Aplikacja E-pracownik pozwala na odtworzenie struktury organizacyjnej danej firmy poprzez podzielenie użytkowników aplikacji na przełożonych i podwładnych. W tym celu należy najpierw użytkownikom nadać odpowiednie role. Osobom, które pełnią rolę zarządzających pracownikami, rolę Kadrowej, kierownikom rolę Kierownika, pracownikom rolę Pracownika. Dzięki temu będzie można stworzyć odpowiednie relacje między przełożonymi i podwładnymi, a tym samym określić, kto komu zatwierdza wnioski urlopowe.
Do stworzenia takiej struktury służy funkcja „Struktura podwładnych” dostępna dla Księgowej i Kadrowej. Funkcję włącza się z menu głównego lub paska nawigacyjnego. Uruchomiona funkcjonalność wyświetla następujący ekran:
Na stronie widoczny jest przycisk umożliwiający dodanie (przydzielenie) podwładnego do wybranego z listy użytkownika z nadaną rola Kierownika oraz lista podwładnych, przydzielonych do wskazanego Kierownika.
Aby przydzielić podwładnego należy najpierw z listy kierowników wybrać odpowiedniego użytkownika, a następnie kliknąć przycisk „Dodaj podwładnego”. Na ekranie pojawi się następujące okno:
W oknie zostanie wyświetlona listy wszystkich zarejestrowanych w E-pracowniku użytkowników, którzy nie są jeszcze przydzieleni do wybranego wcześniej kierownika/przełożonego. Podwładnym Kierownika może być inny Kierownik, dzięki czemu możliwe jest zbudowanie wielopoziomowej struktury zależności między pracownikami. Aby przypisać odpowiednich pracowników, należy zaznaczyć pusty kwadrat narysowany przy nazwisku każdego z pracowników i nacisnąć przycisk „Przypisz zaznaczonych pracowników”.
Przypisani pracownicy pojawią się na liście podwładnych wybranego wcześniej kierownika. Lista zawiera następujące dane:
- Nazwisko i imię pracownika
- E-mail pracownika
- Role pracownika
- Przycisk „Usuń” umożliwiający odpięcie pracownika od przełożonego
Jeżeli pracownik nie jest przydzielony do żadnego Kierownika, nikt nie będzie mógł zatwierdzać jego wniosków urlopowych.