W tym kroku: Poznamy ogólne zasady rozliczania rozrachunków.
Informacja: W RAKSSQL rozrachunki danego typu (zobowiązanie, należność) są rozliczane za pomocą rozrachunku typu przeciwnego. Ważne jest, aby rozróżniać zobowiązania oznaczające dla nas konieczność zapłaty, a zobowiązania, które oznaczają, że nasz kontrahent uregulował należność.
Przykład: Jeśli wprowadziliśmy do programu fakturę sprzedaży i program wygenerował dla niej rozrachunek o typie należność, to można go rozliczyć za pomocą rozrachunku dla tego samego kontrahenta o typie zobowiązanie. Zobowiązanie to powstanie poprzez wprowadzenie dokumentu KP lub operacji wpłaty pieniędzy od kontrahenta z wyciągu bankowego.
Wskazówka: Określone dokumenty generują określony typ rozrachunku:
Dokumenty sprzedaży/zakupu
- Faktura sprzedaży/paragon: należność
- Faktura zakupu: zobowiązanie
- Lista płac: zobowiązania
Dokumenty rozliczające
- Kasa przyjmuje: zobowiązanie (zapłata za fakturę sprzedaży)
- Wyciąg bankowy – wpływy: zobowiązanie (zapłata za fakturę sprzedaży)
- Kasa wydaje: należność (zapłata za fakturę zakupu)
- Wyciąg bankowy – płatności: należność (zapłata za fakturę zakupu)
Informacja: W kolejnych krokach opiszemy różne sposoby rozliczania rozrachunków:
- dokumentem księgowym
- dokumentem kasowym
- wyciągiem bankowym
- innym dokumentem sprzedaży/zakupu – kompensata rozrachunków
Wskazówka: Niezależnie od sposobu rozliczania, istnieje możliwość częściowego rozliczenia rozrachunku, jeśli kwota rozrachunku rozliczającego jest różna od kwoty rozrachunku rozliczanego. Rozrachunek o niższej kwocie zostaje oznaczony jako rozliczony w całości, a rozrachunek o wyższej kwocie zostaje pomniejszony o zapłaconą kwotę i oznaczony jako rozliczony częściowo.

Rozliczanie dokumentem księgowym
Przykład: W menu Księgowość dodamy dokument księgowy – dokument kasowy, który ma rozliczyć fakturę sprzedaży. Zakładamy, że faktura sprzedaży już jest wprowadzona do księgowości i został do niej wygenerowany rozrachunek o typie należność.
Aby rozliczyć rozrachunek dokumentem księgowym:
- W module Finanse i Księgowość dodaj dokument księgowy (Księgowość → Dokumenty księgowe → Dodaj). Uzupełnij pola w panelach Dokument księgowy i Dokument źródłowy, pamiętając, aby w polu Kontrahent wskazać odbiorcę z faktury sprzedaży.

- Dodaj dekrety (zakładka Dekrety → Dodaj). W dolnej części okna Dekret znajduje się panel Rozrachunek, umożliwiający ustawienie opcji generowania rozrachunku. Panel ten uaktywnia się w momencie wpisania numeru konta rozrachunkowego w polach:
- MA, jeśli chcemy rozliczyć należność (dla wprowadzanego dokumentu powstanie rozrachunek zobowiązanie),
- WN, jeśli chcemy rozliczyć zobowiązanie (dla wprowadzanego dokumentu powstanie rozrachunek należność).

- Zaznacz opcję Zapłata lub Rozliczaj.
Informacja: Opcje w panelu Rozrachunek:
Zapłata: Rozrachunek będzie zawierał informację, że jest zapłatą (w oknie rozrachunku będzie zaznaczone pole przy Zapłata). Zaznaczenie opcji Zapłata spowoduje automatyczne zaznaczenie się opcji Rozliczaj.
Rozliczaj: Zaznaczenie opcji Rozliczaj powoduje, że po zapisaniu dekretów otwiera się okno umożliwiające wybranie rozrachunku, który ma być rozliczony za pomocą księgowanego dokumentu. Program wyświetli wszystkie nierozliczone rozrachunki dla danego kontrahenta, o statusie przeciwnym niż dodawany (zobowiązania dla należności i należności dla zobowiązań).
- Po zapisaniu dekretów otworzy się okno Rozliczany rozrachunek. W panelu Rozrachunki do rozliczenia wyświetlona jest lista rozrachunków dla danego kontrahenta o typie przeciwnym do wprowadzanego rozrachunku rozliczającego. Zaznacz odpowiedni rozrachunek i kliknij w
.

- Program wygenerował rozrachunek o typie zobowiązanie (ponieważ rozliczamy fakturę sprzedaży), który od razu został oznaczony jako rozliczony. Przejdź do okna rozrachunków (Finanse → Rozrachunki) i odszukaj parę rozliczających się wzajemnie rozrachunków.

Rozliczanie dokumentem kasowym
Przykład: W module Sprzedaż wygenerujemy dokument kasowy KP, który ma rozliczyć fakturę sprzedaży (również wystawioną w module Sprzedaż).
Informacja: Szczegółowy opis generowania dokumentów kasowych znajdziesz
- tutaj, dla KP,
- tutaj, dla KW.
W module Sprzedaż
Informacja: Rozliczanie rozrachunków w poniższy sposób ma tę zaletę, że zarówno rozrachunki jak i powiązania między nimi (rozliczenie) powstają w sposób całkowicie automatyczny, co pozwala zaoszczędzić czas i eliminuje ryzyko popełnienia błędu.
Aby wygenerować rozrachunek z dokumentem przyjęcia płatności (KP):
- W module Sprzedaż wystaw fakturę sprzedaży lub paragon wybierając sposób płatności gotówką. Szczegółowy opis wystawiania faktury znajdziesz tutaj.
- Zapisz dokument. Otworzy się okno Gotówka, w którym program automatycznie uzupełnił parametry dokumentu kasowego. W polu Przyjęto i Kwota płatności program wpisał sumę wyliczoną na podstawie pozycji dodanych w oknie Faktura VAT. W zakładce Szczegóły program uzupełnił dane kontrahenta i datę wystawienia dokumentu kasowego. Kliknij
.

Po wydrukowaniu wszystkich dokumentów przejdź do rozrachunków (Finanse → Rozrachunki) i zwróć uwagę, że program dodał należność dla faktury/paragonu i rozliczające ją zobowiązanie dla KP i oba te rozrachunki zostały oznaczone jako rozliczone.

Z menu Finanse
Wskazówka: Żeby wystawienie dokumentu kasowego z menu Finanse miało sens musi istnieć nierozliczony rozrachunek. Wynika z tego, że wystawiono dokument sprzedaży z płatnością gotówką, ale odroczoną, a nie natychmiastową (płatność natychmiastowa wymusza wystawienie KP od razu po wystawieniu dokumentu sprzedaży, patrz wyżej).
Aby wystawić dokument przyjęcia płatności (KP):
- W dowolnym module w menu głównym wybierz Finanse → Dokumenty kasowe. W oknie Dokumenty kasowe kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu wybierz Dodaj dokument przyjęcia [Ctrl + 1].
- Otworzy się okno Dokument przyjęcia. W zakładce Dokument wybierz kontrahenta. W polu Kwoty kliknij
, aby otworzyć okno wyboru rozrachunków dla wybranego kontrahenta. Wybierz rozrachunek klikając na niego dwukrotnie.
- Program wyświetli pytanie, czy zmienić opis dokumentu. Jeśli klikniesz
, program zaktualizuje opis w zakładce Opis.

- W zakładce Rozliczenia program dodał wskazany rozrachunek. Kliknij w
, aby zamknąć i zapisać dokument. Pojawi się on na liście dokumentów kasowych.
Informacja: Możesz również wprowadzić kwotę ręcznie i albo powiązać dokument z rozrachunkiem w panelu Rozliczenia, albo później, po zapisaniu dokumentu, klikając na niego prawym przyciskiem myszy i wybierając z menu Operacje → Dokonaj rozliczenia.
- Przejdź do rozrachunków (Finanse → Rozrachunki) i zwróć uwagę, że program dodał zobowiązanie wygenerowane podczas dodawania KP, rozliczające wcześniej powstałą należność.

Rozliczanie wyciągiem bankowym
Informacja: Żeby rozrachunek został rozliczony, musi istnieć powiązanie pomiędzy operacją na wyciągu bankowym a kontrahentem, a następnie pomiędzy operacją a rozrachunkiem.
Informacja: Powiązanie operacji z rozrachunkiem:
- Jeśli operacja została zaimportowana na wyciąg bankowy z polecenia przelewu lub rozrachunku, to jest ona automatycznie powiązana z rozliczanym rozrachunkiem.
- Jeśli operacja została dodana ręcznie lub zaimportowana z wyciągu bankowego z banku, to należy ręcznie przypisać rozrachunek do operacji.
Aby przypisać rozrachunek do operacji:
Sposób 1:
- W panelu Operacje okna Wyciąg bankowy zaznacz operację, do której chcesz przypisać rozrachunek. W panelu Rozliczenia kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu wybierz Dodaj.
- Otworzy się okno Rozliczany rozrachunek z opisem transakcji i listą rozrachunków na tego samego kontrahenta. Znajdź odpowiedni rozrachunek i kliknij na niego dwukrotnie. Rozrachunek będzie widoczny zarówno w oknie Wyciąg bankowy po zaznaczeniu danej operacji, jak i w oknie Transakcja bankowa w zakładce Rozliczenia.
Sposób 2
- Otwórz daną operację (klikając na nią dwukrotnie lub zaznaczając ją i klikając w przycisk
. Otworzy się okno Transakcja bankowa
- W górnej części okna kliknij na zakładkę Rozliczenia, a następnie w
. Otworzy się okno Rozliczany rozrachunek z opisem transakcji i listą rozrachunków na tego samego kontrahenta. Znajdź odpowiedni rozrachunek i kliknij na niego dwukrotnie. Rozrachunek będzie widoczny zarówno w oknie Transakcja bankowa w zakładce Rozliczenia, jak i w oknie Wyciąg bankowy po zaznaczeniu danej operacji.
Informacja: Jeśli operacje są powiązane z rozrachunkami rozliczanymi, nie są wymagane żadne dodatkowe czynności w celu rozliczenia rozrachunków – rozrachunki rozliczają się automatycznie w chwili zapisania wyciągu, czyli powstaje rozrachunek rozliczający i oba rozrachunki zostają oznaczone jako rozliczone lub częściowo rozliczone.
Uwaga: Polecenie przelewu nie rozlicza rozrachunku. Polecenie przelewu jest dopiero intencją przekazania i przepływu środków. To wyciąg bankowy dokumentuje faktyczną wypłatę i za pomocą operacji z wyciągu bankowego możesz rozliczyć rozrachunek.
Rozliczanie innym rozrachunkiem
Informacja: Jeśli z jakiegoś powodu nie rozliczasz rozrachunku za pomocą dokumentów rozliczających, możesz później rozliczyć je ręcznie, parując ze sobą odpowiednie rozrachunki.
Aby rozliczyć rozrachunek rozrachunkiem musisz mieć wygenerowane w programie dwa rozrachunki, należność i zobowiązanie, dla tego samego kontrahenta.
Rozliczenia można dokonać z poziomu:
- dokumentu sprzedaży (Operacje → Rozlicz dowolnym rozrachunkiem [Ctrl + R] → wskazanie rozrachunku w oknie Rozliczany rozrachunek),
- dokumentu zakupu (Operacje → Rozlicz dowolnym rozrachunkiem [Ctrl + R] → wskazanie rozrachunku w oknie Rozliczany rozrachunek),
- dokumentu księgowego podczas księgowania jednego z dokumentów, po zaznaczeniu opcji Rozliczaj w oknie Rozliczany rozrachunek wskaż rozrachunek kompensujący,
- rozrachunków (Operacje → Rozlicz dowolnym rozrachunkiem → wskazanie rozrachunku).

Wskazówka: Jeśli kwoty rozrachunków różnią się, wybrane rozrachunki będą rozliczone częściowo. Rozrachunek o niższej kwocie zostaje oznaczony jako rozliczony w całości, a rozrachunek o wyższej kwocie zostaje pomniejszony o zapłaconą kwotę i oznaczony jako rozliczony częściowo.

Kompensata rozrachunków
Informacja: Kompensata rozrachunków jest możliwa, gdy kontrahent jest równocześnie dostawcą i odbiorcą. Polega na rozliczeniu zobowiązania (np. z faktury zakupu) powstałego wobec kontrahenta za pomocą naszej należności (np. faktury sprzedaży) wobec tego kontrahenta.
Aby dokonać kompensaty rozrachunków musisz mieć wygenerowane w programie dwa rozrachunki, należność i zobowiązanie, dla tego samego kontrahenta.
Aby kompensować rozrachunki:
- Otwórz okno Kompensaty rozrachunków (Finanse → Kompensaty rozrachunków).
- Kliknij w
→ Zaawansowane tworzenie kompensat.
- Otworzy się okno Zaawansowane tworzenie kompensat. W polu Kontrahent wybierz za pomocą przycisku
kontrahenta, którego rozrachunki chcesz kompensować. W dolnej części okna, w kolumnach Należności i Zobowiązania, program wyświetli wszystkie nierozliczone lub częściowo rozliczone rozrachunki z danym kontrahentem. Zaznacz rozrachunki, które chcesz rozliczyć, a w polu Rozliczaj zaznaczone rozrachunki wybierz sposób rozliczenia.
Sposób | Opis |
---|---|
Uwzględniając kolejność na liście | Rozrachunki rozliczane są w kolejności ich ułożenia w kolumnach Należności i Zobowiązania. Pamiętaj, że możesz sortować rozrachunki zgodnie z danymi w dowolnej kolumnie. |
Uwzględniając kwoty pozostałe do rozliczenia (od największych) | Należności i zobowiązania zostaną posortowane przez program w taki sposób, że na początku rozliczeniu podlegać będą te, które mają największe kwoty pozostałe do rozliczenia. |
Dobierając po kwotach pozostałych do rozliczenia | Program szuka rozrachunków o takiej samej kwocie pozostałej do rozliczenia. Jeśli takie znajdzie – rozlicza je. Jeśli nie, wyświetla stosowny komunikat. |

- Kliknij
. W oknie Kompensata rozrachunków pojawiło się podsumowanie rozliczenia.

- Kliknij w
. Na liście w oknie Kompensaty rozrachunków pojawiła się kompensata. Przejdź do okna Rozrachunki (Finanse → Rozrachunki). Rozrachunki zostały odpowiednio skompensowane.
