Kontrola płatności z uwagi na KUP i VAT

Zgodnie z nowymi przepisami ustaw podatkowych, obowiązujących od 01.01.2013, przedsiębiorcy, którzy zalegają ze swoimi płatnościami wobec kontrahentów, będą musieli, po upływie określonego w ustawie czasu, wyksięgować przeterminowane zobowiązania z kosztów uzyskania przychodów oraz skorygować podatek VAT. 

Aby ułatwić stosowanie nowych przepisów, RAKSSQL został wyposażony w nowe okno. Umożliwia ono wyszukiwanie rozrachunków, co do których zachodzi podejrzenie, że należy dla nich skorygować wpis do KUP lub rejestru VAT. Użytkownik musi następnie podjąć decyzję co z takim rozrachunkiem zrobić. Ze względu na różne sposoby księgowania i różny układ zakładowego planu kont, nie ma możliwości podania uniwersalnej i szczegółowej procedury postępowania w przypadku znalezienia takich rozrachunków. Możemy jedynie przedstawić ramowy algorytm postępowania, który w każdej firmie powinien być dostosowany do panujących w niej zwyczajów i procedur.

Ogólna procedura korygowania KUP i VAT może wyglądać następująco:

  • Zaksięgowanie faktury zakupu na kontach kosztów uzyskania przychodu,
  • Wyszukanie rozrachunku nierozliczonego 30 lub 90 dni po terminie płatności,
  • Przeksięgowanie kosztów na inne konto,
  • Wyszukanie rozrachunku nierozliczonego 150 dni po terminie płatności,
  • Skorygowanie VAT,
  • Uregulowanie płatności,
  • Przywrócenie KUP i VAT.

Cele:

  • zapoznanie się ze sposobem wyszukiwania przeterminowanych płatności,
  • prześledzenie przykładowej korekty KUP i VAT.

Instrukcja w PDF

Krok 1: Zaksięgowanie dokumentu

Aby dodać fakturę zakupu:

  1. W module Finanse i Księgowość wystaw fakturę zakupu, z datą księgowania 2013-02-01, typem dokumentu Faktura zakupu i dowolnym dostawcą ze swojej listy kontrahentów.
  1. Dodaj dekrety na kwotę 100 zł netto i wpis do rejestru VAT ze stawką 23%. Wygeneruj automatycznie rozrachunek z datą płatności 15-02-2013.
  1. Zapisany dokument pojawi się na Liście dokumentów księgowych.

Krok 2: Wyszukiwanie zaległych płatności

  1. W menu głównym wybierz Księgowość → Korekta KUP i VAT. Otworzy się okno Przeterminowane zobowiązania (korekta KUP i VAT).

    Okno jest podzielone na trzy części:
    • w panelu u góry wybiera się miesiąc, dla którego program ma wyszukać rozrachunki. Wyszukiwanie następuje według zasad, których opis można znaleźć po kliknięciu na ikonę ,
    • w środkowym panelu wyświetlone zostają rozrachunki, które spełniły powyższe wymagania dla ostatniego dnia wybranego miesiąca,
    • w dolnym panelu znajduje się podgląd dokumentów wystawionych dla zaznaczonego rozrachunku (można domniemywać, że dokumenty te wystawiono w celu skorygowania KUP lub/i VAT).
  1. W polu Zestawienie na koniec miesiąca wybierz z listy Luty (2013) i kliknij w . Wyświetlone zostaną wszystkie rozrachunki spełniające powyższe warunki. Nie pojawił się rozrachunek związany z wystawioną w poprzednim kroku fakturą zakupu (nie minęło jeszcze 30 dni od końca terminu płatności). Wybierz z listy Marzec (2013) i kliknij w . Na liście pojawił się rozrachunek związany z wystawioną przed chwilą fakturą.

Warto zwrócić uwagę na następujące kolumny:

Kolumna Opis
VAT Jeśli widoczne jest zaznaczenie , oznacza to, że rozrachunek jest przeterminowany o 150 dni lub więcej i należy rozważyć korektę VAT.
KUP Jeśli widoczne jest zaznaczenie , oznacza to, że rozrachunek jest przeterminowany o 30 dni lub więcej (lub 90 dni w zależności od długości terminu płatności) i należy rozważyć korektę KUP.
Nierozliczone [PLN] lub [WALUTA] W tym polu widoczna jest informacja o nierozliczonej kwocie. Jeśli widoczne jest 0,00 oznacza to, że rozrachunek został rozliczony w całości (ale po terminie płatności, skoro rozrachunek trafił na tę listę).
  1. Mając zaznaczony rozrachunek kliknij w . Dostępne są operacje:
Operacje Opis
Oblicz Uaktualnia listę rozrachunków przeterminowanych na koniec wybranego miesiąca.
Pokaż dokument źródłowy Umożliwia podgląd dokumentu źródłowego wystawionego w innym module programu, np. faktury zakupu wystawionej w module Sprzedaż.
Pokaż dokument księgowy Umożliwia podgląd dokumentu księgowego. Pozwala to na ocenę, czy dla danego rozrachunku należy dokonać korekty KUP i VAT i jak powinna ona wyglądać.
Ukryj zaznaczone rozrachunki dla obliczeń W przypadku kiedy rozrachunek został już skorygowany, zobowiązanie zostało uregulowane lub zapadnie decyzja o tym, że danego rozrachunku nie dotyczy korekta KUP i VAT, rozrachunek można ukryć dla obliczeń, tak aby nie zaciemniał widoku. Ukryty rozrachunek ma zaznaczoną opcję w kolumnie Ukryte dla obliczeń w panelu Rozrachunki. Za pomocą strzałki można ustawić filtr, który odkryje lub ukryje rozrachunek dla podglądu.
Pokaż zaznaczone rozrachunki dla obliczeń Operacja odwrotna do powyższej, przywracająca ukryte rozrachunki do uwzględniania w obliczeniach. Uwaga: siłą rzeczy, aby zaznaczyć rozrachunek ukryty dla obliczeń, filtr w kolumnie Ukryte dla obliczeń musi być ustawiony w taki sposób, aby rozrachunki ukryte dla obliczeń były widoczne na liście rozrachunków.

Krok 3: Korekta KUP

Aby skorygować KUP:

  1. Zaznacz rozrachunek przeterminowany ze względu na KUP, kliknij w i z rozwijanej listy wybierz Pokaż dokument księgowy. Program otworzy okno Dokument księgowy.
  2. W panelu Dane dodatkowe w zakładce Dekrety możemy podejrzeć, że zakup został zaksięgowany na koncie KUP. Oznacza to, że zgodnie z nowymi przepisami ustaw podatkowych, leży na nas obowiązek skorygowania tych zapisów. Zamknij okno klikając w .
  3. Mając zaznaczony rozrachunek, w oknie Przeterminowane zobowiązania (korekta KUP i VAT) kliknij w . Otworzy się okno Dokument księgowy. Po lewej stronie okna widoczny jest podgląd dokumentu księgowego, w którym znalazł się korygowany rozrachunek wraz z zapisami księgowymi i wpisami do rejestru VAT. Po prawej stronie widoczne jest okno edycyjne nowo dodawanego dokumentu księgowego, które ma taki sam wygląd jak każde inne okno edycyjne dokumentu księgowego. Dzięki podglądowi dokumentu korygowanego można w szybki sposób obejrzeć szczegóły jednego i drugiego dokumentu, skonfrontować jeden dokument z drugim i dokonać zapisu nowego dokumentu, widząc, co pierwotnie znalazło się w korygowanym dokumencie i decydując, co wymaga korekty w nowym dokumencie.

    Przeksięguj koszty zgodnie z procedurą przyjętą w Twojej firmie.
  1. Zapisany dokument pojawi się w dolnym panelu okna Przeterminowane zobowiązania (korekty KUP i VAT). Zaznaczenie w kolumnie Zapisy księgowe oznacza, że w tym dokumencie korygowano zapisy księgowe (domniemanie korygowano KUP). Dokument będzie też widoczny w oknie Lista dokumentów księgowych (Księgowość → Dokumenty księgowe).

Krok 4: Korekta VAT

Aby skorygować VAT:

  1. W oknie Przeterminowane zobowiązania, w polu Zestawienie na koniec miesiąca wybieraj z listy kolejne miesiące, aż do momentu, kiedy dla rozrachunku wygenerowanego w pierwszym kroku pojawi się znak  w kolumnie VAT.
  1. Tak samo jak przy korygowaniu KUP, możesz wyświetlić dokument księgowy dla zaznaczonego rozrachunku, aby podejrzeć w jaki sposób został zaksięgowany VAT.
  2. Mając zaznaczony rozrachunek, kliknij w . Otworzy się okno Dokument księgowy, zawierające po lewej stronie podgląd korygowanego dokumentu, a po prawej standardowe okno edycyjne Dokumentu księgowego. Przeksięguj VAT zgodnie z procedurą przyjętą w Twojej firmie.

  1. Po zapisaniu dokument pojawił się w dolnym panelu okna Przeterminowane zobowiązania.

Krok 5: Uregulowanie płatności

Aby zaksięgować płatność:

  1. Wystaw polecenie przelewu i powiąż je z przeterminowanym rozrachunkiem.
  1. Wygeneruj wyciąg bankowy importując w panelu Operacje wystawione przed chwilą polecenie przelewu.
  1. W oknie Lista dokumentów księgowych (Księgowość → Dokumenty księgowe) otwórz do edycji dodany przed chwilą wyciąg bankowy, zmień jego status na zarejestrowany i dodaj odpowiednie dekrety.
  2. Przejdź do okna Przeterminowane zobowiązania (Księgowość → Korekta KUP i VAT). W oknie Zestawienie na koniec miesiąca wybierz Sierpień (2013) i kliknij w . W kolumnie Nierozliczone [PLN] zmieniła się kwota ze 123,00 na 0,00. Oznacza to, że rozrachunek jest rozliczony.

Krok 6: Przywrócenie KUP i VAT

Zgodnie w przepisami uregulowanie płatności upoważnia nas do ponownego wpisania zakupu w koszty uzyskania przychodu i odliczenie podatku VAT.

  1. W oknie Przeterminowane zobowiązania zaznacz rozliczony rozrachunek i kliknij w .
  2. Otworzy się okno Dokument księgowy. Ponownie zaksięguj koszty uzyskania przychodu i podatek VAT zgodnie z procedurą przyjętą w Twojej firmie.
  1. Po zapisaniu dokument pojawił się w dolnym panelu okna Przeterminowane zobowiązania. Teraz, kiedy mamy pewność, że płatność została uregulowana i zarówno koszty jak i podatek ponownie zaksięgowana, możemy ukryć rozrachunek, aby w kolejnych wyszukiwaniach nie był brany pod uwagę. Zaznacz rozrachunek, kliknij w i z rozwijanego menu wybierz Ukryj zaznaczone rozrachunki dla kolejnych obliczeń.