Cenniki zakupowe

W tej części Materiałów dla użytkowników przyjrzymy się wykorzystaniu cenników zakupowych w procesie zakupu towaru. Stworzenie cennika dostawcy, zawierającego wszystkie niezbędne z punktu widzenia zakupu informacje, znacznie przyspiesza wystawianie dokumentów zakupowych i redukuje możliwość popełnienia błędu we wprowadzaniu danych.

Przykładowy plan procesu zakupu z wykorzystaniem cennika dostawcy wygląda następująco:

  • stworzenie cennika zakupowego, w którym będą zawarte informacje o cenach dostawcy,
  • wprowadzenie do programu z pomocą cennika zakupów zamówienia do dostawcy,
  • przyjęcie do magazynu towaru z zamówienia i wprowadzenie do programu faktury zakupu.

Tworzenie cennika dostawcy

Aby dodać cennik zakupowy:

  1. W uruchomionym module Sprzedaż, w menu głównym wybierz Zakupy → Cenniki zakupowe.
  1. Pojawi się okno Cenniki zakupowe (dostawców). Standardowo, po lewej stronie okna znajduje się panel zawierający menu filtrów, umożliwiające wyszukanie cennika zgodnego z ustawionymi parametrami. W głównej części okna wyświetlana jest lista cenników spełniających wybrane po lewej stronie warunki. W panelu w dolnej części okna widoczne są załączniki, związane z zaznaczonym powyżej cennikiem (może to być przykładowo źródłowy plik z cenami od dostawcy).
  1. W dolnej części okna kliknij w . Otworzy się okno edycji Cennik zakupowy (dostawcy). Okno to składa się z trzech paneli. W pierwszym znajdują się ogólne informację dotyczące cennika, czyli nazwa cennika i dostawcy, z którym jest związany oraz wskazanie tabeli kursowej, jeśli cennik jest tworzony w obcej walucie. W drugim panelu znajduje się cennik właściwy, czyli lista towarów i usług wraz z cenami. Na samym dole znajduje się panel, w którym można podejrzeć listę dostaw zrealizowanych w oparciu o dany cennik.
  2. W pierwszym panelu uzupełnij pola Nazwa cennika i za pomocą przycisku wskaż w kartotece kontrahentów dostawcę.
  1. W panelu Pozycje cennika kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj → Dodaj artykuły od wybranego dostawcy.
  1. Program pobierze z kartoteki towarów artykuły, które w swojej definicji w polu Dostawca mają wpisanego dostawcę wybranego z kartoteki w punkcie 3. Lista skonstruowana jest w ten sposób, że po lewej stronie znajdują się informacje podstawowe o artykule, które są wyświetlone cały czas, a po prawej stronie znajdują się kolumny z cenami. Kolumny z prawej strony można przesuwać za pomocą suwaka, w dolnej części panelu, nie powodując przesuwania się kolumn z informacjami o artykule.
  1. W cenniku można podać ceny zakupu własne i kontrahenta, indeks i nazwę towaru zgodnie z cennikiem dostawcy, jednostki miary według dostawcy i czas dostawy.
  1. Po wypełnieniu wszystkich potrzebnych danych należy zapisać cennik. W tym celu kliknij w i z rozwijanego menu wybierz Zapisz cennik i zatwierdź ceny. Opis wszystkich opcji znajduje się w poniższej tabeli:
Opcja zapisu Opis
Zapisz cennik, ale nie zatwierdzaj cen cennik zostanie zapisany do rejestru cenników, ale nie ma wpływu na aktualne ceny towarów i usług w magazynach firmy. W każdej chwili można będzie z niego skorzystać po zatwierdzeniu cen (należy wówczas wybrać opcję „zapisz cennik i zatwierdź ceny”)
Zapisz cennik i zatwierdź ceny cennik zostanie zapisany do rejestru cenników oraz powoduje zmianę cen sprzedaży towarów i usług w magazynach (odtąd będą obowiązywały ceny z tego cennika)
Zatwierdź ceny, ale nie zapisuj cennika metoda polega na jednorazowej aktualizacji cen według wprowadzonego cennika, ale nie zapisuje cennika w rejestrze cenników. Nie można go odtworzyć, ani ponownie z niego korzystać.
  1. Cennik został dodany do listy w oknie Cenniki zakupowe (dostawców) i jest gotowy do użytku.

Zamówienie do dostawcy

Aby wprowadzić zamówienie do dostawcy:

  1. W uruchomionym module Sprzedaż, w menu głównym wybierz Zamówienia → Zamówienia do dostawców [ZD].
  1. Pojawi się okno Zamówienia do dostawców. Standardowo po lewej stronie okna znajduje się panel zawierający menu filtrów, umożliwiające wyszukanie dokumentów zgodnych z ustawionymi parametrami. W głównej części okna wyświetlana jest lista dokumentów spełniających wybrane po lewej stronie warunki. W panelu w dolnej części okna widoczne są załączniki związane z zaznaczonym powyżej dokumentem.
  2. W dolnej części okna kliknij w i z rozwijanego menu wybierz Dodaj zamówienie do dostawcy (ZD). Otworzy się okno Zamówienie do dostawcy. W panelu po lewej stronie na górze znajdują się pola związane z informacjami o dostawcy i podstawowe dane zamówienia. Po prawej stronie znajdują się informacje o dokumencie. W głównej części okna znajduje się miejsce na listę artykułów wchodzących w skład zamówienia. Na samym dole program na bieżąco sumuje dodane pozycje wyświetlając wartość netto, VAT i brutto zamówienia.
  3. W pierwszym panelu za pomocą przycisku wskaż w kartotece kontrahentów dostawcę (RYZA sp. z o.o.). Pozostałe pola zostaw z ustawieniami domyślnymi. 
  1. W głównej części okna kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj pozycję → Dopisz artykuł. Otworzy się okno Pozycja zamówienia do dostawcy. W polu Identyfikator kliknij w przycisk . Otworzy się kartoteka artykułów. Zaznacz Dziurkacz (Biu/0001) i kliknij w (możesz też kliknąć dwukrotnie na pozycję w tabeli).
  1. W oknie Pozycja zamówienia do dostawcy program uzupełnił pola Identyfikator i nazwę artykułu, zaktualizował Stan w magazynie i w panelu Cena zakupu wpisał cenę z ostatnio zatwierdzonego cennika, w którym znajduje się ten artykuł, czyli w przypadku dziurkacza z cennika sezonowego. Zostaje do uzupełnienia pole Jedn. własna w panelu Ilość artykułu.
  1. Kliknij w . Program dopisał pozycję w oknie Zamówienie do dostawcy, zaktualizował wartość zamówienia, jednak okno Pozycja zamówienia do dostawcy nadal jest aktywne, umożliwiając dodanie kolejnej pozycji.
  1. Powtarzając punkty 5 – 7 wprowadź do zamówienia kolejne pozycje zgodnie z rysunkiem poniżej (nie musisz wprowadzać wszystkich pozycji):
  1. Po wprowadzeniu pozycji zamówienia kliknij w  w oknie Pozycja zamówienia do dostawcy, aby je zamknąć.
  1. Kliknij w  w oknie Zamówienie do dostawców. Zamówienie pojawiło się na liście w oknie Zamówienia do dostawców.

Realizacja zamówienia – zakup

Przychód zewnętrzny

Aby dodać dokument przychodu zewnętrznego:

  1. W uruchomionym module Sprzedaż, w menu głównym wybierz Magazyn → Przychody zewnętrzne [PZ].
  1. Pojawi się okno Przychody zewnętrzne. Standardowo po lewej stronie okna znajduje się panel zawierający menu filtrów, umożliwiające wyszukanie dokumentów zgodnych z ustawionymi parametrami. W głównej części okna wyświetlana jest lista dokumentów spełniających wybrane po lewej stronie warunki. W panelu w dolnej części okna widoczne są załączniki związane z zaznaczonym powyżej dokumentem.
  2. Kliknij w , a następnie Dodaj przyjęcie zewnętrzne (PZ) w dolnej części okna. Otworzy się okno Przychód zewnętrzny, które jest bardzo zbliżone do okna Zamówienie do dostawcy. W panelu po lewej stronie na górze znajdują się pola związane z informacjami o dostawcy. Po prawej stronie znajdują się informacje o dokumencie. W głównej części okna znajduje się lista przyjmowanych artykułów. Na samym dole program na bieżąco sumuje dodane pozycje wyświetlając wartość netto, VAT i brutto przyjmowanego towaru.
  3. W dolnej części okna kliknij w , a następnie Importuj z zamówienia. Otworzy się okno Zamówienia do dostawców. Znajdź wprowadzone w poprzednim kroku zamówienie, zaznacz je i kliknij w .
  4. Otworzy się okno Wybór pozycji zamówienia do dostawcy. W górnej części okna znajduje się panel Parametry, pozwalający ustalić sposób importowania pozycji. W panelu Pozycje kliknij w przycisk . Program przepisał z kolumny Ilość zamówiona wartości do kolumny Ilość do realizacji. Jeśli z jakiegoś powodu dostawca nie mógł zrealizować całego zamówienia, w kolumnie Ilość do realizacji należy wprowadzić rzeczywistą liczbę przyjmowanych artykułów.
  5. Kliknij w . Program zaimportował do dokumentu przyjęcia towaru listę artykułów z zamówienia do dostawcy wraz z ilościami i cenami zakupu pobranymi z cennika oraz uzupełnił dane dostawcy. 
  1. W polu Numer WZ dostawcy podaj numer dokumentu wydania towaru od dostawcy (np. 0014/05/2013). Pozostałe pola zostaw z ustawieniami domyślnymi.
  2. Kliknij w . O ile nie jest ustawione inaczej w parametrach firmy (patrz ramka ze Wskazówką poniżej), po przyjęciu towaru do magazynu program wyświetli okno Zmiana ceny sprzedaży, w którym można przypisać do dostawy ceny sprzedaży.
  1. W oknie Przychody zewnętrzne pojawił się dodany dokument. Po wybraniu w menu głównym Magazyn → Stan magazynu możemy zobaczyć, że towar z dostawy został dodany do magazynu.

Faktura zakupu dla PZ

Aby wygenerować fakturę zakupu dla dokumentu przyjęcia zewnętrznego:

  1. W oknie Przychody zewnętrzne (Magazyn → Przychody zewnętrzne [PZ]), kliknij prawym przyciskiem myszy na wystawiony przed chwilą dokument PZ i z menu kontekstowego wybierz Operacje → Wygeneruj FZ do zaznaczonych dokumentów.
  1. Otworzy się okno Parametry nowej faktury. Uzupełnij pole Numer faktury dostawcy i kliknij w .
  1. Program wygenerował fakturę zakupu, pobierając dane z dokumentu przychodu zewnętrznego.
  1. Kliknij w . Faktura została dodana w oknie Faktury zakupu (menu główne Zakupy → Zakupy [FZ, DI, FWO, FRR]).