia wymiaru urlopu.

Wskazówka: Aby uzupełnić pole Stanowisko, kliknij w przycisk . W oknie Stanowiska pracy kliknij w  w następnym oknie wpisz w polu Nazwa Specjalista ds. klientów biznesowych. Kliknij , a następnie .

Informacja: Zaznaczenie opcji dotyczącej wymiaru urlopu wypoczynkowego sprawia, że okres wprowadzonego zatrudnienia zostanie użyty przez program podczas wyliczenia wymiaru urlopu.

Informacja: Liczba godzin urlopu wykorzystana u poprzedniego pracodawcy zostanie przeniesiona i uwzględniona w bilansie otwarcia.

Informacja: Kluczową rolę odgrywa Data ważności badania. Program korzysta z tej daty, aby wyświetlić w Panelu startowym przypomnienie o zbliżającym się terminie upływu ważności badań.

Wskazówka: Aby uzupełnić pole Nazwa szkolenia, kliknij w przycisk . W oknie Rodzaje szkoleń BHP kliknij w  i w następnym oknie wpisz w polu Nazwa szkolenia Szkolenie BHP wstępne praca biurowa. Kliknij , a następnie .

Informacja: Kluczową rolę odgrywa Data ważności szkolenia. Program korzysta z tej daty, aby wyświetlić w Panelu startowym przypomnienie o zbliżającym się terminie upływu ważności szkolenia.