Kontakty w CRM

Poprawne i szczegółowe określenie kontrahentów pomaga zaoszczędzić czas na każdym kroku pracy. Korzystając z gotowych kartotek kontaktów ograniczamy konieczność wielokrotnego wpisywania tych samych danych i tym samym zmniejszamy prawdopodobieństwo popełnienia błędu. W tym ćwiczeniu zostaną pokazane podstawowe działania pozwalające zarządzać kontaktami w programie, od dodania kontaktu do wykorzystania kontaktów pracowników przy definiowaniu schematu organizacyjnego firmy. 

Uwaga: Kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich modułów programu. Dlatego w przypadku wcześniejszego wykonania ćwiczeń z modułu Finanse i Księgowość, Kadry i Płace lub Sprzedaż, w module CRM będą widoczne wprowadzone tam kontakty. Aby uniknąć ewentualnych nieścisłości danych w kolejnych przykładach, proponujemy, niezależnie od wykonanych wcześniej ćwiczeń, prześledzić dodawanie kontrahentów w poniższym ćwiczeniu.

Cele:

  • zapoznanie się z kartoteką kontrahentów,
  • dodanie kontaktów – firm współpracujących i pracowników,
  • zaimportowanie bazy kontaktów do wykorzystania w kolejnych ćwiczeniach,

Wymagania:

  • zainstalowany RAKSSQL,
  • założona firma

Krok 1: Grupy kontaktów CRM

W tym kroku: Stworzymy prosty podział na grupy, tak aby w przyszłości ułatwić wyszukiwanie kontaktów.

Aby wejść do okna Kontakty:

  1. Uruchom program.
  2. W oknie logowania, jeżeli ustawione jest inaczej, wybierz Identyfikator ADMIN i Moduł CRM, a następnie ,
  3. W uruchomionym module CRM w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontakty z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty.

    Z lewej strony okna znajduje się lista z grupami. Dostępne są dwie zakładki: Podstawowe i Dowolne.
    • Grupy podstawowe: kontrahent może być przyporządkowany tylko do jednej wybranej grupy. Nie można przypisać tego samego kontrahenta do dwóch różnych grup,
    • Grupy dowolne: kontrahent może być przypisany do kilku różnych grup.
    W tej chwili w obu zakładkach powinna być automatycznie stworzona grupa Wszystkie.

Wskazówka: Nazwy grup oraz ich układ powinny być przemyślane. Ich zadaniem jest ułatwienie wyszukiwania kontrahentów. Są one widoczne we wszystkich modułach programu.

Aby dodać grupę:

  1. Po lewej stronie okna Kontakty, w panelu Grupy, kliknij prawym przyciskiem myszy w zakładce Podstawowe i z menu kontekstowego wybierz polecenie Dodaj podrzędną.
  1. Pojawia się okno Definicja grupy. W polu Nazwa wpisz Kontrahenci krajowi, a następnie kliknij . Grupa Kontrahenci krajowi została dodana jako grupa podrzędna do Wszystkie.

Informacja: To czy program ma wypełniać pola związane z kontami księgowymi i jaki ma być format numeru konta analitycznego ustala się w parametrach firmy. Powiązanie grupy kontaktów i samych kontaktów z planem kont zostanie omówione w samouczku na wyższym poziomie zaawansowania. W poprzednim rozdziale Sprzedaż ustawiliśmy parametry w ten sposób, żeby program nie wypełniał automatycznie tych pól.

  1. Mając zaznaczoną grupę Kontrahenci krajowi kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Wpisz nazwę Kontrahenci zagraniczni. Zapisz grupę. Grupa została dodana jako grupa równorzędna do grupy Kontrahenci krajowi.
  2. Następnie dodaj grupę Pracownicy z trzema podgrupami:
    • Oddział Kraków,
    • Oddział Sulejówek,
    • Oddział Warszawa.

Krok 2: Kontakty

W tym kroku: Omówimy dodawanie dwóch typów kontaktów: firmy i pracownika oraz przypiszemy je do odpowiednich grup.

  • Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS
  • Dodawanie kontrahenta – dostawca lub odbiorca
  • Dodawanie kontrahenta – pracownik

Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS

Aby pobrać dane kontrahenta z bazy GUS:

  1. W oknie Kontakty kliknij w przycisk i z rozwijanego menu wybierz Dodaj firmę. Otworzy się okno Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS.
  2. W polu Podaj numer NIP lub REGON wpisz 1130093176. W pole Podaj kod weryfikacji przepisz kod weryfikacyjny z obrazka. Następnie kliknij w .

Wskazówka: Jeśli nie możesz rozpoznać znaków na obrazku weryfikacyjnym, kliknij w , aby pojawił się nowy obrazek.

Informacja: Jeśli w oknie Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS odznaczysz opcję Pokaż to okno przed dodaniem nowego kontrahenta, program po wybraniu polecenia → Dodaj firmę będzie od razu otwierał okno Dane kontaktu, umożliwiając ręczne podanie danych kontrahenta.

Wskazówka: Dostęp do okna Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS jest dostępny również za pomocą przycisków w polu NIP w zakładce Podstawowe okna Dane kontaktowe i w polu Regon w zakładce Finansowej i Księgowe.

  1. Program wyszukał w bazie GUS-u firmę o podanym NIP-ie i uzupełnił okno Dane kontaktu jej danymi adresowymi. Więcej informacji o oknie Dane kontaktu znajdziesz w opisie ręcznego dodawania kontrahenta.
  2. Po uzupełnieniu pozostałych danych, kliknij w , aby zapisać kontakt.

Dodawanie kontrahenta – dostawca lub odbiorca

Aby dodać odbiorcę:

  1. W oknie Kontakty kliknij w przycisk i z rozwijanego menu wybierz Dodaj firmę. Jeśli pojawi się okno Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS, kliknij w . Pojawi się okno Dane kontaktu.

Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.

  1. W zakładce Podstawowe w panelu Typ – Archiwalny zostaw zaznaczoną opcję Odbiorca.
  2. W panelu Grupa można przypisać kontakt do konkretnej grupy podstawowej. Wybierz Kontrahenci krajowi.
  3. Panel Dane identyfikacyjne wypełnij zgodnie z poniższym rysunkiem:
  1. W panelu Dane adresowe uzupełnij dane adresowe zgodnie z poniższym rysunkiem:
  1. Przejdź do zakładki Finansowe i Księgowe. Aby dodać numer konta bankowego kliknij prawym przyciskiem myszy w panelu Rachunki bankowe i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Pojawia się okno Rachunek bankowy.

Informacja: Program weryfikuje poprawność danych i jeżeli wykryje błędy, wyświetli stosowny komunikat (np. błędny NIP). Jeśli wprowadzone dane mają służyć tylko nauce, należy kliknąć i pozwolić zapisać dane mimo błędów. Nie wpłynie to na dalszą pracę programu.

  1. Uzupełnij dane zgodnie z rysunkiem poniżej, a następnie .
  1. Rachunek został dodany do listy Rachunki bankowe. Można dodać więcej rachunków dla jednego kontrahenta.
  2. Kliknij , aby zakończyć dodawanie kontrahenta. Odbiorca został dodany do listy kontaktów grupy Kontrahenci krajowi.

Dodawanie kontrahenta – pracownik

Aby dodać pracownika:

  1. Zaznacz grupę Oddział Warszawa. Następnie kliknij w przycisk i z rozwijanego menu wybierz Dodaj pracownika. Pojawi się okno Dane kontaktu. Okno to składa się z kilku zakładek, z których obecnie interesować nas będą dwie: Identyfikacyjne oraz Finansowe i Księgowe.

Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.

  1. W zakładce Identyfikacyjne wypełnij panel Dane identyfikacyjne zgodnie z rysunkiem poniżej:
  1. Wypełnij panel Dane adresowe zgodnie z poniższym rysunkiem. Podobnie jak przy dodawaniu firmy, istnieje możliwość podania więcej niż jednego adresu. Należy przy tym określić, który adres ma być domyślny.
  1. Przejdź do zakładki Finansowe i Księgowe. Aby dodać numer konta bankowego w panelu Rachunki bankowe kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Pojawia się okno Rachunek bankowy. 

Informacja: Program weryfikuje poprawność danych i jeżeli wykryje błędy (np. błędny NIP), wyświetli stosowny komunikat. Jeśli wprowadzone dane mają służyć tylko nauce, należy kliknąć  i pozwolić zapisać dane mimo błędów. Nie wpłynie to na dalszą pracę programu.

  1. Uzupełnij dane zgodnie z rysunkiem poniżej, a następnie :
  1. W oknie kontaktu kliknij . Pracownik został dodany do grupy Pracownicy Oddział Warszawa.

Krok 3: Import kontaktów CRM

W tym kroku: Zaimportujemy bazę kontaktów, która została stworzona na potrzeby samouczka. Większa baza kontaktów ułatwi naukę w dalszych częściach samouczka. Oczywiście w ramach ćwiczeń możesz dodać więcej własnych kontaktów do kartoteki kontrahentów.

Aby importować kontakty:

  1. Kliknij w poniższy link i zapisz plik w dogodnym dla siebie miejscu na swoim komputerze.

    kontrahenci_samouczek_RAKSSQL.xml
  2. W uruchomionym module CRM w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontakty z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty.
  3. W prawym górnym rogu na niebieskim pasku znajduje się menu składające się ze znaków graficznych . Kliknij w ikonę menu eksportu .
  4. W menu eksportu wybierz Import, a następnie Importuj (xml).
  1. Pojawi się okno Plik do importu. Wskaż położenie pobranego pliku kontrahenci_samouczek_RAKSSQL.xml i kliknij Otwórz.
  2. Pojawi się okno Parametry importu kontrahentów. W polu Importuj wybierz Pomijaj istniejące. Dzięki temu stworzone w poprzednim kroku kontakty, jeśli pokrywają się z tymi z importowanej bazy, zostaną zachowane. W polu Grupy kontrahentów wybierz Importuj pomijając istniejące.
  3. Korzystając z zaokrąglonej strzałki  zaznacz wszystkie kontakty i kliknij . Program zacznie importować kontakty i na koniec wyświetli Raport z importu. Zaimportowane kontakty zostały dodane do listy kontaktów.

Krok 4: Kontakty personalne

W tym kroku: Dodamy kontakt personalny. Kontaktem personalnym może być osoba prywatna, która podejmuje współpracę z naszą firmą lub  pracownik firmy zewnętrznej współpracującej z naszą.

Aby dodać kontakt personalny:

  1. W uruchomionym module CRM w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontakty personalne z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty personalne.
  2. Kliknij w przycisk  i z rozwijanego menu wybierz Dodaj kontakt personalny. Pojawi się okno Dane kontaktu personalnego.

Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.

  1. W zakładce Dane podstawowe w panelu Dane identyfikacyjne uzupełnij pola zgodnie w poniższym rysunkiem:
  1. W panelu Telefony kliknij w . Otworzy się okno Definicja numeru. W polu Typ kliknij w wybierz z listy Telefon firmowy. W polu Numer wpisz numer telefony, np. 876 765 654. Kliknij w . . Numer telefonu został dodany z panelu Telefony w oknie Dane kontaktu personalnego.
  1. W panelu Internet kliknij w . Otworzy się okno Definicja adresu. W polu Typ kliknij w  i wybierz z listy Firmowy adres e-mail. W polu Adres wpisz adres mailowy, np. joanna.tomaszyk@ryza.pl. Kliknij w . Adres mailowy został dodany z panelu Internet w oknie Dane kontaktu personalnego.
  1. W panelu Kategorie kliknij w w polu Kontakt. Otworzy się okno Kontakty z listą kontrahentów zaimportowanych w poprzednim kroku. W panelu po lewej stronie zaznacz grupę Kontrahenci krajowi, a w głównej części okna kliknij na dowolny wiersz w kolumnie Nazwa skrócona i zacznij wpisywać na klawiaturze nazwę Ryza. Zobacz, że program wraz z wpisywaniem nazwy ustawia pozycjonuje kursor na szukanym kontrahencie. Zaznacz firmę RYZA Sp. z o.o. i kliknij .
  1. Przejdź do zakładki Dane służbowe i oknie Dane kontaktu personalnego. W polu Stanowisko wpisz Opiekun klienta.
  2. W panelu Ustawienia komunikacji zaznacz opcje przy Zgoda na kontakt przez e-mail i Zgoda na kontakt przez telefon.
  3. Kliknij w w oknie Dane kontaktu personalnego, aby zapisać kontakt. Kontakt dostał dopisany na liście w oknie Kontakty personalne. W dolnej części okna wyświetlają się podstawowej informacje o zaznaczonym kontakcie.

Krok 5: Schemat organizacyjny

W tym kroku: Zdefiniujemy strukturę organizacyjną w firmie składającą się z działu handlowego z dwoma zespołami. Schemat organizacyjny pomaga w wyszukiwaniu pracowników i zarządzaniu ich pracą, kiedy baza zawiera już więcej kontaktów.

Dodanie działu / jednostki  organizacyjnej

Aby dodać dział:

  1. W uruchomionym module CRM w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Schemat organizacyjny z rozwijanego menu. Pojawia się okno Schemat organizacyjny.
  2. Z lewej strony okna znajduje się schemat organizacyjny. Kliknij prawym przyciskiem myszy na pozycji Schemat organizacyjny i z menu kontekstowego wybierz Dodaj → Dział/Jednostkę organizacyjną.
  1. Pojawi się okno Dane działu / jednostki organizacyjnej. W polu Nazwa wpisz Dział handlowy.
  2. W polu Lokalizacja kliknij w . Otworzy się okno Lokalizacje. Kliknij w .
  3. Otworzy się okno Edycja lokalizacji. W polu Nazwa wpisz Sulejówek i kliknij . W oknie Lokalizacje zaznacz dodaną lokalizację i kliknij w . Lokalizacja Sulejówek została zdefiniowana i w przyszłości będzie dostępna na liście po kliknięciu w .
  4. W oknie Dane działu / jednostki w polu Menedżer kliknij w i wybierz z listy Beatę Listek. Kliknij .

Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.

  1. W zakładce Schemat organizacyjny została dodana pozycja reprezentująca dział handlowy. Po zaznaczeniu jej w głównej części okna pokazują się dane dotyczące działu.

Dodanie zespołu

Aby dodać zespół:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na pozycji Dział handlowy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj → Zespół.
  2. Otworzy się okno Dane zespołu. W polu nazwa wpisz Zespół A.
  3. W oknie Dane działu / jednostki w polu Menedżer kliknij w  i wybierz z listy Zbigniewa Grodeckiego. Kliknij . Zespól został dodany do działu handlowego w panelu po lewej stronie.
  1. Powtórz punkty 1 – 3, aby dodać Zespół B z menedżerem Urszulą Maciąg.

Wskazówka: Po zaznaczeniu działu, zespołu lub pracownika w panelu Elementy schematu, w głównej części okna Schemat organizacyjny wyświetlają się informacje o zaznaczonym elemencie.

Przypisanie pracownika do działu / zespołu

Aby przypisać pracownika do zespołu:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na Zespół A i z menu kontekstowego wybierz Dodaj → Pracownika.
  1. Otworzy się okno Pracownicy z listą wszystkich pracowników dodanych lub zaimportowanych do programu. Po lewej stronie znajduje się panel z grupami podstawowymi zdefiniowanymi podczas dodawania kontaktów. Zaznacz grupę Oddział Sulejówek.
  2. W głównej części okna pojawią się pracownicy przypisani do tej grupy. Zaznacz pracownika Zbigniew Grodecki i kliknij w . Pracownik został dodany do działu handlowego w oknie Schemat organizacyjny.
  3. Powtórz punkty 1-3 i dodaj do działu pracowników zgodnie z poniższym rysunkiem.

Wskazówka: Beata Listek, jako szef działu handlowego, nie należy do żadnego zespołu. Aby dodać pracownika do działu, a nie do konkretnego zespołu, kliknij prawym przyciskiem myszy na dział zamiast na zespół i wybierz z menu Dodaj → Pracownika.

Przypisanie kontaktu personalnego do działu / zespołu

Przykład: Głównym dostawcą w naszej firmie jest RYZA Sp. z o.o., w której mamy swojego opiekuna – Joannę Tomaszyk, dodaną w programie jako kontakt personalny. Ponieważ dział handlowy ściśle współpracuje z dostawcą, można uznać, że Joanna Tomaszyk jest również członkiem działu handlowego z ramienia dostawcy.

Aby przypisać kontakt personalny do działu:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na Dział handlowy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj → Kontakt personalny.
  2. Otworzy się okno Kontakty personalne z listą wszystkich kontaktów personalnych dodanych lub zaimportowanych do programu. Zaznacz Joannę Tomaszyk i kliknij w . Kontakt został dodany do działu handlowego w oknie Schemat organizacyjny.