Kontrahenci

Poprawne i szczegółowe zdefiniowanie kontrahentów pomaga zaoszczędzić czas na każdym kroku pracy. Korzystając z gotowych kartotek kontaktów ograniczamy konieczność wielokrotnego wpisywania tych samych danych i tym samym zmniejszamy prawdopodobieństwo popełnienia błędu. W tym ćwiczeniu zostaną pokazane podstawowe działania pozwalające zarządzać kontaktami w programie, od dodania kontaktu do powiązania grupy kontaktów z planem kont.

Cele:

  • zapoznanie się z kartoteką kontrahentów,
  • dodanie kontaktów – firm współpracujących i pracowników,
  • zaimportowanie bazy kontaktów do wykorzystania w kolejnych ćwiczeniach,
  • zapoznanie się z metodą automatycznego tworzenia kont analitycznych dla grupy kontaktów.

Wymagania:

  • zainstalowany RAKSSQL,
  • założona firma i rok obrotowy,
  • parametry ustawione, jak opisano w ćwiczeniu Parametry FK,
  • użytkownik posiadający dostęp do modułu Finanse i Księgowość i prawa Administratora.

Krok 1: Grupy kontaktów

W tym kroku: Stworzymy grupy, tak aby w przyszłości ułatwić wyszukiwanie kontaktów i powiązanie kontaktów z planem kont.

Aby wejść do okna Kontakty:

  1. Uruchom program.
  2. W oknie logowania, jeżeli ustawione jest inaczej, wybierz Identyfikator ADMIN i Moduł Finanse i Księgowość, a następnie .
  3. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontrahenci z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty.

Z lewej strony okna znajduje się lista z grupami. Dostępne są dwie zakładki: Podstawowe i Dowolne.

  • Grupy podstawowe: kontrahent może być przyporządkowany tylko do jednej wybranej grupy. Nie można przypisać tego samego kontrahenta do dwóch różnych grup,
  • Grupy dowolne: kontrahent może być przypisany do kilku różnych grup.

W tej chwili w obu zakładkach powinna być automatycznie stworzona grupa Wszystkie.

Wskazówka: Nazwy grup oraz ich układ powinny być przemyślane. Ich zadaniem jest ułatwienie wyszukiwania kontrahentów. Są one widoczne we wszystkich modułach programu.

Aby dodać grupę:

  1. Po lewej stronie okna Kontakty, w panelu Grupy, kliknij prawym przyciskiem myszy w zakładce Podstawowe i z menu kontekstowego wybierz polecenie Dodaj podrzędną.
  1. Pojawia się okno Definicja grupy. W polu Nazwa wpisz Kontrahenci krajowi. W polach Konto FK odbiorcy i dostawcy wpisz 01, a następnie kliknij . Grupa Kontrahenci krajowi została dodana jako grupa podrzędna do Wszystkie.

Informacja: W parametrach firmy zostawiliśmy odznaczony parametr automatycznego numerowania kont dla grup kontaktów. Gdyby parametr ten był zaznaczony, program automatycznie wpisałby pierwsze wolne numery do pól Konta FK i uzupełniłby wszystkie cztery pozycje: odbiorcy, dostawcy, akwizytor i pracownik. Chcemy uzupełniać jednak tylko te pola, które mają sens logiczny dla tworzonych grup, dlatego parametr ten zostawiliśmy odznaczony.

  1. Mając zaznaczoną grupę Kontrahenci krajowi kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Wpisz nazwę Kontrahenci zagraniczni. W polach Konto FK odbiorcy i dostawcy wpisz 02. Zapisz grupę. Grupa została dodana jako grupa równorzędna do grupy Kontrahenci krajowi.
  2. Następnie dodaj grupę Pracownicy (Konto FK pracownika 01)  z trzema podgrupami:
    • Oddział Kraków (Konto FK pracownika 01),
    • Oddział Sulejówek (Konto FK pracownika 02),
    • Oddział Warszawa (Konto FK pracownika 03).

Krok 2: Dodawanie kontaktów

W tym kroku: Omówimy dodawanie dwóch typów kontaktów: firmy i pracownika oraz przypiszemy je do odpowiednich grup.

  • Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS
  • Dodawanie kontrahenta – dostawca lub odbiorca
  • Dodawanie kontrahenta – pracownik

Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS

Aby pobrać dane kontrahenta z bazy GUS:

  1. W oknie Kontakty kliknij w przycisk  i z rozwijanego menu wybierz Dodaj firmę. Otworzy się okno Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS.
  2. W polu Podaj numer NIP lub REGON wpisz 1130093176. W pole Podaj kod weryfikacji przepisz kod weryfikacyjny z obrazka. Następnie kliknij w .

Wskazówka: Jeśli nie możesz rozpoznać znaków na obrazku weryfikacyjnym, kliknij w , aby pojawił się nowy obrazek.

Informacja: Jeśli w oknie Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS odznaczysz opcję Pokaż to okno przed dodaniem nowego kontrahenta, program po wybraniu polecenia → Dodaj firmę będzie od razu otwierał okno Dane kontaktu, umożliwiając ręczne podanie danych kontrahenta.

Wskazówka: Dostęp do okna Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS jest dostępny również za pomocą przycisków w polu NIP w zakładce Podstawowe okna Dane kontaktowe i w polu Regon w zakładce Finansowej i Księgowe.

  1. Program wyszukał w bazie GUS-u firmę o podanym NIP-ie i uzupełnił okno Dane kontaktu jej danymi adresowymi. Więcej informacji o oknie Dane kontaktu znajdziesz w opisie ręcznego dodawania kontrahenta.
  2. Po uzupełnieniu pozostałych danych, kliknij w , aby zapisać kontakt.

Dodawanie kontrahenta – dostawca lub odbiorca

Aby dodać kontrahenta firmę:

  1. W oknie Kontakty kliknij w przycisk i z rozwijanego menu wybierz Dodaj firmę. Jeśli pojawi się okno Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS, kliknij w . Pojawi się okno Dane kontaktu. Okno to składa się z kilku zakładek, z których obecnie interesować nas będą dwie: Podstawowe oraz Finansowe i Księgowe.

Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.

  1. W zakładce Podstawowe w panelu Typ – Archiwalny można ustawić typ kontaktu, czy jest to odbiorca czy dostawca. Istnieje możliwość zaznaczenia kilku opcji. Zaznacz opcję Dostawca i odznacz opcję Odbiorca.

Informacja: To, jaką zaznaczymy opcję, ma znaczenie podczas generowania numeru konta FK, a później podczas automatycznego tworzenia kont kontrahentów. Ponieważ w parametrach firmy ustawiliśmy prowadzenie osobnej numeracji dla dostawców i odbiorców, ważne jest określenie, czy dany kontakt należy do jednej z tych grup czy do obu.

Pojawiło się pytanie, czy w związku ze zmianą typu kontaktu z odbiorcy na dostawcę program ma usunąć numer konta FK dla odbiorcy. Wybierz .

  1. W panelu Grupa można przypisać kontakt do konkretnej grupy podstawowej. Wybierz Kontrahenci krajowi.
  2. Panel Dane identyfikacyjne wypełnij zgodnie z poniższym rysunkiem:
  1. W panelu Dane adresowe można dodać kilka adresów, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając z menu kontekstowego Dodaj. Jeden z tych adresów należy ustawić jako domyślny. Uzupełnij dane adresowe zgodnie z poniższym rysunkiem:
  1. Przejdź do zakładki Finansowe i Księgowe. Najważniejsze ustawienia w tej zakładce to Konta FK dostawcy (który został uzupełniony automatycznie jako 001 zgodnie z ustawieniami w parametrach firmy) oraz numer konta bankowego kontrahenta.
    Aby dodać numer konta bankowego kliknij prawym przyciskiem myszy w panelu Rachunki bankowe i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Pojawia się okno Rachunek bankowy.

Informacja: Program weryfikuje poprawność danych i jeżeli wykryje błędy (np. nieprawidłowy NIP), wyświetli stosowny komunikat. Jeśli wprowadzone dane mają służyć tylko nauce, należy kliknąć i pozwolić zapisać dane mimo błędów. Nie wpłynie to na dalszą pracę programu.

  1. Uzupełnij dane zgodnie z rysunkiem poniżej, a następnie :
  1. Rachunek został dodany do listy Rachunki bankowe. Można dodać więcej rachunków dla jednego kontrahenta.
  2. Kliknij , aby zakończyć dodawanie kontrahenta. Dostawca został dodany do listy kontaktów grupy Kontrahenci krajowi.

Dodawanie kontrahenta – pracownik

Aby dodać pracownika:

  1. Zaznacz grupę Oddział Warszawa. Następnie kliknij w przycisk i z rozwijanego menu wybierz Dodaj pracownika. Pojawi się okno Dane kontaktu. Okno to składa się z kilku zakładek, z których obecnie interesować nas będą dwie: Identyfikacyjne oraz Finansowe i Księgowe.

Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.

  1. W zakładce Identyfikacyjne wypełnij panel Dane identyfikacyjne zgodnie z rysunkiem poniżej:
  1. Wypełnij panel Dane adresowe zgodnie z poniższym rysunkiem. Podobnie jak przy dodawaniu firmy, istnieje możliwość podania więcej niż jednego adresu. Należy przy tym określić, który adres ma być domyślny.
  1. Przejdź do zakładki Finansowe i Księgowe. Podobnie jak przy definiowaniu dostawcy w tej zakładce automatycznie zostaje przydzielony numer konta księgowego zgodnie z ustawieniami w parametrach firmy. Należy również dodać numer rachunku. Aby dodać numer konta bankowego w panelu Rachunki bankowe kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Pojawia się okno Rachunek bankowy. 

Informacja: Program weryfikuje poprawność danych i jeżeli wykryje błędy (np. nieprawidłowy NIP), wyświetli stosowny komunikat. Jeśli wprowadzone dane mają służyć tylko nauce, należy kliknąć i pozwolić zapisać dane mimo błędów. Nie wpłynie to na dalszą pracę programu.

Uzupełnij dane zgodnie z rysunkiem poniżej, a następnie :

  1. W oknie kontaktu kliknij . Pracownik został dodany do grupy Pracownicy Warszawa.

Krok 3: Import kontaktów

W tym kroku: Zaimportujemy bazę kontaktów, która została stworzona na potrzeby samouczka. Większa baza kontaktów ułatwi naukę w dalszych częściach samouczka. Oczywiście w ramach ćwiczeń możesz dodać więcej własnych kontaktów do kartoteki kontrahentów.

Aby importować kontakty:

  1. Kliknij w poniższy link i zapisz plik w dogodnym dla siebie miejscu na swoim komputerze.
    kontrahenci_samouczek_RAKSSQL.xml
  2. W uruchomionym programie w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontrahenci z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty.
  3. W prawym górnym rogu na niebieskim pasku znajduje się menu składające się z znaków graficznych . Kliknij w ikonę menu eksportu .
  4. W menu eksportu wybierz Import, a następnie Importuj (xml).
  1. Pojawi się okno Plik do importu. Wskaż położenie pobranego pliku kontrahenci_samouczek_RAKSSQL.xml i kliknij Otwórz.
  2. Pojawi się okno Parametry importu kontrahentów. W polu Importuj wybierz Pomijając istniejące. Dzięki temu stworzone w poprzednim kroku kontakty, jeśli pokrywają się z tymi z importowanej bazy, zostaną zachowane. W polu Grupy kontrahentów wybierz Importuj pomijając istniejące.
  3. Korzystając z zaokrąglonej strzałki zaznacz wszystkie kontakty i kliknij . Program zacznie importować kontakty i na koniec wyświetli Raport z importu. Zaimportowane kontakty zostały dodane do listy kontaktów.

Krok 4: Powiązanie kontaktów z kontami

W tym kroku: Pokażemy jak powiązać konta rozrachunków z odbiorcami i dostawcami krajowymi i zagranicznymi orazpracowników z odpowiednimi grupami kontaktów, a także jak je aktualizować w przypadku zmian w kartotece kontrahentów. Przyspiesza to w znaczący sposób pracę i oszczędza użytkownikowi żmudnego tworzenia pojedynczych kont analitycznych.

Odbiorcy i dostawcy

Aby powiązać kontakty z kontami rozrachunków z odbiorcami i dostawcami:

  1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Plan kont z rozwijanego menu. Pojawia się okno Konta księgowe.
  2. Znajdź konto 201, które odpowiada za Rozrachunki z odbiorcami krajowymi i kliknij na nie dwukrotnie w celu edycji. Pojawi się okno Konto księgowe.

Wskazówka: Jeśli potrzebujesz przypomnienia jak poruszać się na planie kont, wróć do Ustawienia FK, Krok 5: Plan kont.

  1. W panelu Kartoteki zaznacz opcję Automatyczne analityki. Poniżej uaktywni się zakładka Automatyczne analityki.
  2. Kliknij w wielokropek w polu Kartoteka w panelu Dodatkowe filtrowanie kartoteki. Pojawi się okno wyboru kartotek dostępnych w programie. Zaznacz Grupy kontaktów: odbiorców i kliknij .
  3. Kliknij w wielokropek w polu Pozycja. W oknie Pozycje kartoteki zaznacz Kontrahenci krajowi, a następnie kliknij .
  4. Kliknij w wielokropek w polu Kartoteka (poziom 1) w panelu Generowanie analityki wg kartoteki. Ponownie pojawi się lista kartotek ograniczona do kartoteki Kontakty – odbiorcy. Zaznacz i . Wypełniona zakładka Automatyczne analityki powinna wyglądać jak na rysunki poniżej:
  1. Kliknij w oknie Konto księgowe. Program doda do planu kont konta analityczne dla odbiorców krajowych. Podsumowanie tej operacji wyświetlone zostanie w Raporcie Uaktualnienie kont na podstawie pozycji kartoteki.

Informacja: Zwróć uwagę, że numery kont analitycznych nadane poszczególnym pozycjom z kartoteki odpowiadają numerom wygenerowanym automatycznie przy tworzeniu kontaktu w zakładce Finansowe i Księgowe.

  1. Powtórz powyższe czynności (punkty 2 – 7) dla kont 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi, 203 Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi i 204 Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi.

Wskazówka: Kliknij w poniższe strzałki, aby zobaczyć podpowiedź jak należy wypełnić zakładkę Automatyczne analityki dla poszczególnych kont.

202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi

203 Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi

204 Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi

Pracownicy

Powiązanie kartotek pracowników z kontem księgowym wygląda identycznie jak dla odbiorców i dostawców.

Aby powiązać kontakty z kontem Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń:

  1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Plan kont z rozwijanego menu. Pojawia się okno Konta księgowe.
  2. Znajdź konto 231, które odpowiada za Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń i kliknij na nie prawym przyciskiem myszy i z menu wybierz Dodaj. Pojawi się okno Konto księgowe.
  3. Jako numer konta wpisz 231-01 i podaj nazwę Oddział Kraków.
  4. W panelu Kartoteki zaznacz opcję Automatyczne analityki. Poniżej uaktywni się zakładka Automatyczne analityki.
  5. Kliknij w wielokropek w polu Kartoteka w panelu Dodatkowe filtrowanie kartoteki. Pojawi się okno wyboru kartotek dostępnych w programie. Zaznacz Grupy kontaktów: pracowników i kliknij .
  6. Kliknij w wielokropek w polu Pozycja. W oknie Pozycje kartoteki zaznacz Oddział Kraków, aby stworzyć konta dla pracowników przypisanych do grupy Oddział Kraków, a następnie kliknij .
  7. Kliknij w wielokropek w polu Kartoteka (poziom 1) w panelu Generowanie analityki wg kartoteki. Ponownie pojawi się lista kartotek ograniczona do kartoteki Kontakty – pracownicy. Zaznacz i . Wypełniona zakładka Automatyczne analityki powinna wyglądać jak na rysunki poniżej:
  1. Kliknij  w oknie Konto księgowe. Program doda do planu kont konta analityczne dla oddziału w Krakowie. Podsumowanie tej operacji wyświetlone zostanie w Raporcie Uaktualnienie kont na podstawie pozycji kartoteki.
  1. Analogicznie stwórz konta dla oddziałów w Sulejówku i Warszawie i powiąż je z odpowiednimi grupami kontaktów.

Aktualizowanie kont

W przypadku pojawienia się zmian w kartotece, należy zaktualizować odpowiednie konto.

  1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontrahenci z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty.
  2. Wejdź do grupy Oddział Kraków. Zaznacz pracownika Wolski Mikołaj. Kliknij na niego i nie puszczając przycisku myszy przenieś do grupy Oddział Warszawa.

Kliknij na grupę Oddział Warszawa i zobacz, że pracownik został przeniesiony do tej grupy. Chcielibyśmy, żeby zmiana ta była też widoczna na planie kont.

  1. W menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Plan kont, aby przejść do planu kont.
  2. Znajdź konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Zobacz, że Mikołaj Wolski cały czas przypisany jest do oddziału w Krakowie.
  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy na konto 231-01 i z menu kontekstowego wybierz Operacje → Uaktualnij wskazane. Raport informuje, że zostało usunięte konto Mikołaja Wolskiego.
  4. Powtórz czynności z 5 punktu dla konta 231-03. Zostało dodane konto analityczne 231-03-013 Wolski Mikołaj.