Naliczanie płac – Rozporządzenie 07.01.22 r.

Ostatnia aktualizacja: 11.03.2022 r.

Naliczanie wynagrodzeń zgodnie z rozporządzeniem z 7 stycznia 2022 roku wymaga równoczesnego naliczania w programie zaliczek na podatek dochodowy zgodnie z przepisami wprowadzonymi Polskim Ładem na rok 2022 jak i przepisami obowiązującymi na dzień 31 grudnia 2021 roku z uwzględnieniem sytuacji podatnika jaka ma miejsce w roku 2022 (korzystanie z ulg, złożenie PIT-2, wysokość kosztów podatkowych).

W związku z tak dużą komplikacją sposobu obliczanie wynagrodzeń, konieczne było wprowadzenie do programu szeregu składników pozwalających naliczyć zaliczkę na podatek zgodnie z przepisami obowiązującymi w roku 2021. Składniki te zostały w programie oznaczone końcówką „(2021)”. Bez tych dodatkowych składników nie jest możliwe prawidłowe naliczenie podatku zgodnie z przepisami z 2021 roku, a tym samym ustalenie wysokości zaliczki do zapłaty przez pracownika zgodnie z rozporządzeniem.

W celu dostosowania naliczeń do wymagań wprowadzonych rozporządzeniem z dnia 7 stycznia konieczne jest zainstalowanie wersji programu RAKSSQL 2022.1.1.1205 lub wyższej.

Po zainstalowaniu aktualizacji możliwe są dwa scenariusze postępowania uzależnione od sytuacji w jakiej znajduje się Państwa firma:

Scenariusz 1

Jeżeli możliwa jest ingerencja w historyczne listy płac.
Otwarcie list płac, usunięcie wszystkich realizacji, a następnie ponowne dodanie i naliczenie realizacji dla list płac wypłaconych w styczniu i lutym aż do momentu aktualizacji programu do wersji 2022.1.16.1205 lub wyższej.

Scenariusz 2

Jeżeli nie jest możliwa ingerencja w historyczne listy płac (ich ponowne otwarcie i przeliczenie)
Pobranie uzupełniających schematów obliczeń płacowych i naliczenie „technicznych” list płac, które wyliczą i zapiszą w bazie brakujące składniki wynagrodzeń wymagane do dalszych prawidłowych naliczeń.

Scenariusz 1

OTWARCIE LIST PŁAC, USUNIĘCIE REALIZACJI I PONOWNE DODANIE I PRZELICZENIE LIST

W tym przypadku działanie sprowadza się do następujących kroków:

1. Jeśli korzystają Państwo również z modułu FK programu RAKSSQL – zmiana statusu list płac w module FK na „niezarejestrowany” (warto zanotować numer dokument nadany w module FK, aby po dokonaniu przeliczenia list płac i ponownym ich rozksięgowaniu w module FK, ręcznie ustawić ten sam numer dokumentu)
   
   
2. Wydruk lub zapis do pliku pierwotnie naliczonych list płac w celu późniejszej weryfikacji zgodności kwot na przeliczonych listach
   
   
3. Jeśli naliczają Państwo Podatkowe listy płac PPK – usunięcie list podatkowych naliczonych z datą wypłaty w styczniu lub lutym 2022
   
   
4. Anulowanie zamknięcia list płac podlegających przeliczeniu.

W celu anulowania zamknięcia listy płac należy ustawić się na liście płac, którą chcemy ponownie otworzyć a następnie klikając prawy klawisz myszy wybrać opcję Operacje >>> Anuluj zamknięcie listy płatniczej. Operację tę możemy również wykonać, stojąc na wybranej liście płac, klikając na przycisk Operacje w prawym dolnym rogu okna i wybierając Anuluj zamknięcie listy płatniczej.

5. Usunięcie wszystkich realizacji z listy płatniczej

6. Ponowne dodanie pracowników naliczanych na danej liście płatniczej, z takimi samymi danymi jak na pierwotnej liście i naliczenie realizacji.

7. Weryfikacja prawidłowości naliczeń z wydrukami pierwotnych list płac – jedyne pozycje na liście które powinny się różnić to „Zaliczka na podatek do zapłaty” oraz kwota „Do wypłaty przelewem / gotówką”.

8. Zamknięcie list płac.

9. Jeśli naliczają Państwo Podatkowe listy płac PPK – ponowne naliczenie list podatkowych i weryfikacja ich zgodności z pierwotnymi listami.

10. Jeśli korzystają Państwo również z modułu FK programu RAKSSQL – ponowne rozksięgowanie list płac i zmiana ich statusu na „Zarejestrowany” z uwzględnieniem ręcznego ustawienia numeru dokumentu zgodnego z pierwotną numeracją.

Scenariusz 2

POBRANIE UZUPEŁNIAJĄCYCH SCHEMATÓW OBLICZEŃ PŁACOWYCH I NALICZENIE „TECHNICZNYCH” LIST PŁAC

W przypadku gdy nie mogą Państwo bądź nie chcą otwierać i ponownie przeliczać list płac możliwe jest jednorazowe skorzystanie z uzupełniających schematów obliczeń płacowych udostępnionych poniżej:

Pobrane schematy należy zaimportować do programu RAKSSQL.
W tym celu należy wykonać następujące kroki:

Krok 1. Import schematów uzupełniających

1. Z menu „Słowniki” wybrać opcję „Schematy obliczeń płacowych”

2. W oknie schematów spod prawego klawisza myszy wybrać Eksport / Import >>> Importuj (xml)

W celu otwarcia menu importów można również użyć ikony importów w prawym górnym rogu okna a następnie wybrać Importuj (xml)

3. W oknie eksportu wskazać pobrany plik i nacisnąć „Otwórz”

4. W zależności od tego czy musimy dokonać naliczeń list dla umów o pracę czy dla umów cywilnoprawnych (bądź obu rodzajów umów) należy w oknie parametrów importów zaznaczyć checkbox’y przy właściwych schematach i zaakceptować przyciskiem „Zatwierdź”.

5. Zaimportowane schematy powinny pojawić się na liście schematów we właściwych grupach.

6. Po zaimportowaniu należy kolejno wejść w okna edycji schematów uzupełniających i w każdym ze schematów zaznaczyć schemat jako domyślny.

Krok 2. Przygotowanie składników do naliczeń “technicznych” list płac

W przypadku firm, które chcą naliczać wyrównania dla pracowników za miesiące styczeń bądź za styczeń i luty należy przejść do Kroku 3.

W przypadku firm, w których nie chcą naliczać wyrównania dla pracowników za miesiące styczeń bądź za styczeń i luty należy do firmy dodać na czas naliczania list technicznych składnik „Nie odraczaj poboru zaliczki na podatek” (PDOF_NIE_ODRACZAJ_POBORU_ZALICZKI_NA_PODATEK).

1. Dodanie składnika do technicznych list płac

W tym celu należy przejść do menu  Słowniki >>> Schemat składników wynagrodzenia, a następnie z menu Operacje wybrać Składniki >>> Dodaj składnik ze schematu wzorcowego.

Następnie w grupach składników po lewej stronie okna znajdujemy grupę „PDOF” i wybieramy składnik „Nie odraczaj poboru zaliczek na podatek” potwierdzając Przyciskiem „Wybierz”.

Następnie zapisujemy składnik nie dokonując żadnych zmian w oknie parametrów składnika.

Dodany w ten sposób składnik, w zależności od potrzeb, możemy dodać na pojedynczej realizacji, umowy, pracownika, itd.

Aby dodać składnik do firmy należy przejść do menu Kartoteki >>> Pracownicy, a następnie w strukturze kadrowej stanąć na Firmie i wcisnąć klawisz „F2” lub spod prawego klawisza myszy wybrać „Edytuj”

Następnie w zakładce „Składniki inicjowane” należy wybrać „Dodaj” i z listy składników wybrać składnik „Nie odraczaj poboru zaliczki na podatek” i zapisać składnik przyciskiem „Zatwierdź”.

Składnik w sposób analogiczny dodajemy do działu.

W celu dodania składnika do pracownika lub umowy należy otworzyć kartotekę pracownika a następnie:

– w przypadku dodawania składnika do pracownika (składnik jest wtedy uwzględniany dla w naliczeniach wszystkich umów pracownika) należy przejść do zakładki „Składniki wynagrodzenia”, następnie do zakładki „Składniki inicjowane” i poprzez przycisk „Dodaj” otworzyć okno dodawania składnika. Z listy składników wybieramy składnik „Nie odraczaj poboru zaliczki na podatek” i zapisujemy składnik przyciskiem „Zatwierdź”.

– w przypadku dodawania składnika do umowy (składnik jest wtedy uwzględniany jedynie w naliczeniach dla umowy, do której został dodany) należy przejść do zakładki „Umowy o pracę” lub „Umowy cywilnoprawne”, następnie na liście umów wskazać umowę, do której ma być dodany składnik i wejść do edycji umowy.

Następnie należy odblokować umowę do edycji ikoną kłódki, zatwierdzając przyciskiem „Tak”

Następnie należy przejść do zakładki „Składniki wynagrodzenia” >>> „Składniki inicjowane” i wybierając spod prawego klawisza myszy „Dodaj” otworzyć okno dodawania składnika.

Dalsze postępowanie jest takie samo jak przy dodawaniu składnika do pracownika – z listy składników wybieramy składnik „Nie odraczaj poboru zaliczki na podatek” i zapisujemy składnik przyciskiem „Zatwierdź”.

Krok 3. Naliczenie listy „technicznej”

Naliczone listy „techniczne” zawierają składniki potrzebne do dalszych naliczeń różnicy zaliczek na podatek dochodowy za 2021 i 2022 rok.  

Listy techniczne są tworzone dla miesiąca (jedna lista techniczna obejmuje wszystkie listy płac z datą wypłaty w danym miesiącu), a nie dla konkretnej listy płac. W związku z tym tworzymy jedną listę dla każdego miesiąca, w którym nastąpiła wypłata wynagrodzeń.

Jeżeli wynagrodzenia za grudzień 2021 roku były wypłacane w styczniu 2022 roku konieczne jest naliczenie listy technicznej za styczeń 2022 roku.

1. Należy dodać listę płac jako listę podstawową z odpowiednią datą wypłaty
   
2. W oknie wyboru umów do realizacji należy zmienić domyślne ustawienie wyświetlanych umów z „nie zrealizowane” na „wszystkie”

Z listy umów należy wybrać te umowy, które zostały naliczone na wcześniejszych realizacjach z danego miesiąca.

Należy upewnić się czy do naliczenia listy „technicznej” został wybrany schemat uzupełniający, a następnie zaznaczyć umowy do naliczenia realizacji i zatwierdzić wybór umów przyciskiem „Wybierz”.

3. Zostanie naliczona “techniczna” lista płac.

Naliczona lista techniczna w podglądzie skróconym pokazuje wartości zerowe.

Naliczone kwoty są widoczne dopiero w pełnym podglądzie realizacji.

W przypadku dodania składnika „Nie odraczaj poboru zaliczki na podatek” naliczone zostaną wszystkie potrzebne do dalszych naliczeń składniki za rok 2021 z wyjątkiem składników: „Różnica nalicz. mies. podatku w stos. do 2021 r.” oraz „Różnica naliczonego podatku w stosunku do 2021 r.”.

Jeśli składnik „Nie odraczaj poboru zaliczki na podatek” nie został uwzględniony w naliczeniach, naliczone zostaną wszystkie składniki potrzebne do dalszych rozliczeń „odroczonych” zaliczek na podatek dochodowy.

4. Po naliczeniu list „technicznej” należy:

• Odznaczyć parametr „Domyślny” w uzupełniających schematach obliczeń płacowych.

• Zaznaczyć parametr „Domyślny” w Schemacie dla umowy o pracę oraz Schemacie umów cywilnoprawnych.

• W przypadku firm, w których nie naliczały wyrównania za poprzednie miesiące należy ustawić składnik „Nie odraczaj poboru zaliczki na podatek” jako nieaktywny.

W tym celu należy wejść w edycję składnika i w polu „Wartość” ustawić wartość „Nie”.

Jeżeli składnik pozostanie z wartością „Tak”, na kolejnych listach płac nie będzie naliczana różnica zaliczek na podatek dochodowy do zapłaty ustalana według przepisów za lata 2021 i 2022.

OPIS NOWYCH SKŁADNIKÓW I ICH DZIAŁANIE

SS_PDOF_NIE_ODRACZAJ_POBORU_ZALICZKI_NA_PODATEK – dodanie składnika do realizacji spowoduje niekorzystanie z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2022 r. w sprawie przedłużenia terminów poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek do chodowy od osób fizycznych (Dz. U. poz. 28)

SS_PDOF_ROZNICA_NALICZONEGO_PODATKU_W_STOSUNKU_DO_2021 – różnica naliczonego na naliczanej realizacji podatku w stosunku do podatku policzonego wg przepisów z 2021 roku.

Jeśli przychód jest mniejszy lub równy 12.800 i nie zrezygnowano z odraczania poboru podatku, to występuje:

– nadwyżka – aktualny podatek miesięczny jest wyższy od podatku miesięcznego policzonego wg przepisów z 2021 r. (do rozliczenia na kolejnych realizacjach)

– ujemna różnica – aktualny podatek jest niższy od podatku policzonego wg przepisów z 2021 r. (do jej wysokości można rozliczyć nadwyżki podatku od początku roku)

W przypadku gdy przychód przekracza kwotę 12.800 zł składnik przyjmuje wartość 0.

SS_PDOF_ROZNICA_NALICZONEGO_MIESIECZNEGO_PODATKU_W_STOS_DO_2021 – różnica naliczonego miesięcznego podatku w stosunku do miesięcznego podatku policzonego wg przepisów z 2021 roku.

Jeśli przychód jest mniejszy lub równy 12.800 i nie zrezygnowano z odraczania poboru podatku, to występuje:

– nadwyżka – aktualny podatek miesięczny jest wyższy od podatku miesięcznego policzonego wg przepisów z 2021 r. (do rozliczenia na kolejnych realizacjach)

– ujemna różnica – aktualny podatek jest niższy od podatku policzonego wg przepisów z 2021 r. (do jej wysokości można rozliczyć nadwyżki podatku od początku roku)

W przypadku gdy przychód przekracza kwotę 12.800 zł składnik przyjmuje wartość 0.

SS_PDOF_ZALICZKA_ODROCZONA_OD_POCZATKU_ROKU – zaliczka na podatek odroczona od początku roku (z miesięcy poprzedzających naliczaną realizację).

Do jej wysokości można rozliczać ujemną różnicę naliczonego podatku w stosunku do 2021 r.

SS_PDOF_ROZLICZENIE_ZALICZKI_ODROCZONEJ – Rozliczenie zaliczki odroczonej na naliczanej realizacji:

– odroczona zaliczka podatku od początku roku, którą można potrącić na aktualnej realizacji (wartość > 0 zwiększa podatek do zapłaty)

– nadwyżka podatku policzonego wg aktualnych przepisów w stosunku do podatku policzonego wg przepisów z 2021 roku (wartość < 0 zmniejsza podatek do zapłaty)

SS_PDOF_ROZLICZENIE_ZALICZKI_ODROCZONEJ_MIESIECZNE – Rozliczenie zaliczki odroczonej miesięczne:

– odroczona zaliczka podatku od początku roku, którą można potrącić w miesiącu wypłaty (wartość > 0 zwiększa podatek do zapłaty miesięczny)

– nadwyżka podatku miesięcznego policzonego wg aktualnych przepisów w stosunku do podatku miesięcznego policzonego wg przepisów z 2021 roku (wartość < 0 zmniejsza podatek do zapłaty miesięczny)

Warunek ograniczenia stosowania przepisów Rozporządzenia do przychodu mniejszego lub równego 12.800 zł sprawdzany jest narastająco w skali miesiąca. Jeżeli limit zostanie przekroczony nie na pierwszej lecz na kolejnej realizacji, program będzie dążył do wyzerowania wartości składnika w skali miesiąca, w związku z czym składniki mogą przyjmować wartości zarówno dodatnie jak i ujemne w skali miesiąca.

Przykład

Zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 7 stycznia,  jeżeli zaliczka na pdof liczona wg zasad obowiązujących w 2021 jest niższa niż wyliczona zgodnie z Polskim Ładem, to pracodawca pobiera zaliczkę za 2021. Zaliczka ta określana w programie Raks jako „zaliczka odroczona” jest „odkładana” do rozliczenia w przyszłości gdy zaliczka za rok 2021 będzie wyższa od zaliczki wg Polskiego Ładu.

Nadwyżka zaliczki wyliczonej zgodnie z Polskim Ładem nad zaliczką za 2022 jest wykazywana w składniku SS_PDOF_ROZLICZENIE_ZALICZKI_ODROCZONEJ  – “Rozliczenie zaliczki odroczonej” ze znakiem minus i pomniejsza zaliczkę do zapłaty na bieżącej realizacji. Podatek odroczony z kolejnych miesięcy jest kumulowany w składniku SS_PDOF_ZALICZKA_ODROCZONA_OD_POCZATKU_ROKU – “Zaliczka na podatek odroczona od początku roku”.

Przyjmijmy, że w kolejnych miesiącach mamy następującą sytuację:

– styczeń – zaliczka wg Polskiego Ładu wyniosła 706 zł, zaliczka za rok 2021 wyniosła 567 zł

– luty – zaliczka wg Polskiego Ładu wyniosła 597 zł, zaliczka za rok 2021 wyniosła 508 zł

– marzec: zaliczka wg Polskiego Ładu wyniosła 119 zł, zaliczka za rok 2021 wyniosła 247 zł

W styczniu wartości poszczególnych składników będą następujące:

– SS_PDOF_ZALICZKA_ODROCZONA_OD_POCZATKU_ROKU: 0 zł (jest to pierwszy miesiąc roku i nie ma skumulowanego podatku odroczonego)

– SS_PDOF_ROZLICZENIE_ZALICZKI_ODROCZONEJ:  – 139 zł (różnica 567 zł – 706 zł)

– SS_PDOF_ROZLICZENIE_ZALICZKI_ODROCZONEJ_MIESIĘCZNE:  – 139 zł

– SS_PDOF_ROZNICA_NALICZONEGO_PODATKU_W_STOSUNKU_DO_2021: 139 zł

– SS_PDOF_ROZNICA_NALICZONEGO_MIESIECZNEGO_PODATKU_W_STOS_DO_2021: 139 zł

Zaliczka na podatek do zapłaty na bieżącej realizacji zostanie pomniejszona o kwotę 139 zł. Podatek do zapłaty wyniesie 567 zł.

W lutym wartości poszczególnych składników będą następujące:

– SS_PDOF_ZALICZKA_ODROCZONA_OD_POCZATKU_ROKU: 139 zł (przeniesienie podatku odroczonego ze stycznia)

– SS_PDOF_ROZLICZENIE_ZALICZKI_ODROCZONEJ:  – 89 zł (różnica 508 zł – 597 zł)

– SS_PDOF_ROZLICZENIE_ZALICZKI_ODROCZONEJ_MIESIĘCZNE:  – 89 zł

– SS_PDOF_ROZNICA_NALICZONEGO_PODATKU_W_STOSUNKU_DO_2021: 89 zł

– SS_PDOF_ROZNICA_NALICZONEGO_MIESIECZNEGO_PODATKU_W_STOS_DO_2021: 89 zł

Zaliczka na podatek do zapłaty na bieżącej realizacji zostanie pomniejszona o kwotę 89 zł. Podatek do zapłaty wyniesie 508 zł.

W marcu wartości poszczególnych składników będą następujące:

– SS_PDOF_ZALICZKA_ODROCZONA_OD_POCZATKU_ROKU: 228 zł (zwiększenie o kwotę podatku odroczonego z lutego)

– SS_PDOF_ROZLICZENIE_ZALICZKI_ODROCZONEJ:  128 zł (różnica 247 zł – 119 zł)

– SS_PDOF_ROZLICZENIE_ZALICZKI_ODROCZONEJ_MIESIĘCZNE:  128  zł

– SS_PDOF_ROZNICA_NALICZONEGO_PODATKU_W_STOSUNKU_DO_2021: -128 zł

– SS_PDOF_ROZNICA_NALICZONEGO_MIESIECZNEGO_PODATKU_W_STOS_DO_2021: -128 zł

 W marcu zaliczka na podatek za rok 2021 jest wyższa od obliczonej zgodnie z Polskim Ładem o kwotę 128 zł. Do tej kwoty możemy pracownikowi zwiększyć zaliczkę na podatek do zapłaty na bieżącej realizacji pomniejszając jednocześnie podatek odroczony skumulowany w składniku “Zaliczka na podatek odroczona od początku roku.

Zaliczka na podatek do zapłaty na bieżącej realizacji zostanie zwiększona o kwotę 128 zł. Podatek do zapłaty wyniesie 247 zł.