Archiwizacja rozrachunków

Archiwizacja rozrachunków ma na celu uporządkowanie bazy firmowych rozrachunków poprzez usunięcie z widoku okna przeglądowego tych rozrachunków, które nie uczestniczą w bieżących pracach księgowych (np. są od dawna rozliczone, w związku z czym nie ma potrzeby przeglądania ich oraz wykonywania na nich operacji takich jak rozliczanie czy drukowanie na zestawieniach). Uporządkowanie bazy danych ułatwia pracę na rozrachunkach i przyspiesza działanie okna przeglądowego.

W tej sekcji omówimy skutki archiwizacji, podpowiemy jak wybrać rozrachunki do zarchiwizowania i zaprezentujemy jak przeprowadzić archiwizację, a w razie potrzeby jak ją cofnąć.

Cele:

  • prezentacja skutków zarchiwizowania rozrachunku,
  • omówienie, jak wybrać rozrachunki do archiwizacji,
  • przedstawienie przebiegu operacji archiwizowania i odarchiwizowania rozrachunków.

Wybór rozrachunków do archiwizacji

Skutki archiwizacji rozrachunku:

  • rozrachunek przestaje być widoczny w oknie przeglądowym rozrachunków (na liście rozrachunków oraz na oknie rozrachunków według kontaktów),
  • rozrachunek jest pomijany przy obliczaniu rozrachunków do korekt KUP i VAT,
  • rozrachunek nie jest uwzględniany na zestawieniach generowanych z menu Finanse → Rozrachunki (chyba że w parametrach danego zestawienia dostępny jest parametr umożliwiający uwzględnianie archiwalnych rozrachunków na zestawieniu),
  • rozrachunek nie jest prezentowany na oknach wyboru rozrachunków do rozliczenia podczas rozliczania rozrachunków dokumentami wystawianymi z menu Finanse (m. in. podczas rozliczania rozrachunków dokumentami kasowymi, poleceniami przelewu),
  • rozrachunku nie można również wybrać podczas rozliczania rozrachunków operacją Rozlicz zaznaczone rozrachunki,
  • rozrachunku nie można wybrać podczas dołączania rozrachunków do dokumentu księgowego.

Archiwizowanie rozrachunku

Archiwizacja pojedynczego rozrachunku

Aby zarchiwizować pojedynczy rozrachunek:

  1. W menu głównym wybierz Finanse → Rozrachunki. Otworzy się okno przeglądowe Lista rozrachunków.
  2. Na liście rozrachunków znajdź rozrachunek, który chcesz zarchiwizować. Kliknij na niego dwukrotnie, aby umożliwić jego edycję.
  3. W oknie Rozrachunek znajdź i zaznacz opcję  Rozrachunek archiwalny, a następnie kliknij w . Rozrachunek stał się rozrachunkiem archiwalnym i zniknął z okna Lista rozrachunków.

Archiwizacja wielu rozrachunków

Aby zarchiwizować wiele rozrachunków:

  1. W menu głównym wybierz Finanse → Rozrachunki. Otworzy się okno przeglądowe Lista rozrachunków.
  2. W menu w dolnej części okna kliknij w , a następnie wybierz z listy Archiwizuj rozrachunki.
  1. Otworzy się okno Archiwizacja rozrachunków, w którym można ustawić parametry archiwizacji. W pierwszym panelu można wybrać, czy rozrachunki mają zostać zarchiwizowane czy już zarchiwizowane rozrachunki mają być ponownie ustawione jako niearchiwalne. W drugim panelu należy wybrać zakres rozrachunków do zarchiwizowania, a w trzecim stan rozrachunków.
  1. Po ustawieniu wszystkich parametrów kliknij w . Zarchiwizowane rozrachunki zostaną przeniesione do archiwum (znikną z podstawowego widoku okna przeglądowego rozrachunków).

Wyświetlanie rozrachunków archiwalnych

Aby wyświetlić rozrachunki archiwalne:

  1. W menu głównym wybierz Finanse → Rozrachunki. Otworzy się okno przeglądowe Lista rozrachunków.
  2. W panelu po lewej stronie znajduje się zestaw filtrów umożliwiających wyświetlenie w oknie głównym rozrachunków spełniających określone parametry. W sekcji Rozrachunki zaznacz opcję  Pokazuj archiwalne.
  3. W głównej części okna pojawią się rozrachunki archiwalne, jeśli jednak w tabeli nie jest widoczna kolumna Archiwalne, trudno określić na pierwszy rzut oka, które z rozrachunków z listy są archiwalne. Aby wyświetlić kolumnę Archiwalne postępuj zgodnie z poniższą wskazówką.

Odarchiwizowanie rozrachunku

Odarchiwizowanie pojedynczego rozrachunku

Aby przywrócić z archiwum pojedynczy rozrachunek:

  1. W menu głównym wybierz Finanse → Rozrachunki. Otworzy się okno przeglądowe Lista rozrachunków.
  2. Na liście rozrachunków znajdź rozrachunek, który chcesz przywrócić z archiwum. Kliknij na niego dwukrotnie, aby umożliwić jego edycję.
  3. W oknie Rozrachunek znajdź i odznacz opcję  Rozrachunek archiwalny, a następnie kliknij w . Rozrachunek został przywrócony z archiwum i ponownie pojawił się w oknie Lista rozrachunków.

Odarchiwizowanie wielu rozrachunków

Aby przywrócić z archiwum wiele rozrachunków:

  1. W menu głównym wybierz Finanse → Rozrachunki. Otworzy się okno przeglądowe Lista rozrachunków.
  2. W menu w dolnej części okna kliknij w , a następnie wybierz z listy Archiwizuj rozrachunki.
  1. Otworzy się okno Archiwizacja rozrachunków, w którym można ustawić parametry archiwizacji. Zaznacz opcję Przywróć z archiwum. W drugim panelu należy wybrać zakres rozrachunków do przywrócenia z archiwum, a w trzecim stan rozrachunków.
  1. Po ustawieniu wszystkich parametrów kliknij w . Zarchiwizowane rozrachunki zostaną przywrócone i pojawią się w widoku okna przeglądowego rozrachunków.