Nadchodzące lato przyniesie istotne zmiany w sposobie składania wniosków o zasiłek opiekuńczy. Od 1 lipca 2026 roku wchodzi w życie nowelizacja, która ma na celu cyfryzację i uproszczenie całego procesu. Dla działów kadr i płac to zarówno duże ułatwienie, jak i wyzwanie, by odpowiednio przygotować firmę i pracowników na nowe zasady. Dzięki temu przewodnikowi unikniesz opóźnień, błędów i problemów z dokumentacją.

Koniec z papierologią? Wnioski wkraczają w erę cyfrową

Największą i najbardziej oczekiwaną zmianą jest umożliwienie pracownikom składania wniosków o zasiłek opiekuńczy w formie elektronicznej. Do tej pory konieczność dostarczenia własnoręcznie podpisanego, papierowego wniosku często opóźniała wypłatę świadczenia, zwłaszcza gdy pracownik przebywał poza miejscem zamieszkania.

Od 1 lipca 2026 r. pracownik będzie mógł przekazać wniosek:

  • Elektronicznie, np. jako skan lub zdjęcie wysłane e-mailem.
  • Za pośrednictwem firmowego systemu kadrowo-płacowego, jeśli udostępniacie taką funkcjonalność.
  • Papierowo, tak jak dotychczas.

Ta elastyczność znacząco przyspieszy obieg dokumentów i proces przyznawania zasiłku.

Jak przygotować firmę na nowe zasady? Krok po kroku

Cyfryzacja wymaga od pracodawcy podjęcia kilku kluczowych działań organizacyjnych.

  1. Ustal wewnętrzną procedurę:
    Zdecyduj i poinformuj pracowników, w jaki sposób powinni przesyłać elektroniczne wnioski. Określ dedykowany adres e-mail (np. kadry@twojafirma.pl) lub wskaż konkretny moduł w systemie HR. Pozwoli to uniknąć chaosu i zagubienia dokumentów.
  2. Korzystaj z właściwych formularzy ZUS:
    Przypomnij pracownikom, że podstawą do wypłaty świadczenia jest odpowiedni wniosek. Nowe zasady nie zwalniają z obowiązku jego złożenia na właściwym druku:
    • ZUS Z-15A – przy opiece nad chorym dzieckiem.
    • ZUS Z-15B – przy opiece nad innym chorym członkiem rodziny. Stosowanie tych formularzy gwarantuje, że zbierzesz wszystkie dane niezbędne do prawidłowego ustalenia prawa do zasiłku.
  3. Pamiętaj: samo e-ZLA nie wystarczy!
    To jedna z najczęstszych pułapek. Nawet jeśli na profilu PUE płatnika widzisz elektroniczne zwolnienie lekarskie na opiekę, nadal jest ono niewystarczające do wypłaty świadczenia. Podstawą jest zawsze wniosek pracownika (np. Z-15A/B), w którym oświadcza on istotne okoliczności (np. brak innego domownika mogącego zapewnić opiekę).

Skan zamiast oryginału – nowe zasady akceptowania załączników

Kolejnym ogromnym ułatwieniem jest rezygnacja z obowiązku dostarczania oryginałów załączników do wniosku.

Od 1 lipca 2026 r. pracownik do wniosku będzie mógł dołączyć:

  • Kopie dokumentów.
  • Skany lub czytelne zdjęcia dokumentów.
  • Kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem.

Dla działów kadr oznacza to szybsze kompletowanie dokumentacji i zwolnienie z obowiązku archiwizowania wyłącznie papierowych oryginałów.

Ważne!
Jeśli masz uzasadnione wątpliwości co do autentyczności przesłanej kopii, zachowujesz prawo do wezwania pracownika do przedstawienia oryginału dokumentu do wglądu.

Najważniejsze zasady, o których musisz pamiętać – uniknij błędów

  • Sprawdź, jakie załączniki są wymagane.
    Ich zakres zależy od przyczyny opieki (np. zamknięcie placówki, choroba niani, izolacja dziecka). Pełen wykaz nadal regulują przepisy rozporządzenia.
  • Jeśli nie wypłacasz zasiłków – przekaż komplet dokumentów do ZUS.
    Dla Ciebie proces również staje się prostszy. Po otrzymaniu od pracownika elektronicznego wniosku z załącznikami, możesz go od razu przekazać do ZUS wraz z odpowiednim zaświadczeniem płatnika składek (ZUS Z-3/Z-3a/Z-3b).
  • Zasiłek opiekuńczy tylko w trakcie zatrudnienia.
    ZUS nie wypłaci zasiłku opiekuńczego za okres po ustaniu ubezpieczenia. Jeśli umowa z pracownikiem rozwiązała się np. w trakcie zwolnienia lekarskiego, wypłacasz świadczenie tylko do dnia zakończenia umowy.
  • Nie wydawaj poleceń służbowych!
    Pracownik na zwolnieniu lekarskim z tytułu opieki ma sprawować opiekę, a nie pracować. Wezwanie go do firmy w celu wykonania polecenia służbowego (np. podpisania dokumentów) może skutkować utratą prawa do zasiłku.

Podsumowanie

Aby płynnie przejść na nowe zasady od 1 lipca 2026 roku, upewnij się, że:
✔ Opracowałaś i zakomunikowałaś pracownikom, jak mają składać wnioski elektroniczne.
✔ Masz pod ręką i wiesz, kiedy stosować formularze ZUS Z-15A i ZUS Z-15B.
✔ Pamiętasz, że samo e-ZLA to za mało – zawsze wymagaj wniosku.
✔ Akceptujesz kopie i skany załączników, ale znasz swoje prawo do wglądu w oryginał.
✔ Weryfikujesz, czy pracownikowi w danym okresie przysługuje jeszcze ubezpieczenie chorobowe.

Zmiany te to krok w dobrym kierunku – w stronę mniejszej biurokracji i sprawniejszych procesów.