Wysyłka email z systemu RAKS

Wstęp

Wysyłka e-mail zaimplementowana w programie RAKSSQL pozwala w szybki i prosty sposób prowadzić mailing wystawianych dokumentów, zestawień czy deklaracji.

Opisywana funkcjonalność znacznie przyspieszy i uprawni pracę w każdym dziale firmy, który wysyła drogą mailową: dokumenty, zestawienia czy deklaracje.

Wysyłka może odbywać się poprzez:

• MAPI – obsługa poczty za pośrednictwem zewnętrznego klienta poczty w Windows (np. MS Outlook)
• SMTP – wysyłanie poczty przez program RAKS SQL z wykorzystaniem protokołu SMTP.

Korzyści:

• Wybór wysyłki e-mail poprzez MAPI (zewnętrznego Klienta poczty) lub SMTP (wbudowany w RAKS SQL serwer poczty wychodzącej)
• Możliwość definiowania dowolnej ilości kont pocztowych (firmowych i/lub użytkowników)
• Możliwość definiowania własnych szablonów wiadomości
• Automatyczne zaczytywanie adresów email z kartotek kontrahentów, pracowników, udziałowców, firm
• Zbiorcza wysyłka dokumentów
• Wysyłka mailowa większości typów dokumentów w module Sprzedaż
• Wysyłka mailowa zestawień i deklaracji w module Finanse i Księgowość
• Wysyłka deklaracji w module Kadry i Płace
• Weryfikacja poprawnego zapisu adresów e-mail na etapie wysyłania wiadomości
• Historia wysłanych dokumentów (adresaci, konto, nadawca, data data – moduł SP, checkbox informujący o wysyłce i data wysyłki – moduł FK, KP)
• Możliwość podpisu elektronicznego załączników PDF do e-maili
• Możliwość zabezpieczania hasłem załącznika PDF do e-maila (moduł Kadry i Płace)

Konfiguracja konta e-mail

W systemie RAKS SQL jest możliwość skonfigurowania dowolnej ilości kont pocztowych z wykorzystaniem protokołu SMTP.

Konta e-mail podzielone są na:

• Konta firmy – konto wspólne dla wszystkich użytkowników i dotyczy jednej firmy. Oznacza to, że każdy zalogowany użytkownik będzie wysyłał wiadomości e-mail z tego samego konta (np. adresu firmowego). Można założyć dowolną ilość kont firmowych. Specyfiką tego rodzaju konta jest możliwość wybrania modułu (Sprzedaż, Księgowość, Kadry i Płace), dla którego konto będzie widoczne. Żeby móc założyć konto firmowe, zalogowany użytkownik powinien posiadać stosowne uprawnienia.
• Konta użytkownika – konto zakładane przez aktualnie zalogowanego użytkownika i dostępne tylko dla tego użytkownika we wszystkich modułach, do których użytkownik posiada dostęp i dla wszystkich firm, do których ma prawa dostępu. Użytkownik może założyć dowolną ilość kont. Żeby móc założyć konto użytkownika, nie są potrzebne uprawnienia.

Jak założyć nowe konto e-mail w systemie RAKS SQL?

Krok 1 Zaloguj się do dowolnego modułu systemu RAKS SQL. Konfiguracja kont możliwa jest z poziomu każdego z modułów.

Krok 2 Następnie Administracja/Konta e-mail. Zdecyduj, czy będziesz zakładał konto firmy czy konto użytkownika (różnice między kontami zostały wyjaśnione powyżej) i wybierz odpowiedni rodzaj.

Krok 3 Pojawi się okno konfiguracyjne Parametry konta e-mail, które należy uzupełnić i zapisać.

Różnicą między kontem firmy a kontem użytkownika jest sekcja Widoczność w modułach programu. Dla konta firmowego, należy wskazać moduł, dla którego konto będzie widoczne/dostępne dla użytkowników.

Konto firmy: 

Konto Użytkownika:

Parametry konfiguracyjne okna:

Nazwa konta – nazwa, która będzie identyfikować założone konto. Po tej nazwie użytkownik będzie mógł wskazać konkretne konto do wysyłki e-mail.

Imię i Nazwisko –nadawca e-mail. Nazwa, która będzie wyświetlana odbiorcy e-mail jako nazwa nadawcy e-mail. Dla kont firmowych może to być nazwa firmy lub działu, dla kont użytkownika: imię i nazwisko osoby wysyłającej

Adres e-mail – adres, z którego będą wysyłane wiadomości e-mail. Na ten adres będzie również przychodziła informacja zwrotna z serwera np. dany mail nie został dostarczony z uwagi na błędny adres odbiorcy.

Archiwalne – checkbox służy do archiwizacji danego konta. Jeżeli konto będzie oznaczone jako archiwalne, to nie podpowie się na dalszych etapach wysyłki e-mail, ale pozostaje w kartotece w celach historycznych.

Stopka wiadomości – dowolne pole tekstowe, które można zdefiniować jako stopkę/podpis wiadomości wysyłanej z konkretnego konta.

Ustawienia serwera poczty wychodzącej (SMTP)

Nazwa serwera – adres serwera poczty SMTP

Port – port komunikacji z serwerem, domyślnie ustawiony 587

Bezpieczeństwo połączenia – rodzaj zabezpieczenia, jakie będzie wykorzystywane przy komunikacji.

Do wyboru :

• bez szyfrowania (bez SSL)
• STARTTLS (Explicite)
• TLS (Implicite)

Metoda uwierzytelniania – sposób w jaki następuje uwierzytelnianie.

Do wyboru :

• bez uwierzytelniania
• hasło przesyłane otwartym tekstem
• szyfrowane hasło

Użytkownik – login do skrzynki pocztowej (najczęściej adres e-mail)

Hasło – hasło do skrzynki pocztowej

Prawidłowe wpisanie danych i weryfikacja poprzez Wyślij wiadomość testową, skutkuje otrzymaniem e-maila o takiej treści:

Krok 4 W przypadku zakładania konta użytkownika pomiń ten punkt i przejdź do Krok 5.

W przypadku zakładania konta firmy wskaż w sekcji Widoczność w modułach programu choć jeden moduł, w którym będzie można skorzystać z założonego konta.

Krok 5 Jeżeli masz pewność, że dane zostały uzupełnione prawidłowo, zapisz zmiany poprzez kliknięcie w Zapisz na oknie Parametry konta e-mail. Możesz dodać kolejne konto lub przejść do kolejnego etapu wysyłki e-mail.

Weryfikacja dwuetapowa (uwierzytelnianie dwuskładnikowe)

Obecnie weryfikacja dwuetapowa (logowanie za pomocą hasła i metody kontaktu np. kod z telefonu) nie jest wspierana przy wysyłce wiadomości e-mail z RAKS SQL. Jeśli twoja skrzynka pocztowa wymaga dwuetapowego uwierzytelnienia sprawdź dokumentację konta pocztowego, z którego korzystasz do wysyłki poczty lub skontaktuj się z administratorem.

Poniżej pomoc dla najpopularniejszych kont korzystających z weryfikacji dwuetapowej:

Gmail (Google) 

Konta pocztowe Gmail (Google) mają możliwość wygenerowania specjalnego tokena (hasła do aplikacji), który podany, zamiast hasła do skrzynki pocztowej, powoduje pominięcie dodatkowej weryfikacji.

Hasło do aplikacji to 16-cyfrowy kod dostępu, dzięki któremu z aplikacji RAKS SQL będzie można wysyłać wiadomości e-mail. 

Kroki w jaki sposób należy wygenerować hasło do aplikacji, pomijając weryfikację dwuetapową: https://support.google.com/mail/answer/185833?hl=pl

Prawidłowa konfiguracja serwera SMPT w RAKS SQL dla Gmail:

Nazwa serwera	smtp.gmail.com
Port	587
Bezpieczeństwo połączenia	STARTTLS
Metoda uwierzytelniania	szyfrowane hasło
Użytkownik	adres mailowy Gmail
Hasło	16-znakowe hasło do aplikacji skonfigurowane na koncie Google

Outlook – Microsoft

Konta pocztowe Outlook – Microsoft (podobnie jak Google) mają możliwość wygenerowania specjalnego hasła do aplikacji, która nie posiada dwuetapowej identyfikacji. Dotyczy pakietu Office 2013 i nowszych.

Starsze aplikacje klienckie, takie jak Office 2010 i Office dla komputerów Mac 2011, nie obsługują nowoczesnego uwierzytelniania i mogą być używane tylko z uwierzytelnianiem podstawowym.

Kroki w jaki sposób należy wygenerować hasło do aplikacji, pomijając weryfikację dwuetapową:

https://support.microsoft.com/pl-pl/account-billing/jak-uzyska%C4%87-i-u%C5%BCywa%C4%87-hase%C5%82-aplikacji-5896ed9b-4263-e681-128a-a6f2979a7944

https://support.microsoft.com/pl-pl/account-billing/zarz%C4%85dzanie-has%C5%82ami-aplikacji-w-celu-weryfikacji-dwuetapowej-d6dc8c6d-4bf7-4851-ad95-6d07799387e9

https://learn.microsoft.com/pl-pl/entra/identity/authentication/howto-mfa-app-passwords

https://support.microsoft.com/pl-pl/account-billing/tworzenie-hase%C5%82-aplikacji-na-stronie-informacje-zabezpieczaj%C4%85ce-wersja-zapoznawcza-d8bc744a-ce3f-4d4d-89c9-eb38ab9d4137

Prawidłowa konfiguracja serwera SMTP w RAKS SQL dla Outlook:

Nazwa serwera	smtp-mail.outlook.com lub smtp.office365.com
Port	587
Bezpieczeństwo połączenia	STARTTLS lub TLS
Metoda uwierzytelniania	szyfrowane hasło
Użytkownik	adres mailowy Microsoft
Hasło	hasło do aplikacji skonfigurowane na koncie Microsoft

Konfiguracja szablonów e-mail

Szablony e-mail zostały przygotowane do hurtowej wysyłki wiadomości e-mail. Dzięki skonfigurowaniu szablonów e-mail możesz:

• hurtowo wysyłać dokumenty, zestawienia i deklaracje generowane z RaksSQL w postaci PDF do różnych odbiorców
• skonfigurować szablony wg przeznaczenia np. szablon sprzedaż, magazyn, zestawienia itd.
• wykorzystać Wybór szablonów adresów e-mail do automatycznego uzupełniania pól Do, Kopia do, Ukryta kopia do
• wysyłać każdą kopię wiadomości do nadawcy
• dowolnie skonfigurować tytuł i treść wiadomości wykorzystując Wzorce opisów i dostępne symbole
• ustawić zabezpieczenie hasłem PDF (deklaracje pracownicze) i/lub podpisywać załączniki podpisem cyfrowym

Jak założyć szablon e-mail?

Krok 1 Zaloguj się do dowolnego modułu systemu RAKS SQL. Konfiguracja szablonów możliwa jest z poziomu każdego z modułów.

Krok 2 Następnie Słowniki/Szablony e-mail.

Krok 3 W celu dodania nowego Szablonu e-mail, kliknij Dodaj w oknie Szablony wiadomości e-mail.

W oknie Szablony wiadomości e-mail dostępne są następujące przyciski funkcyjne:

• Dodaj – dodaje nowy Szablon e-mail
• Edytuj – edytuje zapisany wcześniej Szablon e-mail
• Usuń – usuwa zdefiniowany wcześniej szablon e-mail
• Zamknij – zamyka okno Szablony wiadomości e-mail

Z Zasobnika kolumn, można wyciągnąć na główne okno, dodatkowe kolumny:

Krok 4 Uzupełnij nowy Szablon wiadomości e-mail.

Nazwa szablonu – dowolna nazwa wpisana przez użytkownika, identyfikująca dany szablon. Nazwa będzie widoczna przy wyborze szablonu do wysyłki e-mail, w dalszym etapie wysyłki.

Grupa – nazwa grupująca Szablony e-mail. Pole należy uzupełnić wpisując nazwę grupy lub wybrać z grup, które zostały zapisane w programie.

Szablon archiwalny – checkbox służy do archiwizacji danego szablonu. Jeżeli szablon będzie oznaczony jako archiwalny, to nie podpowie się na dalszych etapach wysyłki e-mail, ale pozostanie w kartotece w celach historycznych.

Adresaci wiadomości

W Szablonach wiadomości można zdefiniować adresatów, korzystając z wbudowanego w RAKS SQL mechanizmu Szablonów adresów e-mail lub wpisać stały adres e-mail, który będzie powielał się przy każdym wygenerowanym mailu z wykorzystaniem zakładanego szablonu.

Adresatów wiadomości możemy wpisać w pola:

• Do – odbiorca e-maila
• Kopia do – odbiorca kopii wysyłanego maila
• Ukryta kopia – ukryty odbiorca kopii wysyłanego maila. Zaznaczenie checkbox’a Ukryta kopia, odkryje dodatkowe pole Ukryta kopia, gdzie będzie można wpisać adres e-mail lub skorzystać z szablonu adresu e-mail.

Wyślij kopię wiadomości do nadawcy – checkbox umożliwi wysyłanie kopii każdego maila do nadawcy, jeżeli w wysyłce e-mail zostanie wykorzystany zakładany szablon.

Wiadomości

W Szablonach wiadomości możemy zdefiniować dowolną treść i temat, który będzie powielany w wysyłce e-mail. Zawartość wiadomości e-mail można zdefiniować wpisując dowolną treść w pola Temat i Treść lub skorzystać z wbudowanego mechanizmu Wstaw opis i wykorzystać wzorcowe symbole dostosowane do dowolnego kontekstu wysyłki.

Temat – temat/tytuł e-maila

Treść – treść e-mail

Jak skorzystać z opcji “Wstaw opis” przy definiowaniu Szablonu wiadomości e-mail?

Jeżeli skorzystasz z opcji Wstaw opis przy definiowaniu Szablonu wiadomości e-mail, system przeniesie Cię do Słownika wzorców opisów/uwag. Słownik ten zawiera listę dostępnych zdefiniowanych Symboli, które czytają dane bezpośrednio z dokumentów i uzupełniają je w treści i temacie wiadomości e-mail. Np. [ODBIORCA_NAZWA_PELNA] – Nazwa pełna odbiorcy uzupełniana w wiadomości e-mail i pobierana z zapisanego dokumentu.

Będąc w oknie Szablon wiadomości e-mail , sekcja Wiadomość, kliknij Wstaw opis.

Pojawi się okno Wzorcowe opisy.

Wybierz, po prawej stronie okna, Typ dokumentów, dla których definiujesz Szablon wiadomości e-mail np. Faktury, paragony i kliknij Dodaj.

Pojawi się okno Wzorcowy opis/uwaga, gdzie Nazwa to nazwa/tytuł wiadomości e-mail a Treść to treść wiadomości e-mail. Uzupełnij Nazwę i Treść w taki sposób, żeby spełniała Twoje standardy mailingu do odbiorców i kliknij Zapisz.

Zapisany Wzorcowy opis będzie znajdował się na liście Wzorcowe opisy/uwagi w Typach dokumentów, które zostały wskazane przy zakładaniu wzorcowego opisu.

Kliknij Wybierz, żeby podstawić zdefiniowany Wzorzec opisu do definiowanego Szablonu wiadomości e-mail.

Hasło i podpis załączników

W szablonie wiadomości e-mail możemy określić czy definiowany szablon, będzie wymuszał w każdorazowej wysyłce e-mail:

• Zabezpieczenie załączników PDF hasłem – Zabezpiecz załączniki hasłem (tylko deklaracje pracownicze w PDF)
• Podpis cyfrowy załączników PDF – Podpisz załączniki podpisem cyfrowym (tylko PDF)

Zaznaczenie checkbox’a przy powyższych funkcjach, powoduje, że wybrany szablon wiadomości e-mail będzie przy każdej wysyłce wymuszał hasła i/lub podpisu cyfrowego załączników w PDF.

Krok 5 Po zdefiniowaniu Szablonu wiadomości e-mail, kliknij Zapisz w celu zapisania zmian i możliwości użycia szablonu w wysyłce e-mail.

W jaki sposób korzystać z mechanizmu Szablonów adresów e-mail?

Żeby móc skorzystać z Szablonów adresów e-mail, należy w polu Do, kliknąć „trzykropek”

Zostanie wyświetlone okno Wybór szablonów adresów e-mail:

Okno składa się z trzech części:

• Kontekst – należy określić kontekst adresów e-mail, dla których zakładamy Szablon wiadomości e-mail. Wskazujemy, czy szablon wiadomości e-mail jest zakładany dla wysyłki e-mail: dokumentów sprzedaży (kontekst Sprzedaż), dokumentów zakupu (kontekst Zakupy), zestawień generowanych z modułu Finanse i Księgowość (kontekst Księgowość) czy dla deklaracji (kontekst Deklaracje – zarówno księgowe jak i kadrowo-płacowe)
• Adresy e-mail – grupy adresów, które możemy wyróżnić w wybranym kontekście np. kontekst Sprzedaż ma w sobie 3 grupy adresów e-mail, ponieważ dokumenty sprzedaży mogą mieć: nabywcę (adres e-mail nabywcy), odbiorcę (adres e-mail odbiorcy) i dostawcę (adres e-mail dostawcy).
• Rodzaje adresów e-mail – każda grupa adresów e-mail ma zdefiniowane rodzaje adresów e-mail (definiowane z poziomu kartoteki kontrahentów lub narzucone przez system). Np. odbiorca ma w kartotece kontrahenta przypisane domyślnie (systemowo) dwa rodzaje adresów e-mail: Firmowy adres e-mail i Firmowy adres www.

Przy definiowaniu szablonów adresów e-mail wskazujemy kolejno:

1. Kontekst
2. Adresy e-mail
3. Rodzaje adresów e-mail

W sekcji Wybrane adresy pojawia się podsumowanie wyboru, którego dokonano wybierając kontekst, adresy e-mail i rodzaje adresów e-mail.

Po wybraniu Szablonów adresów e-mail, klikamy Zatwierdź i wracamy do okna Szablon wiadomości e-mail.

Kontekst Sprzedaż

Dotyczy wszystkich dokumentów sprzedażowych, generowanych z programu RAKS SQL jako wydruk PDF, gdzie występuje Nabywca, Odbiorca i/lub Dostawca.

Są to:

• wszystkie dokumenty sprzedaży ( FS,PA,WDT,FE,RCZ,FO, FW)
• wszystkie korekty do dokumentów sprzedaży (KS,KFO, korekty VAT faktur wewnętrznych)
• faktury zaliczkowe
• zwrot VAT dla podróżnych
• zamówienia od odbiorców (potwierdzenia zamówień, pro formy)
• wydania zewnętrzne
• oferty (CRM)

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Sprzedaż i adresy e-mail Nabywcy:

System przy generowaniu e-maili i powyższym zaznaczeniu, będzie szukał dwóch wybranych rodzajów adresów e-mail (Firmowy adres email i Firmowy adres www) w Kartotece kontrahentów, dla kontrahenta, który wystąpił na dokumentach sprzedaży w roli NABYWCY.

Dokument sprzedaży:

Kartoteka kontrahentów:

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Sprzedaż i adresy e-mail Odbiorcy:

System przy generowaniu e-maili i powyższym zaznaczeniu, będzie szukał dwóch rodzajów wybranych adresów e-mail (Firmowy adres email i Firmowy adres www) w Kartotece kontrahentów, dla kontrahenta, który wystąpił na dokumentach sprzedaży w roli ODBIORCY.

Dokument sprzedaży:

Kartoteka kontrahenta:

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Sprzedaż i adresy e-mail Dostawy:

System przy generowaniu e-maili i powyższym zaznaczeniu, będzie szukał adresu e-mail w sekcji Dostawa pole e-mail na dokumencie sprzedaży.

Dokument sprzedaży:

Kontekst Zakupy

Dotyczy wszystkich dokumentów zakupowych, generowanych z programu RAKS SQL jako wydruk PDF, gdzie występuje Dostawca.

Są to:

• wszystkie dokumenty zakupu (FZ, DI, FWO, FRR, WNT)
• wszystkie dokumentu korekt zakupu (KZ, KI, KWO, KRR, KWNT)
• zamówienia do dostawców
• przyjęcia zewnętrzne

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Zakupy i adresy e-mail Dostawcy:

System przy generowaniu e-maili i powyższym zaznaczeniu, będzie szukał dwóch wybranych rodzajów adresów e-mail (Firmowy adres email i Firmowy adres www) w Kartotece kontrahentów, dla kontrahenta, który wystąpił na dokumentach sprzedaży w roli DOSTAWCY.

Dokument zakupu:

Kartoteka kontrahenta:

Kontekst Księgowość

Dotyczy zestawień, generowanych z modułu „Finanse i Księgowość”, które posiadają opcję Podgląd wydruku.

Są to:

• wydruki zestawień dostępnych z menu: „Zestawienia” -> „Zestawienia – Księgowość”
• wydruki zestawień dostępnych z menu: „Zestawienia -> „Generator raportów” (część z nich pokrywa się z zestawieniami dostępnymi w menu: „Zestawienia” -> „Zestawienia – Księgowość”, ale obejmują one dodatkowo zestawienia dot. rozrachunków, których nie ma w menu: „Zestawienia” -> „Zestawienia – Księgowość”, a są dostępne w oknie przeglądowym rozrachunków)

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Księgowość i adresy e-mail Kontrahenta:

System przy generowaniu e-maili i powyższym zaznaczeniu, będzie szukał dwóch wybranych rodzajów adresów e-mail (Firmowy adres email i Firmowy adres www) w Kartotece kontrahentów, dla kontrahenta, który wystąpił na wydrukach w roli strony (np. na wydruku „Potwierdzenia Sald”).

Wydruk „Potwierdzenia Sald”:

Kartoteka kontrahentów:

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Księgowość i adresy e-mail Pracownika:

System przy generowaniu e-maili i powyższym zaznaczeniu, będzie szukał 4 rodzajów wybranych adresów e-mail Kartotece kontrahentów, dla pracownika, który wystąpił na wydrukach w roli strony (np. na wydruku „Rozliczenie zaliczki”).

Wydruk „Rozliczenie zaliczki”:

Kartoteka pracownika:

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Księgowość i adresy e-mail Firmy:

System przy generowaniu e-maili i powyższym zaznaczeniu, będzie szukał adresu e-mail firmy, która wystąpiła na wydrukach (np. na wydruku „Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów”).

Wydruk „Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów”:

Kartoteka firmy:

Kontekst Deklaracje

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Deklaracje i adresy e-mail Udziałowca:

System przy generowaniu e-maili i powyższym zaznaczeniu, będzie szukał adresu e-mail w Kartotece udziałowców, dla udziałowca, który wystąpił w deklaracji w roli podatnika (np. w deklaracji „Rozliczenie miesięczne według skali podatkowej”).

Wydruk deklaracji „Rozliczenie miesięczne według skali podatkowej”:

Kartoteka udziałowca:

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Deklaracje i adresy e-mail Firmy:

System przy generowaniu e-maili i powyższym zaznaczeniu, będzie szukał adresu e-mail w Kartotece firm, dla firmy, która wystąpił w deklaracji w roli podatnika (np. w deklaracji „CIT-8”).

Wydruk deklaracji „CIT-8”:

Kartoteka firmy:

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Deklaracje i adresy e-mail Pracownika:

System przy generowaniu e-maili, po dokonaniu powyższego zaznaczenia, będzie wyszukiwał adresy e-mail w Kartotece pracownika dla osoby, która wystąpiła w deklaracji jako podatnik (np. w deklaracji “PIT-11”)

Wydruk deklaracji „PIT-11”:

Kartoteka pracownika:

Wykorzystując w szablonie wiadomości e-mail kontekst Deklaracje i adresy e-mail Firmy:

System przy generowaniu e-maili, po dokonaniu powyższego zaznaczenia, będzie wyszukiwał adres e-mail w Kartotece firm dla firmy, która wystąpiła w deklaracji jako podatnik (np. w deklaracji “PIT-4R”).

Wydruk deklaracji „PIT-4R”:

Kartoteka firmy:

Wysyłka e-mail w module Sprzedaż

Krok 1 Na liście dokumentów (np. Sprzedaż – paragony, faktury) zaznacz jeden lub kilka dokumentów, które chcesz wysłać e-mail’em z programu RaksSQL.

Krok 2 Wywołaj opcję Drukuj (Prawy przycisk myszy – Drukuj lub ikona  na pasku zadań) i wybierz nazwę wydruku, który chcesz zamieścić jako załącznik PDF w wiadomości e-mail.

Krok 3 W oknie Parametry funkcji zaznacz Wyślij pocztą elektroniczną.

Krok 4  Wskaż zdefiniowany Szablon wiadomości w sekcji Wysyłka e-mail z RaksSQL, klikając i Wybierz.

Krok 5 Następnie Zatwierdź okno Parametry funkcji.

Krok 6 Pojawi się okno Wiadomości e-mail do wysłania.

Prawa strona to Lista wiadomości do wysłania. W formie tabeli pokazana jest lista wiadomości, które zostaną wysłane po zatwierdzeniu okna. Na liście są następujące kolumny:

• Wybór – domyślnie wszystkie pozycje zaznaczone są do wysyłki. Na tym etapie użytkownik może odznaczyć wybór i mail ten nie zostanie wysłany.
• Adresat – lista adresatów (pole Do), która została zaczytana z wybranego Szablonu wiadomości w oknie Parametry funkcji
• Temat – temat, który został zaczytany z wybranego Szablonu wiadomości w oknie Parametry funkcji
• Załącznik – nazwa wygenerowanego załącznika, który jest dołączony do wysyłki e-mail dla wskazanych adresatów.

Lewa strona to Edytor wiadomości, gdzie użytkownik może dowolnie edytować/dodawać/usuwać Adresatów wiadomości, temat i treść wiadomości, która wynika z użytego wcześniej Szablonu wiadomości e-mail.

Sekcja Hasło i podpis załączników to możliwość podpisania załączników podpisem cyfrowym.

Krok 7 W oknie, Wiadomości e-mail do wysłania, określ z jakiego konta (zapisanego wcześniej w systemie) chcesz wysłać wybrane przez siebie wiadomości z załącznikami PDF. Kliknij w pole Nadawca, w celu wybrania zdefiniowanego wcześniej konta.

Krok 8 Zweryfikuj, czy każdy e-mail ma przypisanego odbiorcę (pole Do). Jeżeli chcesz dodać dodatkowy adres mailowy lub uzupełnić treść można to zrobić w Edytorze wiadomości.

Krok 9 Kliknij Zatwierdź, w celu wysyłki e-maili z listy wiadomości po lewej stronie okna Wiadomości e-mail do wysłania.

Poprawnie wykonana wysyłka, wyświetli następujący komunikat:

Oznaczanie wysłanych wiadomości e-mail w module Sprzedaż

W systemie RAKS SQL, każdy wysłany e-mail z załączonym dokumentem w formie PDF, zostaje zaraportowany.

• W oknie przeglądowym dokumentów, dodana została nowa kolumna Wysłano e-mail, która informuje o dacie ostatniej wysyłki maila dla konkretnego dokumentu.

• W oknie przeglądowym dokumentów, dodana została nowa zakładka Wysłane e-maile, która raportuje wszystkie wysyłki e-mail danego dokumentu. Prezentowane dane to:
  • Adresaci (adresy e-mail (DO))
  • Konto (konto, z jakiego został wysłany e-mail)
  • Konto (konto, z jakiego został wysłany e-mail)
  • Data wysłania (data i godzina wysłania e-mail)

Wysyłka e-mail w module Finanse i Księgowość

Wysyłka zestawień

Krok 1 Wybierz interesujące Cię zestawienie z modułu „FK” w opcji Podgląd wydruku.  

Krok 2 Wysyłka e-mail jest realizowana poprzez zaznaczenie w oknie Parametry funkcji, opcji Wyślij pocztą elektroniczną.

Krok 3 Wskaż Szablon wiadomości w sekcji Wysyłka e-mail z RaksSQL, jeżeli chcesz z niego skorzystać przy wykonywanej wysyłce danego zestawienia.

Krok 4 Po uzupełnieniu pozostałych Parametrów funkcji, zatwierdź całe okno poprzez przycisk Zatwierdź.

W zależności od tego, czy w oknie parametrów wskazano Szablon wiadomości e-mail, czy nie, okno Wiadomości e-mail do wysłania będzie uzupełnione informacjami z szablonu lub nie.  Zakładając, że szablon wybrano, okno wiadomości e-mail będzie wyglądało np. tak:

Wybrane zestawienie stanie się załącznikiem wiadomości e-mail (plikiem w formacie .pdf).

Krok 5 Jeśli okno prezentuje oczekiwane dane, należy zatwierdzić wiadomość e-mail do wysłania poprzez przycisk Zatwierdź.

Jeśli wysyłka przebiegnie prawidłowo, zostanie to potwierdzone raportem z wykonania operacji:

Odbiorca otrzyma wiadomość e-mail o tytule i treści zgodnej z tym, co zatwierdzono w oknie wiadomości e-mail, z załączonym zestawieniem.

Wysyłka deklaracji z modułu „FK”

Krok 1 Zaznacz jedną lub wiele deklaracji.

Krok 2 Operacje -> Wyślij pocztą elektroniczną

Krok 3 Wybierz zdefiniowany wcześniej Szablon wiadomości e-mail – Wybierz, bądź pomiń tę opcję za pomocą przycisku Kontynuuj. Na tym etapie możesz również dodać/edytować lub usunąć wskazany szablon z listy szablonów.

Zakładając, że szablon wybrano, okno wiadomości e-mail będzie wyglądało nieco inaczej w zależności od tego, czy wysyłka e-mail ma być realizowana dla jednej zaznaczonej deklaracji, czy dla wielu.

Dla jednej zaznaczonej deklaracji okno wysyłki będzie wyglądać następująco:

Dla wielu wskazanych deklaracji okno Wiadomości e-mail do wysłania będzie wyglądało następująco:

Lewa strona to sekcja z wykazem adresatów, tematów i wybranych szczegółów deklaracji, jakie wybrano do wysłania wiadomości e-mail (Lista wiadomości do wysłania):

Prawa strona to sekcja edycyjna (Edytor wiadomości), gdzie można skorygować adresy e-mail, temat wiadomości czy treść przed ostatecznym zatwierdzeniem i wysłaniem wiadomości e-mail.

Wskazana w systemie deklaracja, do wysyłki e-mail, stanie się załącznikiem (plikiem w formacie .pdf) wiadomości e-mail.

Krok 4 Jeżeli nie podpisujesz deklaracji podpisem cyfrowym przejdź do Krok 5.

Każdą deklarację w formie PDF, można podpisać cyfrowo. Zaznacz checkbox Podpisz załączniki podpisem cyfrowym (tylko PDF). Wybierz uprzednio zapisany w systemie certyfikat (Wybierz certyfikat) i Podpisz.

Krok 5 Zatwierdź wysyłkę e-mail deklaracji, w formie załączników PDF do wskazanych adresatów, poprzez kliknięcie Zatwierdź.

Jeśli wysyłka przebiegnie prawidłowo, zostanie to potwierdzone raportem z wykonania operacji:

Odbiorca otrzyma wiadomość e-mail o tytule i treści zgodnej z tym, co zatwierdzono w oknie wiadomości e-mail, z załączoną deklaracją.

Wysyłka e-mail w module Kadry i Płace

Krok 1 Przed wysyłką zaznacz (podświetlając „na zielono”) te deklaracje, które mają zostać załączone do wiadomości e-mail. Można wybrać do wysyłki jedną lub kilka deklaracji.

Wysyłka deklaracji do pracownika odbywa się dla deklaracji, które są już wystawione i utrwalone w systemie.

Krok 2 Kliknij funkcję Wyślij pocztą elektroniczną (analogicznie do wysyłki deklaracji z modułu „FK”).

Jeśli któryś z pracowników nie wyraził zgody na otrzymywanie e-maili lub udział w danym procesie, a mimo to został zaznaczony przy wysyłce, system automatycznie wygeneruje raport z wykonania tej operacji.

Krok 3 Wybierz zdefiniowany wcześniej Szablon wiadomości e-mail – Wybierz, bądź pomiń tę opcję za pomocą przycisku Kontynuuj. Na tym etapie możesz również dodać/edytować lub usunąć wskazany szablon z listy szablonów.

Zakładając, że szablon wybrano, okno wiadomości e-mail będzie wyglądało nieco inaczej w zależności od tego, czy wysyłka e-mail ma być realizowana dla jednej zaznaczonej deklaracji, czy dla wielu.

Dla jednej zaznaczonej deklaracji okno wysyłki będzie wyglądać następująco:

Dla wielu wskazanych deklaracji okno Wiadomości e-mail do wysłania będzie wyglądało następująco:

Na tym etapie można:

• Zdecydować, które spośród zaznaczonych uprzednio deklaracji mają zostać wysłane (decyzja podejmowana przez zaznaczenie lub odznaczenie pól w kolumnie Wybór),
• Ewentualnie uzupełnić brakujące dane, np. adresy e-mail adresatów.

Wskazana w systemie deklaracja, do wysyłki e-mail, stanie się załącznikiem (plikiem w formacie .pdf) wiadomości e-mail.

Krok 4 Wysyłaną deklarację możesz zabezpieczyć hasłem (PESEL pracownika) i/lub podpisać podpisem cyfrowym.

W celu wykonania tych operacji należy zaznaczyć checkboxsy:

• Zabezpiecz załącznik hasłem (tylko PDF)
• Podpisz załączniki podpisem cyfrowym (tylko PDF)

Po zabezpieczeniu dokumentu PDF hasłem i/lub podpisaniu załącznika podpisem cyfrowym, system wygeneruje raport z wykonania tej operacji.

Krok 5 Po dostosowaniu wiadomości i wybraniu deklaracji do wysyłki, kliknij przycisk Zatwierdź.

Jeśli wysyłka przebiegnie prawidłowo, zostanie to potwierdzone raportem z wykonania operacji:

Odbiorca otrzyma wiadomość e-mail o tytule i treści zgodnej z tym, co zatwierdzono w oknie wiadomości e-mail, z załączoną deklaracją.

Oznaczanie wysłanych wiadomości e-mail w module Finanse i Księgowość i Kadry i Płace – dotyczy deklaracji

W systemie RAKS SQL, każdy wysłany e-mail z załączoną deklaracją w formie PDF, zostaje zaraportowany.

Na liście wystawionych deklaracji (zarówno w module FK jak i KP) znajdują się dwie dodatkowe kolumny:

• Wysłano e-mail (kolumna z checkboxem, który jest wypełniony gdy zostanie wysłany e-mail z deklaracją)
• Data wysłania e-mail ( kolumna z datą ostatniego wysłanego e-maila z deklaracją).

Możliwe powody, dla których e-mail nie zostanie wysłany

1. Brak uzupełnionego adresata w polu Do

2. Błąd przy połączeniu z serwerem poczty wychodzącej SMTP

3. Przy wybraniu konta Wyślij domyślnym programem poczty e-mail, pojawia się okno zewnętrznego klienta poczty (np. Outlook). Jeżeli zamkniemy okno bez wysyłki e-mail, w Raks pojawi się następujący komunikat:

4. Błędny adres e-mail, mimo prawidłowej walidacji zapisu maila.

Otrzymasz wiadomość zwrotną na swoją skrzynkę mailową o niedostarczeniu wiadomości e-mail z uwagi na błąd adresu mailowego.

Dodatek do Instrukcji: jak uzyskać hasło do aplikacji dla kont Gmail

Z tej instrukcji, dowiesz się w jaki sposób wygenerować indywidualne hasło dla aplikacji RAKS SQL (token) z konta Gmail, zgodne z polityką bezpieczeństwa Google.

Krok 1 Zaloguj się na swoje konto Google i przejdź do ustawień bezpieczeństwa.

Krok 2 Włącz weryfikację dwuetapową na swoim koncie Google. Instrukcja Google: Włączanie weryfikacji dwuetapowej

Krok 3 Aby utworzyć hasło do aplikacji RAKS SQL kliknij w link https://support.google.com/mail/answer/185833?hl=pl.  Odszukaj na stronie zwrotu „Utwórz hasła do aplikacji i zarządzaj nimi”, po kliknięciu w hiperłącze zostaniesz przekierowany na stronę w celu wygenerowania hasła do aplikacji. Wygeneruj hasło dla RAKS SQL.

 

Krok 4 Wygenerowane hasło należy skopiować i uzupełnić w RAKS SQL w polu Hasło w oknie Parametry konta e-mail i zapisać zmiany.

Przy poprawnie skonfigurowanych parametrach pojawi się okno z poniższą informacją i testowy e-mail zostanie wysłany na kont Użytkownik.