Jeżeli dana firma nie będzie już prowadzona w programie Raks ale chcemy ją zachować, należy zalogować się do modułu Administrator i w pierwszej kolejności należy utworzyć kopię bazy firmowej oraz załączników. Aby tego dokonać należy przejść do zakładki Kopia Zapasowa. Proces tworzenia kopii zapasowej baz danych jest przedstawiony tu: https://www.youtube.com/watch?v=cjPIckx-4C8
Po utworzeniu kopii taką firmę możemy usunąć z bazy globalnej z poziomu zakładki Firmy. Należy tą firmę zaznaczyć na zielono i kliknąć w przycisk usuń.
Wówczas w programie taka firma nie będzie widoczna i nie będziemy możliwości kontynuowania pracy na tej bazie firmowej.
UWAGA: w przypadku usunięcia firmy nie będzie dostępu do danych przechowywanych w bazie globalnej (deklaracje, pliki JPK), nawet po dodaniu firmy ponownie. W związku z tym przed usunięciem zapisujemy wysłane deklaracje oraz UPO do nich.
W przypadku potrzeby powrotu do pracy na bazie, należy się ponownie zalogować do modułu Administrator a następnie przejść do zakładki Firmy. Klikamy w przycisk dodaj i uzupełniamy dane firmy lub pobieramy je z bazy GUS jeżeli istnieje taka możliwość.
Po zapisaniu danych firmy pojawi się nam okno Tworzenie bazy firmowej systemu Raks SQL w którym mamy do wyboru 3 funkcje:
- Chcę założyć nową, czystą bazę danych firmy – Oznacza założenie pustej bazy bez jakichkolwiek danych.
- Chcę założyć nową bazę danych firmy zawierającą dane przykładowe – Jest to funkcja szkoleniowa, gdzie zakładana jest przykładowa baza wraz z danymi dzięki którym można sprawdzić funkcjonalność programu oraz sposób jego działania.
- Posiadam archiwum bazy firmy i chcę je odtworzyć jako nową bazę – Dzięki tej funkcji jesteśmy w stanie odtworzyć naszą kopię bazy firmowej która została zarchiwizowana. Jeżeli posiadamy kopię na komputerze to można kopie wskazać bezpośrednio po zaznaczeniu opcji Kopia znajduje się na komputerze lokalnym i tak wskazujemy w zależności od numeru firmy :
Kopia danych firmowych – wskazujemy plik F0000X ( gdzie X to numer danej firmy)
Kopia bazy załączników – wskazujemy plik Z0000X ( gdzie X to numer bazy załączników)
Po odtworzeniu dane firmy (oprócz deklaracji i JPK) będą dostępne tak jak sprzed archiwizacji.