Rozliczanie rozrachunków

W tym kroku: Poznamy ogólne zasady rozliczania rozrachunków.

Informacja: W RAKSSQL rozrachunki danego typu (zobowiązanie, należność) są rozliczane za pomocą rozrachunku typu przeciwnego. Ważne jest, aby rozróżniać zobowiązania oznaczające dla nas konieczność zapłaty, a zobowiązania, które oznaczają, że nasz kontrahent uregulował należność.

Przykład: Jeśli wprowadziliśmy do programu fakturę sprzedaży i program wygenerował dla niej rozrachunek o typie należność, to można go rozliczyć za pomocą rozrachunku dla tego samego kontrahenta o typie zobowiązanie. Zobowiązanie to powstanie poprzez wprowadzenie dokumentu KP lub operacji wpłaty pieniędzy od kontrahenta z wyciągu bankowego.

Wskazówka: Określone dokumenty generują określony typ rozrachunku:

Dokumenty sprzedaży/zakupu

  • Faktura sprzedaży/paragon: należność
  • Faktura zakupu: zobowiązanie
  • Lista płac: zobowiązania

Dokumenty rozliczające

  • Kasa przyjmuje: zobowiązanie (zapłata za fakturę sprzedaży)
  • Wyciąg bankowy – wpływy: zobowiązanie (zapłata za fakturę sprzedaży)
  • Kasa wydaje: należność (zapłata za fakturę zakupu)
  • Wyciąg bankowy – płatności: należność (zapłata za fakturę zakupu)

Informacja: W kolejnych krokach opiszemy różne sposoby rozliczania rozrachunków:

  • dokumentem księgowym 
  • dokumentem kasowym 
  • wyciągiem bankowym
  • innym dokumentem sprzedaży/zakupu – kompensata rozrachunków

Wskazówka: Niezależnie od sposobu rozliczania, istnieje możliwość częściowego rozliczenia rozrachunku, jeśli kwota rozrachunku rozliczającego jest różna od kwoty rozrachunku rozliczanego. Rozrachunek o niższej kwocie zostaje oznaczony jako rozliczony w całości, a rozrachunek o wyższej kwocie zostaje pomniejszony o zapłaconą kwotę i oznaczony jako rozliczony częściowo.

 

Rozliczanie dokumentem księgowym

Przykład: W menu Księgowość dodamy dokument księgowy – dokument kasowy, który ma rozliczyć fakturę sprzedaży. Zakładamy, że faktura sprzedaży już jest wprowadzona do księgowości i został do niej wygenerowany rozrachunek o typie należność.

Aby rozliczyć rozrachunek dokumentem księgowym:

  1. W module Finanse i Księgowość dodaj dokument księgowy (Księgowość → Dokumenty księgowe → Dodaj). Uzupełnij pola w panelach Dokument księgowy i Dokument źródłowy, pamiętając, aby w polu Kontrahent wskazać odbiorcę z faktury sprzedaży.
  1. Dodaj dekrety (zakładka Dekrety → Dodaj). W dolnej części okna Dekret znajduje się panel Rozrachunek, umożliwiający ustawienie opcji generowania rozrachunku. Panel ten uaktywnia się w momencie wpisania numeru konta rozrachunkowego w polach:
    • MA, jeśli chcemy rozliczyć należność (dla wprowadzanego dokumentu powstanie rozrachunek zobowiązanie),
    • WN, jeśli chcemy rozliczyć zobowiązanie (dla wprowadzanego dokumentu powstanie rozrachunek należność).
  1. Zaznacz opcję Zapłata lub Rozliczaj.

Informacja: Opcje w panelu Rozrachunek:

Zapłata: Rozrachunek będzie zawierał informację, że jest zapłatą (w oknie rozrachunku będzie zaznaczone pole przy Zapłata). Zaznaczenie opcji Zapłata spowoduje automatyczne zaznaczenie się opcji Rozliczaj.

Rozliczaj: Zaznaczenie opcji Rozliczaj powoduje, że po zapisaniu dekretów otwiera się okno umożliwiające wybranie rozrachunku, który ma być rozliczony za pomocą księgowanego dokumentu. Program wyświetli wszystkie nierozliczone rozrachunki dla danego kontrahenta, o statusie przeciwnym niż dodawany (zobowiązania dla należności i należności dla zobowiązań).

  1. Po zapisaniu dekretów otworzy się okno Rozliczany rozrachunek. W panelu Rozrachunki do rozliczenia wyświetlona jest lista rozrachunków dla danego kontrahenta o typie przeciwnym do wprowadzanego rozrachunku rozliczającego. Zaznacz odpowiedni rozrachunek i kliknij w .
  1. Program wygenerował rozrachunek o typie zobowiązanie (ponieważ rozliczamy fakturę sprzedaży), który od razu został oznaczony jako rozliczony. Przejdź do okna rozrachunków (Finanse → Rozrachunki) i odszukaj parę rozliczających się wzajemnie rozrachunków.

Rozliczanie dokumentem kasowym

Przykład: W module Sprzedaż wygenerujemy dokument kasowy KP, który ma rozliczyć fakturę sprzedaży (również wystawioną w module Sprzedaż).

Informacja: Szczegółowy opis generowania dokumentów kasowych znajdziesz

  • tutaj, dla KP,
  • tutaj, dla KW.

W module Sprzedaż

Informacja: Rozliczanie rozrachunków w poniższy sposób ma tę zaletę, że zarówno rozrachunki jak i powiązania między nimi (rozliczenie) powstają w sposób całkowicie automatyczny, co pozwala zaoszczędzić czas i eliminuje ryzyko popełnienia błędu.

Aby wygenerować rozrachunek z dokumentem przyjęcia płatności (KP):

  1. W module Sprzedaż wystaw fakturę sprzedaży lub paragon wybierając sposób płatności gotówką. Szczegółowy opis wystawiania faktury znajdziesz tutaj.
  2. Zapisz dokument. Otworzy się okno Gotówka, w którym program automatycznie uzupełnił parametry dokumentu kasowego. W polu Przyjęto i Kwota płatności program wpisał sumę wyliczoną na podstawie pozycji dodanych w oknie Faktura VAT. W zakładce Szczegóły program uzupełnił dane kontrahenta i datę wystawienia dokumentu kasowego. Kliknij .

Po wydrukowaniu wszystkich dokumentów przejdź do rozrachunków (Finanse → Rozrachunki) i zwróć uwagę, że program dodał należność dla faktury/paragonu i rozliczające ją zobowiązanie dla KP i oba te rozrachunki zostały oznaczone jako rozliczone.

Z menu Finanse

Wskazówka: Żeby wystawienie dokumentu kasowego z menu Finanse miało sens musi istnieć nierozliczony rozrachunek. Wynika z tego, że wystawiono dokument sprzedaży z płatnością gotówką, ale odroczoną, a nie natychmiastową (płatność natychmiastowa wymusza wystawienie KP od razu po wystawieniu dokumentu sprzedaży, patrz wyżej).

Aby wystawić dokument przyjęcia płatności (KP):

  1. W dowolnym module w menu głównym wybierz Finanse → Dokumenty kasowe. W oknie Dokumenty kasowe kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu wybierz Dodaj dokument przyjęcia [Ctrl + 1].
  2. Otworzy się okno Dokument przyjęcia. W zakładce Dokument wybierz kontrahenta. W polu Kwoty kliknij , aby otworzyć okno wyboru rozrachunków dla wybranego kontrahenta. Wybierz rozrachunek klikając na niego dwukrotnie.
  3. Program wyświetli pytanie, czy zmienić opis dokumentu. Jeśli klikniesz , program zaktualizuje opis w zakładce Opis.
  1. W zakładce Rozliczenia program dodał wskazany rozrachunek. Kliknij w , aby zamknąć i zapisać dokument. Pojawi się on na liście dokumentów kasowych.

Informacja: Możesz również wprowadzić kwotę ręcznie i albo powiązać dokument z rozrachunkiem w panelu Rozliczenia, albo później, po zapisaniu dokumentu, klikając na niego prawym przyciskiem myszy i wybierając z menu Operacje → Dokonaj rozliczenia.

  1. Przejdź do rozrachunków (Finanse → Rozrachunki) i zwróć uwagę, że program dodał zobowiązanie wygenerowane podczas dodawania KP, rozliczające wcześniej powstałą należność.

Rozliczanie wyciągiem bankowym

Informacja: Żeby rozrachunek został rozliczony, musi istnieć powiązanie pomiędzy operacją na wyciągu bankowym a kontrahentem, a następnie pomiędzy operacją a rozrachunkiem.

Informacja: Powiązanie operacji z rozrachunkiem:

  • Jeśli operacja została zaimportowana na wyciąg bankowy z polecenia przelewu lub rozrachunku, to jest ona automatycznie powiązana z rozliczanym rozrachunkiem.
  • Jeśli operacja została dodana ręcznie lub zaimportowana z wyciągu bankowego z banku, to należy ręcznie przypisać rozrachunek do operacji.

Aby przypisać rozrachunek do operacji:

Sposób 1:

  1. W panelu Operacje okna Wyciąg bankowy zaznacz operację, do której chcesz przypisać rozrachunek. W panelu Rozliczenia kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu wybierz Dodaj.
  2. Otworzy się okno Rozliczany rozrachunek z opisem transakcji i listą rozrachunków na tego samego kontrahenta. Znajdź odpowiedni rozrachunek i kliknij na niego dwukrotnie. Rozrachunek będzie widoczny zarówno w oknie Wyciąg bankowy po zaznaczeniu danej operacji, jak i w oknie Transakcja bankowa w zakładce Rozliczenia.

Sposób 2

  1. Otwórz daną operację (klikając na nią dwukrotnie lub zaznaczając ją i klikając w przycisk . Otworzy się okno Transakcja bankowa
  2. W górnej części okna kliknij na zakładkę Rozliczenia, a następnie w . Otworzy się okno Rozliczany rozrachunek z opisem transakcji i listą rozrachunków na tego samego kontrahenta. Znajdź odpowiedni rozrachunek i kliknij na niego dwukrotnie. Rozrachunek będzie widoczny zarówno w oknie Transakcja bankowa w zakładce Rozliczenia, jak i w oknie Wyciąg bankowy po zaznaczeniu danej operacji.

Informacja: Jeśli operacje są powiązane z rozrachunkami rozliczanymi, nie są wymagane żadne dodatkowe czynności w celu rozliczenia rozrachunków – rozrachunki rozliczają się automatycznie w chwili zapisania wyciągu, czyli powstaje rozrachunek rozliczający i oba rozrachunki zostają oznaczone jako rozliczone lub częściowo rozliczone.

Uwaga: Polecenie przelewu nie rozlicza rozrachunku. Polecenie przelewu jest dopiero intencją przekazania i przepływu środków. To wyciąg bankowy dokumentuje faktyczną wypłatę i za pomocą operacji z wyciągu bankowego możesz rozliczyć rozrachunek.

Rozliczanie innym rozrachunkiem

Informacja: Jeśli z jakiegoś powodu nie rozliczasz rozrachunku za pomocą dokumentów rozliczających, możesz później rozliczyć je ręcznie, parując ze sobą odpowiednie rozrachunki.

Aby rozliczyć rozrachunek rozrachunkiem musisz mieć wygenerowane w programie dwa rozrachunki, należność i zobowiązanie, dla tego samego kontrahenta.

Rozliczenia można dokonać z poziomu:

  • dokumentu sprzedaży (Operacje → Rozlicz dowolnym rozrachunkiem [Ctrl + R] → wskazanie rozrachunku w oknie Rozliczany rozrachunek),
  • dokumentu zakupu (Operacje → Rozlicz dowolnym rozrachunkiem [Ctrl + R] → wskazanie rozrachunku w oknie Rozliczany rozrachunek),
  • dokumentu księgowego podczas księgowania jednego z dokumentów, po zaznaczeniu opcji Rozliczaj w oknie Rozliczany rozrachunek wskaż rozrachunek kompensujący,
  • rozrachunków (Operacje → Rozlicz dowolnym rozrachunkiem → wskazanie rozrachunku).

Wskazówka: Jeśli kwoty rozrachunków różnią się, wybrane rozrachunki będą rozliczone częściowo. Rozrachunek o niższej kwocie zostaje oznaczony jako rozliczony w całości, a rozrachunek o wyższej kwocie zostaje pomniejszony o zapłaconą kwotę i oznaczony jako rozliczony częściowo.

 

Kompensata rozrachunków

Informacja: Kompensata rozrachunków jest możliwa, gdy kontrahent jest równocześnie dostawcą i odbiorcą. Polega na rozliczeniu zobowiązania (np. z faktury zakupu) powstałego wobec kontrahenta za pomocą naszej należności (np. faktury sprzedaży) wobec tego kontrahenta.

Aby dokonać kompensaty rozrachunków musisz mieć wygenerowane w programie dwa rozrachunki, należność i zobowiązanie, dla tego samego kontrahenta.

Aby kompensować rozrachunki:

  1. Otwórz okno Kompensaty rozrachunków (Finanse → Kompensaty rozrachunków).
  2. Kliknij w → Zaawansowane tworzenie kompensat.
  3. Otworzy się okno Zaawansowane tworzenie kompensat. W polu Kontrahent wybierz za pomocą przycisku kontrahenta, którego rozrachunki chcesz kompensować. W dolnej części okna, w kolumnach Należności i Zobowiązania, program wyświetli wszystkie nierozliczone lub częściowo rozliczone rozrachunki z danym kontrahentem. Zaznacz rozrachunki, które chcesz rozliczyć, a w polu Rozliczaj zaznaczone rozrachunki wybierz sposób rozliczenia.
Sposób Opis
Uwzględniając kolejność na liście Rozrachunki rozliczane są w kolejności ich ułożenia w kolumnach Należności i Zobowiązania. Pamiętaj, że możesz sortować rozrachunki zgodnie z danymi w dowolnej kolumnie.
Uwzględniając kwoty pozostałe do rozliczenia (od największych) Należności i zobowiązania zostaną posortowane przez program w taki sposób, że na początku rozliczeniu podlegać będą te, które mają największe kwoty pozostałe do rozliczenia.
Dobierając po kwotach pozostałych do rozliczenia Program szuka rozrachunków o takiej samej kwocie pozostałej do rozliczenia. Jeśli takie znajdzie – rozlicza je. Jeśli nie, wyświetla stosowny komunikat.
  1. Kliknij . W oknie Kompensata rozrachunków pojawiło się podsumowanie rozliczenia.
  1. Kliknij w . Na liście w oknie Kompensaty rozrachunków pojawiła się kompensata. Przejdź do okna Rozrachunki (Finanse → Rozrachunki). Rozrachunki zostały odpowiednio skompensowane.