7 stycznia br. Prezydent podpisał ustawę, która wprowadza fundamentalne zmiany w obszarze zwolnień lekarskich, ich kontroli oraz orzecznictwa ZUS. Nowe przepisy, wchodzące w życie w kilku etapach, mają na celu usprawnienie systemu i wyeliminowanie dotychczasowych niejasności. Dla specjalistów kadr i płac oznacza to konieczność przygotowania się na nowe definicje, procedury i uprawnienia zarówno kontrolerów, jak i pracowników. Poniżej przedstawiamy kompleksowy przewodnik po nadchodzących zmianach, aby rozwiać wszelkie wątpliwości.
Zmiany od 27 stycznia 2026 r.: Większe uprawnienia ZUS w kontroli zwolnień
Pierwszy pakiet zmian koncentruje się na doprecyzowaniu i wzmocnieniu mechanizmów kontrolnych ZUS. Celem jest wyeliminowanie wątpliwości proceduralnych i usprawnienie weryfikacji zasadności wystawianych zwolnień.
Kluczowe nowości:
- Kontrola zwolnień na opiekę: ZUS zyskuje jednoznaczne uprawnienie do kontrolowania prawidłowości orzekania o niezdolności do pracy z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny.
- Obowiązek wyjaśnień po stronie ubezpieczonego: ZUS będzie mógł formalnie zażądać od pracownika na zwolnieniu udzielenia wyjaśnień i informacji na potrzeby prowadzonej kontroli.
- Odpowiedzialność zawodowa lekarzy: ZUS uzyskał prawo do udostępniania dokumentacji z kontroli samorządom zawodowym lekarzy, co może być podstawą do wszczęcia postępowania w sprawie odpowiedzialności zawodowej lekarza.
- Nowa ścieżka odwoławcza dla lekarzy: Odwołania od decyzji o cofnięciu upoważnienia do wystawiania zwolnień będą rozpatrywane przez Prezesa ZUS, a nie jak dotychczas przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Co to oznacza dla działu kadr i płac? Należy poinformować pracowników o nowych uprawnieniach ZUS, w szczególności o możliwości wezwania do złożenia wyjaśnień. Zmiany te sygnalizują zaostrzenie kursu w kwestii weryfikacji zwolnień lekarskich.
Zmiany od 13 kwietnia 2026 r.: Nowe definicje, zasady kontroli i rewolucja w orzecznictwie
To najbardziej rozbudowany pakiet zmian, który wpłynie bezpośrednio na codzienne rozliczenia i interpretację przepisów.
1. Kluczowe definicje: Praca zarobkowa i aktywność niezgodna z celem zwolnienia
Nowe przepisy precyzują, kiedy pracownik traci prawo do zasiłku chorobowego.
- Praca zarobkowa: Zdefiniowano ją jako każdą czynność o charakterze zarobkowym, niezależnie od formy prawnej. Wyjątkiem będą czynności incydentalne, których podjęcie jest wymagane przez istotne okoliczności. Ważne: Polecenie pracodawcy nie jest uznawane za taką okoliczność.
- Aktywność niezgodna z celem zwolnienia: To wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego i wspomnianych czynności incydentalnych.
Co to oznacza dla działu kadr i płac? Jasne definicje ułatwią rozstrzyganie spornych sytuacji. Koniec z dowolnością interpretacji. Pracownik, który w trakcie L4 np. wykonuje prace remontowe w domu czy dorabia na umowie cywilnoprawnej, jednoznacznie narazi się na utratę zasiłku za cały okres zwolnienia.
2. Nowe uprawnienia kontrolerów (ZUS i płatnicy składek)
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich staje się bardziej sformalizowana i daje kontrolującym szersze uprawnienia.
- Zakres kontroli: Przepisy jednoznacznie potwierdzają, że kontrola obejmuje zarówno zwolnienia z powodu choroby, opieki nad członkiem rodziny, jak i osoby pobierające zasiłek po ustaniu zatrudnienia.
- Nowe narzędzia kontroli: Kontrolerzy (zarówno z ZUS, jak i od pracodawcy uprawnionego do kontroli) będą mieli prawo do:
- Legitymowania osoby kontrolowanej w celu ustalenia jej tożsamości.
- Wstępu do miejsca przeprowadzania kontroli.
- Odbierania informacji od pracownika, płatnika składek i lekarza leczącego.
Co to oznacza dla działu kadr i płac? Jeśli Twoja firma jest uprawniona do kontroli zwolnień, osoby przeprowadzające kontrolę zyskują konkretne, umocowane w ustawie uprawnienia. Warto zaktualizować wewnętrzne procedury kontrolne i przeszkolić personel.
3. Zmiany w orzecznictwie ZUS
Ustawa wprowadza istotne zmiany w strukturze i funkcjonowaniu orzecznictwa ZUS, m.in.:
- Nowi specjaliści: Orzeczenia w określonych sprawach będą mogli wydawać także pielęgniarki/pielęgniarze (w sprawach o niezdolność do samodzielnej egzystencji) oraz fizjoterapeuci (w sprawach rehabilitacji leczniczej).
- Elastyczne zatrudnienie: ZUS będzie mógł zatrudniać kadrę medyczną nie tylko na umowę o pracę, ale także na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy o świadczenie usług).
- Zróżnicowane kwalifikacje: Obok lekarzy specjalistów, orzeczenia będą mogli wydawać także lekarze w trakcie specjalizacji lub z co najmniej 5-letnim stażem.
Zmiany od 1 stycznia 2027 r.: Przełom w e-ZLA i cyfryzacja orzecznictwa
Ostatni etap rewolucji przynosi jedną z najbardziej wyczekiwanych zmian oraz dalszą cyfryzację procesów.
1. Zwolnienie lekarskie tylko od jednego pracodawcy? To będzie możliwe!
To absolutny przełom dla osób zatrudnionych w kilku miejscach.
- Nowa zasada: Pracownik zatrudniony u co najmniej dwóch pracodawców (np. umowa o pracę i umowa zlecenie) będzie mógł – na własny wniosek – otrzymać zwolnienie lekarskie (e-ZLA) tylko z jednego tytułu ubezpieczenia.
- Warunek: Będzie to możliwe, jeśli charakter pracy w drugim miejscu pozwala na jej świadczenie pomimo orzeczonej niezdolności do pracy w pierwszym miejscu (np. praca fizyczna vs. praca zdalna przy komputerze).
- Obowiązek informacyjny: Pracownik będzie musiał poinformować płatnika składek, u którego pozostaje aktywny zawodowo, o okresie, na który wystawiono mu zwolnienie z innego tytułu.
Co to oznacza dla działu kadr i płac? To fundamentalna zmiana w logice zwolnień. Konieczne będzie stworzenie procedur przyjmowania od pracowników informacji o zwolnieniu u innego płatnika. Zmieni to sposób naliczania świadczeń i postrzegania absencji chorobowej w przypadku wieloetatowców.
2. Standaryzacja i cyfryzacja orzecznictwa
- Jednoosobowe orzekanie: Zarówno pierwsze orzeczenie, jak i odwołanie (sprzeciw) będą co do zasady rozpatrywane przez jednego lekarza orzecznika. Składy trzyosobowe zostaną zarezerwowane dla spraw wyjątkowo skomplikowanych.
- E-wizyty i e-orzeczenia: Badania na potrzeby orzecznictwa będą mogły odbywać się zdalnie (online), a orzeczenia będą standardowo wydawane w formie elektronicznej.
- Maksymalny termin: Wprowadzono maksymalny, 30-dniowy termin na wydanie orzeczenia.
- Szybszy dostęp do dokumentacji: Podmioty lecznicze będą miały 14 dni na udostępnienie ZUS dokumentacji medycznej pacjenta.
Podsumowanie: Najważniejsze zmiany w pigułce
| Data wejścia w życie | Kluczowa zmiana | Co to oznacza dla działu kadr i płac? |
|---|---|---|
| 27.01.2026 | Usprawnienie kontroli ZUS | Większa pewność prawna, ale też szersze uprawnienia ZUS wobec pracowników. |
| 13.04.2026 | Nowe definicje pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem L4 | Łatwiejsze rozstrzyganie sporów o prawo do zasiłku. Mniejsze pole do nadużyć. |
| 13.04.2026 | Nowe uprawnienia kontrolerów (legitymowanie, wstęp na posesję) | Konieczność aktualizacji wewnętrznych procedur kontroli zwolnień lekarskich. |
| 01.01.2027 | Możliwość wystawienia e-ZLA tylko od jednego pracodawcy | Fundamentalna zmiana dla wieloetatowców. Wymaga stworzenia nowych procedur informacyjnych w firmie. |
| 01.01.2027 | Cyfryzacja i przyspieszenie orzecznictwa | Szybsze procedury w ZUS, co może skrócić czas oczekiwania na decyzje w sprawach rentowych czy rehabilitacyjnych. |
Nadchodzące zmiany są głębokie i wieloetapowe. Warto już dziś rozpocząć analizę ich wpływu na wewnętrzne regulaminy pracy, procedury kontrolne oraz systemy kadrowo-płacowe, aby płynnie wejść w nową rzeczywistość prawną.
