Deklaracja VIU-DO

W programie RAKS dodano możliwość rejestrowania dokumentów objętych procedurą OSS w odrębnej ewidencji oraz sporządzenia deklaracji „VIU-DO” w oparciu o wprowadzone do rejestru OSS dokumenty.

Aby rozliczyć podatek VAT w procedurze OSS, został utworzony w module „Finanse i Księgowość” odrębny rejestr VAT (rejestr OSS), w którym znajdują się tylko dokumenty rozliczane w ramach procedury OSS.

Dane z rejestru OSS są automatycznie nanoszone deklarację „VIU-DO”, a następnie tak jak w przypadku reszty dostępnych deklaracji, e-deklaracja „VIU-DO” jest wysyłana do systemu „e-Deklaracje”. Obsłużono ostrzeganie o istnieniu deklaracji „VIU-DO”, w przypadku próby dokonania zmian w rejestrze OSS w okresie objętym deklaracją. Ostrzeżenie zadziała pod warunkiem, że w danym roku, w jakim będzie dokonywana próba dokonania zmian w rejestrze OSS, został zaznaczony parametr: „Informuj o wystąpieniu deklaracji VAT lub pliku JPK”. Znajduje się w zakładce Administracja -> Parametry -> Parametry roku obrotowego, w części VAT.

Aby skorzystać z możliwości rozliczania podatku VAT w ramach procedury OSS, należy w parametrach roku, w sekcji „VAT” zaznaczyć nowy parametr: „Rozliczenie VAT w procedurze OSS”.

Po zaznaczeniu tego parametru, użytkownik uzyska dostęp do rejestru OSS w następujących miejscach:
– w dokumencie księgowym – w postaci dodatkowej zakładki „Rejestr OSS”,
– w menu „Księgowość” użytkownik będzie miał dostęp do „Rejestracji OSS”, w której będą się znajdowały wszystkie wpisy, dokonane w ramach procedury OSS,

– na oknie przeglądowym dokumentów księgowych – z możliwością sumowania wpisów do rejestru OSS,
– w menu „Słowniki”, gdzie został udostępniony nowy słownik „Stawki VAT UE”.

Słownik należy uzupełnić o stawki VAT obowiązujące w państwach, których będą dotyczyły transakcje, rozliczane w ramach procedury OSS. Należy to zrobić przed dokonaniem wpisu do rejestru OSS, ponieważ jeżeli danej stawki VAT nie będzie w słowniku, nie będzie możliwe wprowadzenie wpisu do rejestru OSS, o czym użytkownik zostanie poinformowany w stosownym komunikacie.

Aby uzupełnić słownik „Stawki VAT UE”, należy wybrać w menu -> „Słowniki” -> „Stawki VAT UE”. W słowniku należy obowiązkowo wypełnić pola: „Państwo”, „Typ stawki” oraz „Wartość” (w %). „Opis” to pole nieobowiązkowe. Na oknie przeglądowym stawek VAT UE, będzie widoczna dodatkowo kolumna „Kod UE”, w której zawartość uzupełni się automatycznie na podstawie wskazanego wcześniej państwa.

Aby dokonać wpisu do rejestru OSS, w menu Księgowość -> Dokumenty księgowe, po uzupełnieniu danych w nagłówku dokumentu księgowego, należy wejść w zakładkę „Rejestr OSS”, wybrać przycisk „Dodaj”. Zostanie wywołane okno wpisu do rejestru OSS.

Wpis do rejestru OSS zawiera następujące dane:
– Państwo konsumpcji (jest to pole wymagane, możliwe do uzupełnienia ze słownika państw, za pomocą trzykropka. Domyślnie podpowiadane jest państwo zgodne z kodem NIP UE wprowadzonym w nagłówku dokumentu księgowego w sekcji „Dowód źródłowy”. Jeżeli w nagłówku dokumentu księgowego kod NIP UE nie jest uzupełniony, na oknie wpisu do rejestru OSS pole pozostanie puste.),
– Kod UE (uzupełnia się automatycznie na podstawie wybranego państwa konsumpcji),
– Data wpisu (ta data decyduje o tym, w którym kwartale będzie zarejestrowana i wykazana na deklaracji „VIU-DO” dana transakcja),
– Rodzaj wpisu, do wyboru spośród poniżej wymienionych (pole wymagane):
1. Świadczenie usług oraz dostawy towarów z państwa członkowskiego identyfikacji,
2. Świadczenie usług oraz dostawy towarów z państwa członkowskiego innego niż państwo członkowskie identyfikacji,
3. Korekta kwot podatku VAT wykazanych w deklaracjach za poprzednie okresy wynikająca z korekt dostaw towarów lub świadczonych usług
– Typ identyfikacji: Numer identyfikacyjny VAT/Numer identyfikacji podatkowej (pole nieobowiązkowe)
– Państwo prowadzenia działalności (pole obowiązkowe w przypadku wybrania drugiego rodzaju wpisu: „Świadczenie usług oraz dostawy towarów z państwa członkowskiego innego niż państwo członkowskie identyfikacji”; jeżeli zostanie wybrany inny rodzaj wpisu, to pole będzie nieaktywne),
– Waluta dokumentu – PLN lub EUR – Domyślnie podpowiadana jest waluta EUR. Dane można wprowadzać od razu w walucie EUR. Jeżeli użytkownik dokona wpisu w PLN, nastąpi konieczność przeliczenia go na EUR (po wybranym kursie). Wynika to z tego, że docelową walutą, w jakiej należy prowadzić ewidencję OSS i wykazywać dane na deklaracji „VIU-DO” jest waluta EUR.
– Tabela kursowa i kurs waluty – w przypadku wybrania waluty PLN, można pobrać tabelę kursową ze słownika tabel przy pomocy trzykropka lub wprowadzić kurs ręcznie. Jeżeli użytkownik wybierze walutę EUR, tabela kursowa nie będzie aktywna, a jako kurs waluty automatycznie podpowie się wartość 1.

Po uzupełnieniu nagłówka wpisu do rejestru OSS należy wprowadzić dane do pozycji wpisu, wybierając przycisk „Dodaj”.
Pozycja wpisu zawiera:
– wartości w wybranej walucie dokumentu: netto, VAT, brutto (PLN lub EUR),
– stawkę VAT (do wybrania ze słownika stawek, po uprzednim uzupełnieniu go),
– wartości netto/VAT/brutto przeliczone automatycznie na walutę EUR wg kursu wskazanego w nagłówku wpisu do rejestru OSS,
– znacznik „Świadczenie usług”, który należy zaznaczyć w przypadku, gdy transakcja dotyczy świadczenia usług.

Po uzupełnieniu tych danych należy kliknąć „Zapisz”. Po zamknięciu okna pozycji wpisu, na oknie wpisu do rejestru OSS jest widoczna lista wszystkich wprowadzonych pozycji. Dodatkowo znajduje się tu kolumna, w której wskazane jest czy została użyta stawka VAT standardowa, czy obniżona. W kolumnie „Usługa” widoczny będzie znacznik w zależności od tego, czy w pozycji został zaznaczony. Na liście pozycji w zasobniku kolumn znajdują się również kolumny prezentujące: „Kwartał korekty”, „Rok korekty”, wartości netto/VAT/brutto w walucie wskazanej w nagłówku wpisu.

Na oknie przeglądowym dokumentów księgowych jest możliwość sumowania wprowadzonych wpisów do rejestru OSS. Aby wykonać sumowanie, należy zaznaczyć wybrane wiersze (lub wszystkie), następnie wybrać przycisk „Operacje” (prawym klawiszem myszy lub w dolnym menu) oraz „Suma wpisów do rejestru OSS” (pod „Suma wpisów do rejestru VAT”). Zostanie wywołane okno, na którym zaprezentowana zostanie łączna wartość wpisów do rejestru OSS, z podziałem na netto/VAT/brutto, w walucie EUR. W przypadku, gdy wpis do rejestru OSS był wprowadzony w PLN (a następnie przeliczony na EUR), do sumowania zostanie uwzględniona wartość po przeliczeniu na walutę EUR.

Na oknie przeglądowym dokumentów księgowych, pod prawym klawiszem myszy lub w dolnym menu, jest dostępna opcja „Powielania”, „Stornowania” oraz „Stornowania i powielania” dokumentów z wpisami do rejestru OSS.

Dokumenty księgowe zawierające wpis do rejestru OSS można eksportować i importować w formacie XML.

Na podstawie danych wprowadzonych do rejestru VAT OSS generuje się zestawienie, po wybraniu w menu  „Zestawienia – Księgowość” >> „Inne” >> „Ewidencja VAT OSS’’ lub po kliknięciu na oknie Rejestracji OSS w ikonę drukarki w prawym górnym rogu okna i wybraniu „Rejestr OSS” -> „Podgląd wydruku” lub „Podgląd danych”.

Aby wygenerować zestawienie, należy wybrać rok obrotowy (pole obowiązkowe), opcjonalnie można również wskazać konkretny zakres dat z wybranego roku. Zestawienie można wykonać dla wszystkich wpisów wprowadzonych do rejestru OSS (wybierając w parametrach tylko rok obrotowy) lub dla wybranych, wskazując dane w oknie parametrów:
– rodzaj wpisu do rejestru OSS,
– kod państwa (spośród tych, które zostały wprowadzone we wpisach do rejestru OSS),
W parametrach wydruku można również wskazać kurs waluty, wg którego ma być przeliczone zestawienie (wpisując go ręcznie lub wybierając tabelę kursową ze słownika tabel). W przypadku, gdy kurs waluty nie zostanie uzupełniony, zestawienie będzie przedstawiało dane wprowadzone do rejestru OSS, wg kursu zastosowanego podczas dokonywania wpisu do rejestru OSS.

Dane na zestawieniu są przedstawione w walucie EUR. Na ostatniej stronie wydruku znajduje się podsumowanie podatku VAT, z podziałem na rodzaje wpisów oraz typ transakcji – dostawy towarów i świadczenie usług. Dzięki temu można skonfrontować dane zawarte na zestawieniu z tymi na deklaracji „VIU-DO”, które również są zaprezentowane w podziale na dostawy towarów i świadczenie usług.

Dane wprowadzone do rejestru OSS przenoszą się na automatycznie na deklarację „VIU-DO”. O tym, w którym kwartale będzie rozliczana dana transakcja, decydować będzie data wpisu do rejestru OSS. W zależności od tego, który rodzaj wpisu został wybrany na oknie wpisu do rejestru OSS, dane będą zaprezentowane w części C.2 (1. rodzaj wpisu – „Świadczenie usług oraz dostawy towarów z państwa członkowskiego identyfikacji”), C.3 (2. rodzaj wpisu – „Świadczenie usług oraz dostawy towarów z państwa członkowskiego innego niż państwo członkowskie identyfikacji”) lub C.5 (3. rodzaj wpisu – „Korekta kwot podatku VAT wykazanych w deklaracjach za poprzednie okresy wynikająca z korekt dostaw towarów lub świadczonych usług”) oraz w odpowiednich sumach (część C.4, C.6 i C.7) zgodnie z przyjętą przez Ministerstwo Finansów formułą obliczeniową.

Dane nanoszone na deklarację „VIU-DO” na podstawie zapisów rejestru OSS, mogą zostać przeliczone wg kursu, wskazanego w parametrach deklaracji. Zgodnie z przepisami, deklaracja „VIU-DO” powinna być sporządzona za dany kwartał wg kursu EUR, opublikowanego przez Europejski Bank Centralny w ostatnim dniu danego okresu rozliczeniowego, a jeżeli nie został w danym dniu opublikowany – wg kursu wymiany opublikowanego następnego dnia. Użytkownik ma możliwość wybrania odpowiedniego kursu waluty spośród dostępnych w słowniku lub wpisania go ręcznie w parametrach deklaracji. Wybrana tabela kursowa (lub wpisany ręcznie kurs waluty) zostanie zaprezentowana na wydruku, na górze pierwszej strony deklaracji. W przypadku, gdy użytkownik nie wybierze żadnego kursu waluty, dane, które zostaną automatycznie przeniesione na deklarację z rejestru OSS, będą zaprezentowane w wartościach, w których zostały wprowadzone do rejestru, wg kursu zastosowanego pierwotnie.

Dzięki możliwości wygenerowania Zestawienia oraz przeliczenia deklaracji „VIU-DO” wg wybranego kursu, użytkownik może skonfrontować poprawność prezentacji danych automatycznie naniesionych z rejestru OSS na Deklarację, z tymi zaprezentowanymi na Zestawieniu, sporządzonemu w oparciu o wpisy do rejestru OSS.

Niektóre pola na deklaracji „VIU-DO” na załącznikach zostały pozostawione do edycji (na załącznikach deklaracji, w częściach C.2, C.3 oraz C.5). Wartości z rejestru OSS automatycznie przenoszone są na deklarację i załączniki, ale użytkownik może też dokonać zmian ręcznie na deklaracji.