Lista płac

Wzorzec listy płac jest najbardziej zaawansowany wzorcem ze wszystkich przedstawionych. Ze względu na mnogość danych, z których korzysta, powinien być indywidualnie dopasowany do zasad księgowania i naliczania list płac w danym przedsiębiorstwie. Praktycznie nie ma możliwości przedstawienia uniwersalnego wzorca, który będzie poprawnie działał na wszystkich bazach danych i będzie zgodny z zapotrzebowaniem każdej firmy.

W związku z powyższym, w tym ćwiczeniu pokażemy przykładowy wzorzec dla listy płac, załączając również przykładową bazę danych. Baza ta jest kompatybilna z przygotowanym wzorcem i umożliwia przetestowanie jak wygląda automatyczne rozksięgowywanie listy płac za pomocą opisanego wzorca. Po przeanalizowaniu działania wzorca można podjąć próbę opracowania indywidualnego wzorca zgodnego z zasadami księgowania w danej firmie lub skontaktować się z działem serwisu firmy RAKS w celu uzyskania pomocy.

Cele:

• stworzenie przykładowego wzorca księgowań dla listy płac,
• pokazanie rozksięgowywania listy płac z przykładowej bazy za pomocą wzorca.

Wczytanie bazy danych

Bazę danych firmowych można wczytać do programu na dwa sposoby:

• poprzez wczytanie archiwum bazy do nowej firmy (opcja możliwa tylko wtedy, kiedy posiadamy wolną licencję na założenie nowej firmy),
• poprzez podmienienie istniejącej bazy danych związanych z istniejącą firmą na inną bazę danych (sposób uniwersalny).

Wczytanie archiwum bazy w nowej firmie

Aby odtworzyć archiwum bazy firmowej przy dodawaniu nowej firmy:

1. Kliknij w poniższy link i zapisz plik w dogodnym dla siebie miejscu na swoim komputerze.
   
   archiwum_bazy_danych.fbk

2. W uruchomionym module Administrator dodaj nową firmę.

3. Po kliknięciu w , w oknie Tworzenie bazy firmowej systemu Raks SQL zaznacz opcję Posiadam archiwum bazy firmy i chcę je odtworzyć jako nową bazę. Uaktywni się możliwość podania lokalizacji pliku.
4. Zaznacz odpowiednią opcję (w zależności od tego, gdzie zapisałeś pobrany plik) i klikając w wskaż położenie pliku z archiwum danych firmowych. Następnie kliknij w  .
5. Program rozpocznie odtwarzanie bazy danych firmy z wskazanego pliku, co może chwilę potrwać. Po zakończeniu pojawi się komunikat informujący, że baza danych firmy została założona poprawnie. 
6. Uruchom moduł Kadry i Płace logując się do nowej firmy i zapoznaj się z kartotekami pracowników, umowami o pracę i listą płac.

Podmiana bazy w istniejącej firmie

Aby zamienić bazę danych w już istniejącej firmie:

1. Kliknij w poniższy link i zapisz plik w katalogu Data programu RAKSSQL. Domyślnie powinien się on znajdować w C:\Programy\Raks\Data.
   
   baza_danych.FDB
2. W uruchomionym module Administrator znajdź numer firmy, dla której dokonasz zamiany baz danych (Administracja systemem → Firmy → kolumna Numer).
3. Wejdź do katalogu Data programu RAKSSQL (C:\Programy\Raks\Data). W tym katalogu zapisane są bazy danych (pliki FDB) i archiwa baz danych (pliki fbk).

4. Znajdź plik bazy danych dla wybranej firmy, zapamiętaj jego nazwę, a następnie zmień ją na dowolną wybraną (np. Pierwotna_F00003.FDB dla firmy z numerem 3). W ten sposób baza, w której są zapisane dane zgromadzone w tej firmie zostaje od tej firmy odłączona.
5. Znajdź plik baza_danych.FDB i zamień jego nazwę zgodnie ze wzorcem, tak aby podłączyć ją do firmy (np. F00003.FDB dla firmy z numerem 3). W ten sposób do firmy została podłączona nowa baza.

6. Uruchom moduł Kadry i Płace logując się do odpowiedniej firmy i zapoznaj się z kartotekami pracowników, umowami o pracę i listą płac z podłączonej bazy danych.
7. Po zakończeniu ćwiczenia, aby wrócić do pierwotnych danych, usuń plik z przykładową bazą danych (lub zmień jego nazwę) i ponownie zmień nazwę pierwotnej bazy danych na oryginalną.

Krok 1: Kwoty dla eksportu do księgowości

Zdefiniowanie własnej kwoty

Aby zdefiniować kwotę dla eksportu do księgowości:

1. W menu głównym modułu Kadry i Płace wybierz Administracja → Księgowość → Definicje kwot dla eksportu do księgowości.

2. Otworzy się okno Definicje kwot dla eksportu do księgowości. Kliknij .
3. Otworzy się okno Definicja kwoty dla eksportu do księgowości. W polu Nazwa kwoty wpisz WYNAGRODZENIA_CHOROBOWE. W panelu Obowiązuje dla domyślnie zaznaczone są obie opcje  List płatniczych dla umów o pracę i List płatniczych dla umów cywilnoprawnych. Odznacz opcję dla umów cywilnoprawnych.
4. W panelu Sposób wyliczenia kliknij w .
5. Otworzy się okno Listy znaczników. W panelu po lewej stronie kliknij w 1. Wynagrodzenie, aby wyświetlić znaczniki związane z wynagrodzeniem. Na liście po prawej stronie znajdź i zaznacz znacznik WYNAGRODZENIE_CHOROBOWE. Kliknij w . Program dodał znacznik do definicji kwoty dla eksportu do księgowości. Zwróć uwagę na znak operatora – znacznik jest uwzględniany dla tej kwoty ze znakiem dodatnim.
6. Kliknij w . Program dodał właśnie zdefiniowaną kwotę do listy w oknie Definicje kwot dla eksportu do księgowości.
7. Powtórz czynności z punktów 2 – 5, aby dodać kwoty:

Zaimportowanie kwot

Aby zaimportować plik z kwotami:

1. Kliknij w poniższy link i zapisz plik w dogodnym dla siebie miejscu na swoim komputerze.
   
   kwoty_wlasne.xml
2. W uruchomionym oknie Definicje kwot dla eksportu do księgowości, w prawym górnym rogu na niebieskim pasku znajduje się menu składające się z znaków graficznych . Kliknij w ikonę menu eksportu .
3. W menu eksportu wybierz Importuj (xml).

4. Pojawi się okno Plik do importu. Wskaż położenie pobranego pliku kwoty_wlasne.xml i kliknij Otwórz.

5. Pojawi się okno Parametry importu definicji kwot eksportu. W polu Importuj wybierz Pomijaj istniejące. Dzięki temu stworzone przed chwilą kwoty, jeśli pokrywają się z tymi z importowanej bazy, zostaną zachowane.
6. Korzystając z zaokrąglonej strzałki zaznacz wszystkie kwoty i kliknij . Program zacznie importować kwoty i na koniec wyświetli Raport z importu. Zaimportowane kwoty zostały dodane do listy kwot.

Krok 2: Wzorzec księgowania listy płac

Aby stworzyć wzorzec księgowania:

1. W menu głównym programu wybierz Administracja → Księgowość → Wzorce księgowań.
2. Otworzy się okno Wzorce księgowań. Kliknij w przycisk w dolnej części okna. Pojawi się okno Wzorzec księgowania.
3. Uzupełnij pola w pierwszej części okna zgodnie z rysunkiem poniżej.

4. W dolnej części okna, przy aktywnej zakładce Dekrety, kliknij w . Pojawi się okno Wzorzec dekretacji.

Wynagrodzenie

1. W oknie Wzorzec dekretacji w polu Opis wzorca wpisz Wynagrodzenie pracownicze. W polu Zastosuj do zostaw opcję pozycji dokumentu.
2. W polu Typ kwoty wybierz z listy Kwota wg własnej definicji. W polu Nazwa kwoty kliknij w .
3. Otworzy się znane z poprzedniego kroku okno Definicje kwot dla eksportu do księgowości z listą zdefiniowanych i zaimportowanych kwot własnych. Znajdź na liście WYNAGRODZENIE_PRACOWNICZE, zaznacz i kliknij w .
4. Pozostałe pola w oknie Wzorzec dekretacji uzupełnij jak na rysunku poniżej:

5. Kliknij w . Program dodał wzorzec dekretacji do listy w zakładce Dekrety okna Wzorzec księgowania.
6. W analogiczny sposób dodaj wzorzec dekretacji dla wynagrodzenia urlopowego i chorobowego.

Zasiłki

1. W oknie Wzorzec dekretacji w polu Opis wzorca wpisz Zasiłki. W polu Zastosuj do zostaw opcję pozycji dokumentu.
2. W polu Typ kwoty wybierz z listy Kwota wg własnej definicji. W polu Nazwa kwoty kliknij w .
3. W oknie Definicje kwot dla eksportu do księgowości znajdź na liście ZASIŁKI, zaznacz i kliknij w .
4. Pozostałe pola w oknie Wzorzec dekretacji uzupełnij jak na rysunku poniżej:

Składki pracownika

1. W oknie Wzorzec dekretacji w polu Opis wzorca wpisz Składki społeczne pracownika. W polu Zastosuj do zostaw opcję pozycji dokumentu.
2. W polu Typ kwoty wybierz z listy Suma składek ZUS ubezpieczonego.
3. W polu Opis operacji wpisz %k, co oznacza, że w opisie pojawi się nazwa kwoty lub jej opis (podpowiedź znaczenia symboli znajdziesz po kliknięciu w w polu Opis operacji).
4. Pozostałe pola uzupełnij zgodnie z rysunkiem poniżej:

5. W analogiczny sposób dodaj wzorzec dekretacji dla składki zdrowotnej i podatku dochodowego.

Potrącenia

1. W oknie Wzorzec dekretacji w polu Opis wzorca wpisz Ubezpieczenie grupowe. W polu Zastosuj do zostaw opcję pozycji dokumentu.
2. W polu Typ kwoty wybierz z listy Kwota wg własnej definicji. W polu Nazwa kwoty kliknij w .
3. W oknie Definicje kwot dla eksportu do księgowości znajdź na liście UBEZPIECZENIE_GRUPOWE, zaznacz i kliknij w .
4. Pozostałe pola w oknie Wzorzec dekretacji uzupełnij jak na rysunku poniżej:

5. Analogicznie zdefiniuj wzorzec dla pozostałych potrąceń:

Składki płatnika

1. W oknie Wzorzec dekretacji w polu Opis wzorca wpisz Składki społeczne pracodawcy. W polu Zastosuj do zostaw opcję pozycji dokumentu.
2. W polu Typ kwoty wybierz z listy Suma składek ZUS płatnika.
3. W polu Opis operacji wpisz %k, co oznacza, że w opisie pojawi się nazwa kwoty lub jej opis (podpowiedź znaczenia symboli znajdziesz po kliknięciu w w polu Opis operacji).
4. Pozostałe pola uzupełnij zgodnie z rysunkiem poniżej:

5. Analogicznie dodaj:

6. W oknie Wzorzec księgowania w zakładce Dekrety pojawiły się wszystkie wprowadzone dekrety.

7. Kliknij w , aby zapisać wzorzec księgowania. 

Krok 3: Rozksięgowanie listy płac

Aby automatycznie rozksięgować listę płac:

1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Księgowość, a następnie Dokumenty księgowe z rozwijanego menu.
2. Na liście dokumentów księgowych znajdź listę płac LP 2013-02/001.
3. Zaznacz listę płac i kliknij w przycisk Operacje w dolnej części okna, a następnie z rozwijanej listy wybierz Rozksięgowanie automatyczne.

4. Program wyszukał odpowiedni wzorzec i rozksięgował dokument za jego pomocą, co potwierdza wyświetlony raport.
5. Sprawdź, czy dokument został prawidłowo rozksięgowany. W tym celu kliknij dwukrotnie na listę płac. W panelu Dane dodatkowe i zakładce Dekrety widać, że program zaksięgował składniki na odpowiednich kontach zgodnie ze wzorem księgowania.

6. Zwróć uwagę, że status dokumentu został zmieniony na w buforze – niesprawdzony. Zmień status na zarejestrowany, aby był uwzględniany w zestawieniach i deklaracjach.