Księgowanie

Księgowanie dokumentów jest kluczowym zadaniem programu RAKSSQL Finanse i Księgowość. W tym rozdziale omówimy sposób wprowadzania dokumentów wraz z ich ręcznym dekretowaniem, a następnie pokażemy sposób tworzenia wzorców księgowania służących do automatycznego rozksięgowywania dokumentów określonego typu, które trafiają do księgowości z innych działów. Wzorce księgowania pozwalają zaoszczędzić czas dzięki wyeliminowaniu konieczności powtarzania tych samych czynności dla wielu podobnych dokumentów.

Cele:

• zapoznanie się ze sposobem wprowadzania dokumentów,
• nauka dodawania dekretów i wpisów do rejestru VAT,
• stworzenie wzorca księgowego,
• wykorzystanie wzorca w celu rozksięgowania dokumentu księgowego.

Wymagania:

• zainstalowany RAKSSQL,
• wykonanie ćwiczenia Ustawienia FK,
• wykonanie ćwiczenia Środki trwałe,
• parametry ustawione jak opisano w ćwiczeniu Parametry FK.

Krok 1: Dokumenty księgowe

Aby wejść do okna Lista dokumentów księgowych:

1. Uruchom program.
2. W oknie logowania, jeżeli ustawione jest inaczej, wybierz Identyfikator ADMIN i Moduł Finanse i Księgowość, a następnie Zatwierdź.
3. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Księgowość, a następnie Dokumenty księgowe z rozwijanego menu. W oknie głównym zostanie wyświetlona lista dokumentów księgowych. Po lewej stronie widoczny jest panel zawierający filtry umożliwiające zaawansowane funkcje wyszukiwania. Po prawej stronie widoczna jest lista wprowadzonych dokumentów, która powinna zawierać tylko dokument umorzenia miesięcznego wystawiony dla środka trwałego (UM 001/02/2014 o statusie niezarejestrowany).

Aby dodać dokument księgowy:

1. Kliknij w przycisk  w dolnej części okna. Pojawi się okno Dokument księgowy. W oknie tym dostępne są dwie zakładki Dane podstawowe i Kontrahent. W tej części samouczka skupimy się na pierwszej z nich.

2. W polu Status wybierz z listy opcję Zarejestrowany. Będziemy wprowadzać pełnoprawny dokument, który od razu będzie uwzględniany we wszystkich zestawieniach.
3. Podaj datę księgowania, np. datę bieżącą i wybierz kod dokumentu FZ (Faktura Zakupu). Zwróć uwagę, że w polu Nr dokumentu, program automatycznie ustawia numer zgodnie ze zdefiniowaną maską numeracji w kodach dokumentów w ramach dziennika FZ i po prawej stronie w panelu Dokument źródłowy podpowiada Typ domyślny dla tego dziennika.

4. Podaj numer dokumentu źródłowego, a następnie w polu Data wpisz datę wystawienia dokumentu księgowego, który jest podstawą wpisu i Datę operacji gospodarczej, którą przepisujemy z tego dokumentu księgowego. Często data wystawienia dokumentu i data operacji gospodarczej to ta sama data.
5. W polu Kontrahent kliknij w przycisk . Pojawi się okno Kontakty. Z listy wybierz firmę ADOLEK. Zwróć uwagę, że pola Nazwa skrócona i NIP zostały wypełnione automatycznie.

Krok 2: Wprowadzanie dekretów

Aby wprowadzić dekret:

1. W oknie Dokument księgowy w panelu Dane dodatkowe wybierz zakładkę Dekrety i kliknij w przycisk Dodaj. Pojawia się okno Dekret.
2. W polu Konto WN wpisz 4. Kliknij na niebieską ikonę , która przeniesie Cię na plan kont. Wcześniej wpisana 4 działa jak filtr – program pokazuje tylko konta zaczynające się od 4. Dwukrotnie kliknij w konto 401. Program automatycznie wpisał odpowiedni numer konta w polu Konto WN.
3. Określ na jakie konto ma zostać wpisany dekret. Kliknij na ikonę w polu Konto MA, która przeniesie Cię do kartoteki kontrahentów. Zaznacz dostawcę ADOLEK i kliknij . Ponieważ firma ta jest zarówno dostawcą jak odbiorcą pojawia się okno z dwoma kontami księgowymi odpowiadającymi tej firmie. Kliknij dwukrotnie na numer odpowiadający dostawcom 202-000. Program automatycznie wpisał odpowiedni numer konta w polu Konto MA. 
4. Wybierz walutę (PLN), a następnie uzupełnij pole Kwota PLN podając kwotę netto 100 zł.
5. Uzupełnij opis: Zakup materiałów biurowych.
6. W dolnej części okna, w panelu Rozrachunek, zaznacz opcję Generuj rozrachunek, a następnie podaj Termin płatności, np. 26.01.2015.
7. Zostaw odznaczone opcje Zapłata i Rozliczaj. Opcji tych używa się w przypadku wprowadzania dokumentów, które mają rozliczać rozrachunki, np. wyciąg bankowy, który ma rozliczyć fakturę. Kliknij .

8. Ponieważ w Parametrach roku obrotowego ustawiliśmy, żeby program po wykryciu wpisu na koncie zaznaczonym jako konto wchodzące do VAT-u wywoływał rejestr VAT-owski, pojawia się okno Wpis do rejestru VAT. Kliknij . Pojawi się okno Pozycja wpisu do rejestru VAT.
9. Podpowiada się odpowiednia kwota netto. Należy wybrać stawkę VAT. Wybierz 8%. Program uzupełnia pola Kwota VAT i Kwota brutto. Zapisz.

10. Zapisana pozycja pojawiła się na liście w oknie Wpis do rejestru VAT. Zapisz zmiany. Pojawia się komunikat dotyczący zapisu danych kontrahenta. Kliknij Nie.
11. Program dodał dwa dekrety, jeden dla kont 401 i 202-0004 z kwotą netto i drugi na koncie 221 na kwotę VAT. 

12. W zakładce Rejestr VAT powstał zapis o wpisie do rejestru.

13. W zakładce Rozrachunki można zobaczyć rozrachunek stworzony automatycznie przez program.

14. Zapisz dokument. Wprowadzony dokument pojawia się na liście dokumentów

Krok 3: Wzorzec księgowania UM

Kod dokumentu

Aby zdefiniować kod dokumentu dla polecenia księgowania:

1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Słowniki, a następnie Kody dokumentów.
2. W panelu Kategorie dokumentów w polu Moduł wybierz z listy Księgowość, a poniżej zaznacz Dokumenty księgowe. Następnie w dolnej części okna kliknij .
3. Stwórz kod dokumentu zgodny z poniższymi obrazkami i kliknij .

Wzorzec księgowania

Aby stworzyć wzorzec księgowania:

1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Administracja → Księgowość → Wzorce księgowań. Pojawi się okno Wzorce księgowań.
2. Kliknij w przycisk w dolnej części okna. Pojawi się okno Wzorzec księgowania.
3. Uzupełnij pola w pierwszej części okna zgodnie z rysunkiem poniżej.

Aby dodać dekrety dla konta WN:

1. W dolnej części okna, przy aktywnej zakładce Dekrety, kliknij w przycisk . Pojawi się okno Wzorzec dekretacji.
2. W polu Zastosuj do wybierz pozycji dokumentu.
3. W polu Rodzaj pozycji wybierz Umorzenie bilansowe.
4. W polu Maska numeru konta WN podajemy konto amortyzacji. Wpisz 408.
5. W polu Maska numeru konta MA wpisz 070 i kliknij na ikonę , która przeniesie Cię na plan kont. Znajdź konto analityczne, które odpowiada za umorzenie środków transportu (070-4). Zaznacz je i kliknij .
6. W polu Typ kwoty wybierz z listy Kwota umorzenia.
7. W polu Opis operacji kliknij w strzałkę, aby rozwinąć opcję. Wybranie odpowiedniego symbolu spowoduje pobranie konkretnych informacji z rozksięgowywanego dokumentu i umieszczenie ich w opisie operacji. Wybierz kolejno %k %p %n %d %s. W ten sposób w opisie operacji znajdą się kolejno: nazwa kwoty lub jej opis, nazwa pozycji dokumentu lub jego opis, numer dowodu, numer dokumentu i numer ewidencyjny środka trwałego. Dzięki temu operacja rozksięgowania będzie dokładnie opisana i będzie wiadomo czego dotyczy.
8. W panelu Ograniczenia, w polu Jeżeli rodzaj kontaktu wybieramy Dowolny.
9. W polu Użyj pozycji dla kwot wybierz Dodatni z rozwijanej listy.

10. Kliknij .
11. W oknie Wzorzec księgowania w zakładce Dekrety pojawił się dodany dekret. Po stronie WN jest kwota księgowane na konto amortyzacji. Po stronie MA  jest kwota księgowana na konto umorzenia.

Krok 4: Automatyczne rozksięgowanie

Aby wykonać automatyczne rozksięgowanie:

1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Księgowość, a następnie Dokumenty księgowe z rozwijanego menu.
2. Na liście dokumentów księgowych znajdź i zaznacz dokument utworzony w rozdziale Środki trwałe: UM 001/02/2014.
3. Zaznacz dokument i kliknij w przycisk w dolnej części okna, a następnie z rozwijanej listy wybierz Rozksięgowanie automatyczne.

4. Program wyszukał odpowiedni wzorzec i rozksięgował dokument za jego pomocą, co potwierdza wyświetlony raport.
5. Sprawdź, czy dokument został prawidłowo rozksięgowany. W tym celu kliknij dwukrotnie na wybrany dokument. W panelu Dane dodatkowe i zakładce Dekrety program rozksięgował dokument dwustronnie na konta 408 i 070-4 na kwotę umorzenia miesięcznego, czyli w tym przypadku na 500 zł.

6. Zwróć uwagę, że status dokumentu został zmieniony na w buforze – niesprawdzony. Zmień status na Zatwierdzony, aby był uwzględniany w zestawieniach i deklaracjach i kliknij .

Krok 5: Zamykanie okresu rozliczeniowego

Aby zakończyć miesiąc:

1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Księgowość, a następnie Dokumenty księgowe z rozwijanego menu.
2. Zaznacz wszystkie dokumenty na liście dokumentów księgowych.

3. Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczone dokumenty i z menu kontekstowego wybierz Operacje → Księgowanie dokumentów.

4. Pojawia się okno Księgowanie dokumentów, w którym należy wybrać datę, do której wszystkie dokumenty mają zostać zaksięgowane, np. 31-01-2015 i kliknij .
5. Program wyświetli komunikat, w którym poinformuje, że zaksięgowanie dokumentów jest operacją ostateczną i nie będzie później możliwości jej cofnąć ani wprowadzić dokumentów sprzed daty księgowania. Kliknij . Program zmieni status dokumentów na zaksięgowane.