KSeF - Integrator z Krajowym Systemem e-Faktur

Integrator KSeF to aplikacja stworzona do zarządzania pełnym procesem obiegu faktur ustrukturyzowanych w przedsiębiorstwie. Program odzwierciedla aktualne modele pracy pomiędzy działem księgowym a pracownikami sprzedaży, magazynu i kadrą zarządzającą. Zwiększa komfort pracy i podnosi jej efektywność usprawniając wszystkie procesy związane z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Kluczowe funkcje

Check listAutomatyczne pobieranie faktur z KSeF
Check listPrzygotowanie do rozksięgowania
Check listWstępna segregacja i oznaczanie faktur
Check listWygodne filtrowanie i wyszukiwanie faktur
Check listMonitorowanie etapów przetwarzania
Check listWspółpraca z pracownikami i klientami
Check listWygodny podgląd faktur
Check listSystem uprawnień i kontroli dostępu

Współpraca i kwalifikacja faktur

Program jest narzędziem zarówno dla pracowników operacyjnych jak i kadry zarządzającej. Umożliwia przygotowanie faktur w zakresie ich posegregowania, opisania oraz zakwalifikowania jako dokumenty księgowe. Aby odzwierciedlić dotychczasowy model pracy z fakturami w obiegu firmowym, użytkownicy mają dostęp do szeregu oznaczeń, takich jak: etykiety, znaczniki księgowe, kody dokumentów. Monitoring stanu opracowania dokumentów, także przy współpracy wielu pracowników, jest możliwy dzięki strukturze statusów. Statusy mogą być definiowane w programie przez użytkownika w dowolny sposób, w zależności od indywidualnych potrzeb w ramach danej organizacji.

Automatyczne pobieranie faktur

Program umożliwia włączenie automatycznego, cyklicznego
pobierania dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur.
Użytkownik może również w każdej chwili, na żądanie pobrać
najnowsze faktury. Program wyświetla informację o dacie i
godzinie ostatniego pobrania. Aplikacja RAKS KSeF, dzięki
pełnej integracji, zapewnia dostęp do faktur w czasie
rzeczywistym.

Szybkie operacje grupowe

Program umożliwia szybkie, zbiorcze oznaczenie nawet tysiąca faktur. W jednej operacji można dokonać segregacji do odpowiedniego folderu, dodać opisy, etykiety, znaczniki księgowe, a także ustawić odpowiedni status. Łącząc tę cechę z zastosowaniem zaawansowanych filtrów, użytkownik błyskawicznie uzyskuje duże zbiory faktur gotowe do automatycznego zaksięgowania. Operacje grupowe zostały opracowane w taki sposób, aby możliwe było również usunięcie bądź zmiana błędnych lub omyłkowych oznaczeń, np. usunięcie jednej z etykiet, błędnego opisu, etc..

Zaawansowane filtrowanie
i wyszukiwanie

Program w sposób optymalny wykorzystuje zalety faktury ustrukturyzowanej w zakresie dostępności i uporządkowania zawartych w niej danych. Dzięki bardzo szczegółowym, zaawansowanym filtrom zapewnia możliwość szybkiego i efektywnego opracowania faktur o wspólnych i powtarzających się cechach. Filtrowanie obejmuje zarówno obowiązkowe elementy i oznaczenia na fakturach jak i wszystkie szczegóły dotyczące przedmiotu transakcji. Program umożliwia zapisywanie i wczytywanie opracowanych filtrów.

Przygotowanie do zaksięgowania

Program realizuje różnorodne scenariusze w procesie przygotowania faktur do zaksięgowania. Użytkownik ma do dyspozycji listę faktur, którą może zarządzać w zakresie widoczności danych, kolejności ich prezentacji, posortowania oraz zawężenia do wybranego okresu. Widok listy został rozbudowany o tryb z podglądem faktury, tak aby umożliwić szybki wgląd w jej szczegółowe dane. Podczas pracy z listą
faktur użytkownik może zaznaczyć faktury i zbiorczo je zaklasyfikować. Dla bardziej złożonych dokumentów, w programie, został stworzony widok faktury wraz ze wszystkimi oznaczeniami - na pełnym ekranie. Widok ten udostępnia m.in. pojedyncze pozycje faktury do odrębnego oznaczenia.

Integracja z programem księgowym

Serwis RAKS KSeF jest otwarty na integrację z zewnętrznymi i wewnętrznymi systemami poprzez udostępnienie własnego API. To rozwiązanie eliminuje konieczność ręcznego importu i eksportu dokumentów, a także umożliwia dwustronną wymianę informacji np. w odniesieniu do rezultatu operacji automatycznego zaksięgowania. Informacje wynikające z oznaczeń e-faktur są interpretowane na zdefiniowane wzorce księgowe w programie księgowym. Integracja z systemem księgowym poprzez API pozwala uniknąć błędów oraz gwarantuje bezpieczeństwo danych.

Pozostałe cechy programu

Foldery

Użytkownicy w programie mogą stworzyć dowolną liczbę folderów w ramach firmy,
kierując się potrzebami i własną koncepcją. Cecha ta umożliwia układanie i segregowanie faktur według rodzaju oraz wspólnych cech, a także zgrupowanie faktur do wyjaśnienia lub odrzuconych.

Statusy

Zdefiniowanie statusów, które odzwierciedlają proces pracy z fakturami pomaga monitorować etapy ich przetwarzania, szczególnie przy współpracy wielu użytkowników, ale także w pracy indywidualnej. Integracja z systemem księgowym w oparciu o statusy pozwala na kontrolę stanu zaksięgowania faktur.

Etykiety

Przedsiębiorcy i księgowi mają do dyspozycji w programie system etykietowania. Możliwe jest zdefiniowanie dowolnej liczby etykiet w ramach określonych kategorii. Etykiety jako prosty i czytelny sposób oznaczania mogą być wykorzystywane do wyeksponowania cech mających wpływ na klasyfikację księgową.

Inteligentne filtry

Filtry w programie opierają się na danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych. Wykorzystują układ schemy w sposób optymalny, aby umożliwić precyzyjne określenie cech grup faktur do wspólnego zaklasyfikowania i w efekcie użycia jednego wzorca księgowego w systemie księgowym.

Szybki podgląd

Zadaniem szybkiego podglądu jest realizacja scenariusza, w którym, z racji doświadczenia, treść faktur jest już znana użytkownikowi. Potrzebuje on jedynie szybkiego wglądu, celem potwierdzenia wybranego sposobu zaklasyfikowania faktury.

Klasyfikacja księgowa

Klasyfikacja księgowa opiera się na użyciu odpowiednich znaczników księgowych oraz kodów dokumentów. Oznaczenia te determinują użycie odpowiednich wzorców księgowych, zdefiniowanych w systemie księgowym. Dzięki takiej klasyfikacji możliwe jest w pełni automatyczne księgowanie faktur.

Opisy

Dwa rodzaje opisów – opis faktury oraz opis księgowy dają możliwość odzwierciedlenia współpracy pomiędzy pracownikami operacyjnymi a księgowością. Użytkownik ma możliwość przygotowania faktur opisując je i segregując, a następnie na tej podstawie dział księgowy może je odpowiednio zaklasyfikować i zadekretować.

Załączniki

Schemat faktury ustrukturyzowanej nie umożliwia dołączania żadnych dokumentów mogących stanowić załącznik do faktury jak np. umowy, specyfikacje czy instrukcje. W programie jest jednak możliwość dodania dowolnej liczby takich załączników.

Integracja i API

Serwis jest otwarty poprzez udostępnienie własnego API na integrację z zewnętrznymi i wewnętrznymi rozwiązaniami informatycznymi, wykorzystywanymi w przedsiębiorstwach i biurach rachunkowych.

Konfiguracja RAKS - KSeF

Zobacz jak w prosty sposób skonfigurować program RAKS do wymiany informacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Przejdź przez trzy etapy procesu integracji. Przypisz odpowiednie uprawnienia swoim pracownikom i rozpocznij pracę z KSeF.

Integrator KSeF

Wejdź do aplikacji i zobacz jak prosta może być wymiana danych z Krajowym Systemem e-Faktur
ZOBACZ DEMO