Ustawienia KP

W pierwszym ćwiczeniu skupimy się na przygotowaniu modułu do dalszej pracy. Pokażemy etapy, przez które użytkownik powinien przejść na początku, aby późniejsza praca przebiegała sprawnie i gładko. Skonfigurujemy program na potrzeby naszej fikcyjnej firmy i jej pracowników. W następnych rozdziałach będziemy korzystać z ustawionych w tym rozdziale stałych. 

Cele:

• nauczenie się zakładania okresów płatniczych, rachunków bankowych i kodów dokumentów,
• zdefiniowanie brakujących danych stałych,
• dodanie wzorców czasowych, określających normatywy czasu pracy w przykładowej firmie,
• wygenerowanie wzorcowego kalendarza,
• stworzenie schematu składników wynagrodzenia.

Wymagania:

• zainstalowany RAKSSQL,
• założona firma.

Krok 1: Pierwsze uruchomienie modułu

Aby uruchomić moduł Kadry i Płace:

1. Uruchom program.
2. W oknie logowania, jeżeli ustawione jest inaczej, wybierz Identyfikator ADMIN i moduł Kadry i Płace, a następnie . Jeżeli jest to pierwsze uruchomienie modułu pojawi się okno wyboru firmy, a następnie okresu płatniczego.

3. W oknie Wybór okresu płatniczego kliknij , a następnie Okresy płatnicze dla całego roku z rozwijanego menu.

4. Pojawi się okno Okresy płatnicze dla roku. W polu Rok dla okresów płatniczych program podpowiedział aktualny rok kalendarzowy. Na potrzeby samouczka, jeśli jest inaczej, wpisz 2014. W panelu Import danych stałych domyślnie zaznaczona jest opcja importu danych stałych z pliku stworzonego podczas instalacji programu. Nie zmieniając ustawień domyślnych kliknij .

5. Program wyświetli raport z zakładania okresów płatniczych dla całego roku. Kliknij , aby wrócić do okna Wybór okresu płatniczego.
6. Program dodał na liście w oknie Wybór okresu płatniczego rok 2015. Kliknij w znak , aby rozwinąć listę z poszczególnymi okresami płatniczymi. Na liście zaznacz kwiecień 2015 i kliknij .

7. Po wybraniu okresu płatniczego uruchomi się moduł Kadry i Płace programu RAKSSQL.

Krok 2: Ustawienie rachunku bankowego

Aby założyć rachunek bankowy:

1. W uruchomionym module Kadry i Płace w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Rachunki bankowe z rozwijanego menu.
2. Pojawi się okno Rachunki bankowe z listą istniejących rachunków. O ile nie dodano wcześniej żadnego rachunku, lista powinna być pusta. Kliknij  w dolnej części okna.
3. Pojawi się okno Rachunek bankowy. W panelu Informacje o rachunku wypełnij dane rachunku.

4. W panelu Eksport poleceń przelewu do pliku homebanking wskaż VideoTEL Corporate Banking. Na dysku C stwórz katalog, w którym program będzie zapisywał wyeksportowane pliki polecenia przelewu (np. o nazwie Polecenia przelewu) i wskaż go w polu Katalog za pomocą przycisku .

5. W panelu Opcje eksportu zaznacz obie opcje automatycznego poprawiania nazw i znaków. Uchroni to przed błędami w eksportowanym pliku.

6. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych kliknij . Rachunek pojawił się na liście Rachunki bankowe. okno.

Aby wybrać Rachunek bankowy:

1. W menu w dolnej części ekranu kliknij na . Pojawi się okno Wybór rachunku bankowego.
2. Zaznacz Rachunek podstawowy i kliknij . Zwróć uwagę, że w dolnej części ekranu zmienił się zapis . Teraz program będzie traktować wybrany rachunek jako aktywny.

Krok 3: Definiowanie polecenia przelewu

Aby dodać kod dokumentu:

1. W uruchomionym module Kadry i Płace w menu głównym wybierz Słowniki, a następnie Kody dokumentów z rozwijanego menu.

2. Pojawi się okno Kody dokumentów. Po lewej stronie okna w panelu Kategorie dokumentów należy wybrać moduł, dla którego będziemy tworzyć Kody dokumentów. Wybierz Finanse.
3. W oknie poniżej pojawiają się kategorie dokumentów dostępne w tym module. Wybierz Polecenie przelewu. W panelu Kody dokumentów po prawej stronie znajduje się lista zdefiniowanych kodów, które obecnie powinna być pusta.
4. Kliknij  w dolnej części okna. Pojawi się okno Kod dokumentu.
5. W zakładce Dane podstawowe wypełnij pola zgodnie z poniższym rysunkiem.

6. Kliknij . Kod dokumentu został dodany do listy. Kliknij  w oknie Kody dokumentów.

Krok 4: Dane stałe

Aby uzupełnić dane stałe:

1. W uruchomionym module Kadry i Płace w menu głównym wybierz Słowniki, a następnie Dane stałe z rozwijanego menu. Pojawi się okno Dane stałe.
   
   Po lewej stronie okna znajduje się panel z kategoriami danych stałych. Są one podzielone w następujący sposób:
   
   • Globalne: dotyczą wszystkich firm założonych w programie, zostały one zaimportowane do programu podczas dodawania okresów płatniczych dla całego roku,
   • Firmowe: dotyczą jednej firmy, tej, która jest aktualnie uruchomiona.
   Po prawej stronie okna wyświetlane są wartości zaznaczonego wskaźnika z danych stałych.

2. W panelu Kategorie wybierz Firmowe → Składki ZUS → Stawka ub.wypadkowego. W dolnej części okna kliknij w .
3. Pojawi się okno Stawka ubezpieczenia wypadkowego. W polu Stawka składki na ubezpieczenie wypadkowe [%] wpisz odpowiednią wartość dla danego roku, np. 1,23. Kliknij .

4. W panelu Kategorie wybierz Firmowe → Czas pracy. W dolnej części okna kliknij w .
5. Pojawi się okno Czas pracy, w którym można zdefiniować normatywny czas pracy w danej firmie. Program podpowiada standardową wartość 8 godzin, która może być zmieniona zgodnie z potrzebami. Na potrzeby ćwiczenia zostaw domyślną wartość i kliknij .
6. W panelu Kategorie wybierz Firmowe → Godziny nocne. W dolnej części okna kliknij w .

7. Pojawi się okno Godziny nocne. W oknie tym definiuje się czas trwania pory nocnej, zgodnej z regulaminem firmy. Należy podać przedział czasu zawierający się pomiędzy godziną 21:00 a 7:00. Program podpowiada przedział od 22:00 do 6:00 i okres obowiązywania na cały bieżący roku. Zostaw ustawienia domyślne i kliknij .

Krok 5: Wzorce kalendarzy

Wzorzec czasu

Aby zdefiniować wzorzec czasu:

1. W uruchomionym module Kadry i Płace w menu głównym wybierz Słowniki, a następnie Wzorce kalendarzy z rozwijanego menu. Pojawi się okno Wzorce kalendarzy.
2. Przejdź do zakładki Wzorce czasów.
   
   W tym miejscu należy zdefiniować występujące w danej firmie formaty czasu pracy i przerw w obrębie jednego dnia. Obecnie na liście znajdują się pozycje ośmiogodzinnego czasu pracy, od 8:00 i od 9:00. Zdefiniujemy wzorzec czterogodzinnego czasu dla pracy od 8:00 do 12:00 dla połowy etatu.
3. Kliknij   w dolnej części okna. Pojawi się okno Wzorzec czasu. Uzupełnij pola zgodnie z poniższym rysunkiem, a następnie . Wzorzec został dodany do listy wzorców czasu.

Wzorzec dnia

Aby zdefiniować wzorzec dnia:

1. Przejdź do zakładki Wzorce dni.
   W tej zakładce, korzystając ze wzorców czasów znajdujących się w poprzedniej zakładce, należy zdefiniować wzorcowe dni pracy, dni wolnych lub przestojów. W programie domyślnie są już zdefiniowane wzorce dla ośmiogodzinnego dnia pracy, dnia wolnego i dnia przestoju. Zdefiniujemy dzień pracy dla połowy etatu.
2. Kliknij  w dolnej części okna. Pojawi się okno Wzorzec dnia. W polu Nazwa wpisz Dzień pracy 4h od 8:00. Wybierz grupę Dni robocze
3. W panelu Czasy dodaje się wzorce czasów wtedy, kiedy dla określonego wzorca dnia jest istotne w jakim przedziale godzin się on odbywa. W tym przykładzie chcemy, aby pracownicy, który pracują na połowę etatu, zawsze rozpoczynali pracę o 8:00. Dlatego kliknij , a następnie w wyświetlonym oknie Czasy zaznacz na liście Czas pracy od 8:00 – 4h i kliknij .
4. Wzorzec czasu został dodany do listy w panelu Czasy. Zwróć uwagę, że program pobrał informację o czasie pracy ze wzorca czasu i sam uzupełnił pole Czas pracy. Kliknij . Wzorzec dnia został dodany do listy.

Wzorzec okresu

Aby zdefiniować wzorzec okresu:

1. Przejdź do zakładki Wzorce okresów.
   W tej zakładce, korzystając ze wzorców dni, należy ułożyć wzorzec dłuższego, powtarzalnego okresu pracy, którym najczęściej jest tydzień pracy. Obecnie zdefiniowane są tygodnie pracy po 8 godzin dziennie przez 5 dni i z dwoma dniami odpoczynku, dla pracy rozpoczynającej się o 8:00, o 9:00 i dowolnie. Zdefiniujemy dwa różne tygodnie, osobno dla osób pracujących na pół etatu codziennie po 4 godziny i osobno w przypadku pracy dwa razy w tygodniu po 8 i raz 4 godziny.
2. Kliknij w dolnej części okna. Pojawi się okno Wzorzec okresu. W polu Nazwa wpisz Tydzień pracy 1/2 etatu 5x4h. W polu Grupa wybierz Tydzień.
3. W panelu Dni należy dodać 7 wzorców dni, dopełniając dni pracy dniami wolnymi do pełnego tygodnia. Kliknij . Pojawi się okno Dni. Zaznacz Dzień pracy 4h od 8:00 i kliknij . Dzień pracy został dodany do listy dni.
4. Powtórz czynności z poprzedniego punktu, tak aby uzupełnić listę dni pięcioma dniami pracy po 4 godziny i dwoma dniami wolnymi, tak jak to widać na poniższym rysunku.

5. Kliknij . Do listy wzorców okresów został dodany nowy wzorzec.
6. Powtórz punkty 2 – 5 dla okresu Tydzień pracy 1/2 etatu 2x8h + 1x4h. Poniżej znajduje się rysunek z poprawnie uzupełnionymi dniami dla takiego tygodnia pracy.

Krok 6: Generowanie kalendarzy wzorcowych

Aby wygenerować kalendarz wzorcowy:

1. W uruchomionym module Kadry i Płace w menu głównym wybierz Kadry, a następnie Kalendarz – definicje z rozwijanego menu. Pojawi się okno Kalendarze. Po lewej stronie okna znajduje się panel z trzema zakładkami:
   
   • Wzorcowe: tu przechowuje się ogólne kalendarze, które określają normatywny czas pracy w zależności od wymiaru czasu pracy (czy jest to cały etaty, pół etatu, itd.). Kalendarze wzorcowe można definiować dla firmy i dla działów (struktury organizacyjnej), co jest przydatne w sytuacji, kiedy wielu pracownikom powinno się przypisać taki sam kalendarz.
   • Pracownicze: tu przechowuje się kalendarze przypisane do konkretnych pracowników pogrupowanych zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy. Kalendarze pracowników są tworzone na podstawie kalendarzy wzorcowych. W kalendarzu pracownika można dokonywać zmiany bez wpływu na kalendarz wzorcowy.
   • Grupy płacowe: tu przechowuje się kalendarze pracownicze dla pracowników przynależących do grup płacowych.
     
   W tej części samouczka przedstawimy generowanie Kalendarzy wzorcowych.

2. W zakładce Wzorcowe, kliknij w dolnej części ekranu w , a następnie Dodaj kalendarz z rozwijanego menu. Pojawi się okno Kalendarz. W polu Nazwa wpisz Cały etat 5x8h.
3. Kliknij w przycisk , a następnie Generacja kalendarza.
4. Pojawi się okno Zakres generacji kalendarza. W polu Wzorzec wybierz z listy Standardowy tydzień pracy (8 godzin) i kliknij .

5. Zostanie wyświetlony komunikat o pomyślnym wygenerowaniu kalendarza. Kliknij . W oknie Kalendarz kliknij . Na ekranie zostanie wyświetlony kalendarz dla całego roku. Jasnym kolorem zaznaczone są dni robocze, a kolorem niebieskim weekendy i dni ustawowo wolne od pracy. Po lewej stronie okna został dodany do drzewa kalendarz Cały etat 5x8h.

6. Powtórz dwukrotnie punkty 2 – 5, aby wygenerować kalendarze dla połowy etatu o nazwie: 1/2 etatu 5x4h i 1/2 etatu 2x8h+1x4h.

Krok 7: Składniki płacowe

Aby otworzyć okno zarządzania składnikami wynagrodzenia:

1. W uruchomionym module Kadry i Płace, z menu głównego wybierz Słowniki, a następnie Schemat składników wynagrodzenia z rozwijanej listy.
   
   Pojawi się okno Schemat składników wynagrodzenia – projektowanie. Zawiera ono wiele opcji, często dość zaawansowanych. Obecnie zajmiemy się tylko tymi z nich, które wiążą się z określeniem listy najczęściej używanych składników wynagrodzeń.
2. W zakładce Projektowanie, w panelu Składniki dostępna będzie lista składników płacowych, która obecnie powinna być pusta.

Aby dodać składnik systemowy:

1. W dolnej części okna kliknij w przycisk , a następnie Składniki → Dodaj składniki ze schematu wzorcowego.

2. Pojawia się okno Wybór składnika z listą wszystkich zdefiniowanych w programie składników. Po lewej stronie znajduje się drzewo z kategoriami ułatwiającymi wyszukanie odpowiedniego składnika. Kliknij w kategorię Zasadnicze.
   W środkowej części okna, w panelu Składniki, wyświetlone zostaną rodzaje wynagrodzenia zasadniczego. Po prawej stronie znajduje się panel z opisem składnika.

3. Zaznacz składnik Wynagrodzenie zasadnicze pracownicze i kliknij w .
4. Pojawi się okno Składnik z definicją wybranego składnika. Nie zmieniając żadnych ustawień kliknij . Składnik Wynagrodzenie zasadnicze pracownicze został dodany do listy składników w oknie Schemat składników wynagrodzenia – projektowanie.
5. Postępując tak samo jak w punktach 3 – 5 dodaj jeszcze następujące składniki:
   • Premia kwotowa,
   • Potrącenie,
   • Kwota rachunku.

6. Kliknij w oknie Schemat składników wynagrodzenia – projektowanie. Program wyświetli pytanie, czy zapisać zmiany w schemacie wynagrodzenia. Kliknij .