Terminarze

Terminarze służą do zarządzania spotkaniami, wydarzeniami i terminami cyklicznymi. Umożliwiają graficzne zaprezentowanie zdarzeń, co ułatwia planowanie pracy. W tym ćwiczeniu zostanie pokazane jak zdefiniować terminarze, dodać terminarz własny oraz zespołowy i nanieść na terminarz różnego typu wydarzenia.

Cele:

  • nauczenie się definiowania terminarzy,
  • dodanie terminarza osobistego i zespołowego,
  • zapoznanie się z rodzajami wydarzeń i sposobem nanoszenia ich na kalendarz.

Wymagania:

  • zainstalowany RAKSSQL,
  • założona firma,
  • wykonanie ćwiczenia Logowanie i Kontakty w CRM.

Krok 1: Definicje terminarzy

Definicja kalendarza prywatnego

Aby dodać definicję kalendarza prywatnego:

  1. Uruchom program.
  2. W oknie logowania, jeżeli ustawione jest inaczej, wybierz Identyfikator ADMIN i Moduł CRM, a następnie kliknij w .
  3. W uruchomionym module CRM w menu głównym wybierz Terminarze, a następnie Definicje z rozwijanego menu. Pojawia się okno Definicje terminarzy.
  4. Kliknij w . Otworzy się okno Parametry terminarza. W polu Właściciel program automatycznie wpisał pracownika powiązanego z zalogowanym użytkownikiem.
  5. W polu Nazwa wpisz: Kalendarz prywatny. W polu Opis wpisz: Mój prywatny kalendarz.
  1. Zostaw zaznaczoną opcję Prywatny.
  2. Kliknij . Definicja Kalendarza prywatnego została dodana do głównej części okna Definicje terminarzy.

Definicja kalendarza publicznego

Aby dodać definicje kalendarza zespołowego:

  1. W oknie Definicje terminarzy kliknij w . Otworzy się okno Parametry terminarza. W polu Właściciel program automatycznie wpisał pracownika powiązanego z zalogowanym użytkownikiem.
  2. W polu Nazwa wpisz: Kalendarz działu handlowego. W polu Opis wpisz: Kalendarz, do którego ma dostęp cały dział handlowy.
  3. Kliknij w w polu Osoby uprawnione. Otworzy się okno Lista osób/zespołów uprawnionych do modyfikacji terminów.
  4. Kliknij w . Otworzy się okno Schemat organizacyjny z widoczną strukturą działową zdefiniowaną w poprzednim ćwiczeniu. Zaznacz Zespół A i kliknij w Zespół A został dodany do Listy osób/zespołów uprawnionych do modyfikacji terminów.
  5. Powtórz punkt 4, aby dodać Zespół B i kierownika działu Beatę Listek.
  1. Kliknij w . W oknie Parametry terminarza w polu Osoby uprawnione zostały dodane dwa zespoły i Beata Listek. Odznacz opcję Prywatny, aby kalendarz był widoczny dla wszystkich użytkowników program RAKSSQL.
  1. Kliknij .
  2. Definicja Kalendarza działu handlowego została dodana do głównej części okna Definicje terminarzy.

Krok 2: Kalendarz indywidualny

Aby dodać terminarz osobisty:

  1. W uruchomionym module CRM w menu głównym wybierz Terminarze, a następnie Moje z rozwijanego menu. Pojawia się okno z komunikatem o braku danych. Kliknij .
  1. Pojawi się okno Widok osoby – Atosińska Aneta. Kalendarz w głównej części okna jest żółty, co oznacza, że nie ma na niego nałożonego żadnego terminarza.
  1. W panelu po lewej stronie, w górnej części, widoczny jest podgląd całego miesiąca. Pod spodem znajduje się lista terminarzy, obecnie pusta. Kliknij w ten pusty obszar prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj terminarz.
  1. Otworzy się okno Definicje terminarzy. Zaznacz Kalendarz prywatny i kliknij w . W panelu Terminarze został dodany kalendarz prywatny. W głównej części okna kalendarz zmienił kolor z żółtego na beżowy i jest gotowy do dodawania zdarzeń.

Krok 3: Kalendarz zespołowy

Aby dodać terminarz zespołowy:

  1. W uruchomionym module CRM w menu głównym wybierz Terminarze, a następnie Zespołowe z rozwijanego menu. Pojawia się okno z komunikatem o braku danych. Kliknij .
  2. Pojawi się okno Widok terminarza – Kalendarz działu handlowego. Kalendarz w głównej części okna jest żółty, co oznacza, że nie ma na niego nałożonego żadnego terminarza.
  1. W górnej części okna, w polu Terminarz można wybrać terminarz ze zdefiniowanych we wcześniejszym kroku. Wybierz Kalendarz działu handlowego.
  2. W panelu po lewej stronie w górnej części widoczny jest podgląd całego miesiąca. Pod nim znajduje się lista osób objętych kalendarzem, obecnie pusta. Kliknij w ten pusty obszar prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj osobę do terminarza.
  1. Otworzy się okno Schemat organizacyjny. Na klawiaturze naciśnij klawisz CTRL i kliknij na wszystkich członków Zespołu A i B oraz Beatę Listek. Dzięki klawiszowi CTRL możesz za jednym razem zaznaczyć większą liczbę pracowników, zamiast zaznaczać i dodawać każdego osobno. Kliknij w .
  1. W panelu Osoby pojawiły się zaznaczone osoby, a w głównej części okna wyświetliły się kalendarze każdej z tych osób.

Krok 4: Nanoszenie zdarzeń

Zdarzenie indywidualne

Aby dodać proste zdarzenie:

  1. Uruchom kalendarz wybierając z menu głównego Terminarze → Moje. Przełącz widok kalendarza na tydzień roboczy klikając w . Zwróć uwagę, że dzisiejszy dzień jest podświetlony. Po lewej stronie, na podziałce czasu, pomarańczowym paskiem zaznaczona jest aktualna godzina.
  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na pole odpowiadające przedziałowi czasu od 9:00 do 9:30 kolejnego dnia i z rozwijanego menu wybierz Nowy termin.
  1. Otworzy się okno Termin, w którym należy wprowadzić szczegóły dotyczące planowanego wydarzenia.
  2. W polu Temat wpis Spotkanie rekrutacyjne z Anną Wolską. W polu Etykieta kliknij w  i z listy wybierz Służbowe.
  3. W panelu Przypomnienie zaznacz opcję Przypomnienie i z listy wybierz 10 min.
  1. Kliknij w . Termin w kolorze niebieskim (etykieta Służbowe) został naniesiony na kalendarz.

Zdarzenie z uczestnikami

Aby dodać zdarzenie z uczestnikami:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na pole odpowiadające przedziałowi czasu od 12:00 do 12:30 tego samego dnia i z rozwijanego menu wybierz Nowy termin.
  2. Otworzy się okno Termin. W polu Temat wpisz Spotkanie z Joanną. Nadaj spotkaniu status Ważne za pomocą etykiety.
  3. W polu Kontakt personalny kliknij w . Otworzy się okno Kontakty personalne. Zaznacz na liście Joannę Tomaszyk i kliknij w . Program wpisał w polu Kontakt personalny Joannę Tomaszyk i uzupełnił pole Kontakt nazwą firmy, z którą jest powiązany kontakt personalny.
  1. W panelu Ramy czasowe w polu Termin zakończenia zmień godzinę na 14:00. Godzinę możesz zmienić za pomocą strzałek lub wpisując odpowiednią godzinę na klawiaturze.
  2. W panelu Przypomnienie zaznacz opcję Przypomnienie. Zostaw domyślnie ustawione 15 minut.
  3. W zakładce Opis wpisz: Spotkanie na temat ustalenia dalszych warunków współpracy, w tym negocjacja rabatów i ustalenia cennika na promocje.
  4. W zakładce Uczestnicy kliknij w , następnie Dodaj pracownika z rozwijanego menu. Otworzy się okno Schemat organizacyjny, na którym zaznacz kierownika działu handlowego Beatę Listek i menedżerów zespołów Zbigniewa Grodeckiego i Urszulę Maciąg (możesz zaznaczyć wszystkie te osoby trzymając wciśnięty klawisz Ctrl). Kliknij w . Uczestnicy zostali dopisani do listy.
  1. Kliknij w w oknie Termin. Termin spotkania został naniesiony na kalendarz.

Zdarzenie cykliczne

Aby dodać zdarzenie cykliczne:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na pole odpowiadające przedziałowi czasu od 18:00 do 18:30 tego samego dnia i z rozwijanego menu wybierz Nowy termin cykliczny.
  2. Otworzy się okno Termin. W polu Temat wpisz Basen z dziećmi. Nadaj wydarzeniu status Osobiste za pomocą etykiety.
  3. W panelu Ramy czasowe w polu Termin zakończenia zmień godzinę na 19:30.
  4. Kliknij w  z prawej strony. Otworzy się okno Cykl. W panelu Wzorzec powtórzeń program domyślnie ustawił cykl powtórzeń tygodniowy w dany dzień tygodnia. W panelu Zasięg powtórzeń można ustawić do kiedy dane wydarzenie ma być powielone zgodnie z ustawionym cyklem. Zostaw ustawienia domyślnie (Brak daty końcowej).
  5. Kliknij w  w oknie Cykl, a następnie w oknie Termin. Termin spotkania został naniesiony na kalendarz.