Sprzedaż usług

Mając zdefiniowane usługi w kartotece artykułów, możliwe jest przeprowadzenie procesu sprzedaży w trybie bezmagazynowym. Jest on inicjowany wystawieniem faktury sprzedaży. W tym rozdziale zostanie pokazane jak wystawić fakturę sprzedaży dodając do niej pozycje znajdujące się w kartotece artykułów oraz jak skorygować błędnie wystawioną fakturę.

Cele:

  • poznanie procesu sprzedaży w programie,
  • skorygowanie błędnie wystawionej faktury.

Wymagania:

  • zainstalowany RAKSSQL,
  • założona firma,
  • wykonane ćwiczenia Ustawienia, Usługi.

Krok 1: Wprowadzenie danych odbiorcy

W tym kroku: Na przykładzie omówimy dodawanie odbiorcy, aby później, podczas wystawiania faktury, program zaczytywał dane kontrahenta z kartoteki do dokumentu.

Uwaga: Kartoteka kontrahentów jest wspólna dla wszystkich modułów programu. Dlatego w przypadku wcześniejszego wykonania ćwiczeń z modułu Finanse i Księgowość, w module Sprzedaż będą widoczne wprowadzone tam kontakty. Aby uniknąć ewentualnych nieścisłości danych w kolejnych przykładach, proponujemy, niezależnie od wykonanych wcześniej ćwiczeń, prześledzić dodawanie kontrahenta w poniższym kroku.

  • Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS
  • Dodawanie odbiorcy

Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS

Aby pobrać dane kontrahenta z bazy GUS:

  1. Uruchom program.
  2. W oknie logowania, jeżeli ustawione jest inaczej, wybierz Identyfikator ADMIN i moduł Sprzedaż, a następnie .
  3. W oknie Logowanie do programu kliknij w . Otworzy się okno z informacją, że nie zostaną uruchomione funkcje programu związane z obsługą modułu CRM. Kliknij , aby zgodzić się na uruchomienie programu bez CRM-a.
  4. W uruchomionym module Sprzedaż w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontrahenci z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty.
  5. W oknie Kontakty kliknij w przycisk  i z rozwijanego menu wybierz Dodaj firmę. Otworzy się okno Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS.
  6. W polu Podaj numer NIP lub REGON wpisz 1130093176. W pole Podaj kod weryfikacji przepisz kod weryfikacyjny z obrazka. Następnie kliknij w .

Wskazówka: Jeśli nie możesz rozpoznać znaków na obrazku weryfikacyjnym, kliknij w , aby pojawił się nowy obrazek.

Informacja: Jeśli w oknie Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS odznaczysz opcję Pokaż to okno przed dodaniem nowego kontrahenta, program po wybraniu polecenia → Dodaj firmę będzie od razu otwierał okno Dane kontaktu, umożliwiając ręczne podanie danych kontrahenta.

Wskazówka: Dostęp do okna Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS jest dostępny również za pomocą przycisków w polu NIP w zakładce Podstawowe okna Dane kontaktowe i w polu Regon w zakładce Finansowej i Księgowe.

  1. Program wyszukał w bazie GUS-u firmę o podanym NIP-ie i uzupełnił okno Dane kontaktu jej danymi adresowymi. Więcej informacji o oknie Dane kontaktu znajdziesz w opisie ręcznego dodawania kontrahenta.
  2. Po uzupełnieniu pozostałych danych, kliknij w , aby zapisać kontakt.

Dodawanie odbiorcy

Aby dodać odbiorcę:

  1. W oknie Kontakty kliknij w przycisk  i z rozwijanego menu wybierz Dodaj firmę. Jeśli pojawi się okno Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS, kliknij w . Pojawi się okno Dane kontaktu.
  2. W zakładce Podstawowe w panelu Typ – Archiwalny zostaw zaznaczoną opcję Odbiorca.
  3. Panel Dane identyfikacyjne wypełnij zgodnie z poniższym rysunkiem:
  1. W panelu Dane adresowe uzupełnij dane adresowe zgodnie z poniższym rysunkiem:
  1. Przejdź do zakładki Sprzedaż i Magazyn. W panelu Osoby upoważnione można dodać dane osoby, która jest upoważniona z ramienia kontrahenta przykładowo do podpisywania dokumentów lub odbioru towaru. Kliknij .

Informacja: Program weryfikuje poprawność danych i jeżeli wykryje błędy (np. błędny numer NIP), wyświetli stosowny komunikat. Jeśli wprowadzone dane mają służyć tylko nauce, należy kliknąć Tak i pozwolić zapisać dane mimo błędów. Nie wpłynie to na dalszą pracę programu

  1. Otworzy się okno Dane osoby upoważnionej. Uzupełnij dane zgodnie z rysunkiem poniżej.
  1. Kliknij . Dane osoby upoważnionej zostały dodane do listy w panelu Osoby upoważnione.
  2. Kliknij , aby zakończyć dodawanie odbiorcy. Odbiorca został dodany do listy kontaktów grupy Kontrahenci krajowi w zakładce Podstawowe.

Krok 2: Wystawienie faktury sprzedaży

W tym kroku: Wykonamy symulację procesu sprzedaży. Wystawimy fakturę sprzedaży usługi przeprowadzenia szkolenia w grupie 6 osobowej dla 3 osób. Skorzystamy z opcji automatycznego tworzenia przez program dokumentu przyjęcia do kasy zapłaty w formie gotówki.

Aby wystawić fakturę sprzedaży:

  1. W uruchomionym module Sprzedaż w menu głównym wybierz Sprzedaż, a następnie Sprzedaż [FV, PA, FE, WDT(T), FO] z rozwijanego menu.
  1. Pojawia się okno Sprzedaż – paragony, faktury. Po lewej stronie okna znajduje się panel filtrujący, który umożliwia wyszukanie dokumentów sprzedaży zgodnie z określonymi przez użytkownika parametrami (np. data wystawienia, kontrahent, data ostatniej modyfikacji). W głównej części okna znajduje się lista z dokumentami sprzedaży, która obecnie powinna być pusta.

    Kliknij w dolnej części okna, a następnie Dodaj fakturę VAT (FS) → Bez dokumentu magazynowego z rozwijanej listy.
  1. Otworzy się okno Faktura VAT [tryb bezmagazynowy] podzielone na trzy panele. W pierwszym panelu należy uzupełnić datę sprzedaży i dane odbiorcy. W polu Data sprzedaży program wpisuje dzisiejszą datę. W polu Nazwa skrócona odbiorcy kliknij w przycisk .
  2. Otworzy się okno Kontakty. Znajdź i zaznacz firmę SFKSERO, a następnie kliknij w . Program uzupełnił pola w sekcji Odbiorca i Nabywca w oknie Faktura VAT [tryb bezmagazynowy].

Wskazówka: W przypadku posiadania w bazie większej liczby kontrahentów, w oknie Kontakty przydadzą się opcje ułatwiające wyszukanie potrzebnej firmy. Po lewej stronie okna dostępna jest struktura z podziałem na grupy, stworzona w poprzednim ćwiczeniu. W górnej części okna znajduje się pole Wyszukiwanie kontaktów, które umożliwia wyszukiwanie po określonym parametrze kontaktu. Obok pola Wyszukiwanie kontaktów w górnej części okna znajduje się ikona przedstawiająca lupę . Naciśnij tę ikonę, aby rozwinąć menu wyszukiwania i zaznaczyć odpowiednią opcję.

Informacja: Nabywca to kontrahent, na którego będzie wystawiona faktura VAT i który jest płatnikiem (np. centrala firmy). Odbiorca to podmiot, który jest adresatem sprzedaży (np. oddział firmy).

Wskazówka: Kliknij w przycisk , jeśli chcesz uzyskać informację o wszystkich dokumentach wystawionych dla wybranego kontrahenta.

  1. W sekcji Dokument w panelu obok program uzupełnił kod dokumentu (FS), kolejny numer (ponieważ to pierwszy dokument, to program wpisał 1) i maskę numeracji. Poniżej znajdują się pola określające sposób płatności (domyślnie ustawiona Gotówka) i wyliczania ceny. Zostaw ustawienia domyślne.

Wskazówka: Maskę numeracji dla dokumentu przychodu zewnętrznego można zmienić wybierając w menu głównym Słowniki → Kody dokumentów. W oknie Kody dokumentów należy wyszukać dokument FS i kliknąć z niego dwukrotnie w celu otworzenia okna edycyjnego. W polu Maska można ustawić maskę numeracji zgodnie z indywidualnymi preferencjami.

  1. W dolnym panelu w zakładce Pozycje dodaje się kolejne artykuły lub usługi podlegające sprzedaży. Kliknij w , a następnie Dopisz usługę z rozwijanej listy.
  2. Otworzy się okno Dopisywanie usługi. W panelu Wybór artykułu w polu Identyfikator kliknij w przycisk .
  3. Pojawi się okno Kartoteka artykułów. Znajdują się tu usługi zdefiniowane w poprzednim ćwiczeniu. Po lewej stronie znajduje się panel z podziałem na grupy zdefiniowane w kartotece towarów. Kliknij w przycisk przy grupie Wszystkie, aby rozwinąć całą strukturę. Następnie zaznacz grupę Szkolenia. Zaznacz Szkolenie w grupie 6 os. poranne (Szk/0001) i kliknij .
  4. W oknie Dopisywanie usługi program uzupełnił pola z danymi usługi przepisanymi z kartoteki artykułu.
  5. W panelu Ilość usługi w polu Jedn. własna wpisz 3.
  6. W panelu Cena sprzedaży w polu Cena netto wpisz 250. Program, na podstawie podanej przy definiowaniu artykułu stawki VAT, przeliczył i uzupełnił pole Cena brutto.
  7. Kliknij w . Usługa (Szkolenie w grupie 6 os. poranne) została dodana do listy w zakładce Pozycje w oknie Faktura VAT [tryb bezmagazynowy], jednak okno Dopisywanie usługi nadal jest aktywne i umożliwia wyszukanie i dodanie kolejnej pozycji.
  1. Kliknij w  w oknie Dopisywanie usługi. Następnie kliknij  w w oknie Faktura VAT [tryb magazynowy], aby zapisać dokument.
  2. Ponieważ jako sposób płatności wybrana była Gotówka, po zapisaniu faktury otworzy się okno Gotówka. W polu Przyjęto i Kwota płatności program wpisał sumę wyliczoną na podstawie pozycji dodanych w oknie Faktura VAT [tryb bezmagazynowy]. Kliknij .
  1. Pojawi się okno Parametry funkcji dla faktury, umożliwiające ustawienie wydruku dokumentu. Zostaw ustawienia domyślne i kliknij . Program wyświetli okno z podglądem wydruku faktury VAT. Możesz wydrukować fakturę klikając w lub zamknąć okno.

Informacja: Dokument można wydrukować później w dowolnej chwili, klikając na niego prawym przyciskiem myszy i wybierając z menu kontekstowego polecenie Drukuj.

  1. Po wydrukowaniu lub zamknięciu okna podglądu ponownie pojawi się okno Parametry funkcji, tym razem dla dokumentu wydania z magazynu. Kliknij . Program wyświetli okno z podglądem wydruku dokumentu wydania z magazynu. Ponieważ wystawiliśmy fakturę dla usług, dokument ten nie będzie zawierał żadnej pozycji. Zamknij okno.
  2. I raz jeszcze otworzy się okno Parametry funkcji, dla dokumentu kasowego. Kliknij . Program wyświetli podgląd dokumentu kasowego. Możesz wydrukować dokument klikając w lub zamknąć okno.

Informacja: Wygenerowane dokumenty są dostępne:

Faktura sprzedaży: menu główne Sprzedaż → Sprzedaż [FV, PA, FE, WDT(T), FO] → okno Sprzedaż – paragony, faktury
Dokument kasowy: menu główne Finanse → Dokumenty kasowe → okno Dokumenty kasowe

Krok 3: Korekta faktury sprzedaży

W tym kroku: Skorygujemy fakturę wystawioną w poprzednim kroku, zmieniając liczbę osób biorących udział w szkoleniu i cenę jednostkową. W związku z wykonaną korektą program automatycznie wystawi dokument zwrotu nadpłaty z kasy.

Aby skorygować fakturę sprzedaży:

  1. W uruchomionym module Sprzedaż w menu głównym wybierz Sprzedaż, a następnie Korekty sprzedaży [KS, KFO] z rozwijanego menu.
  1. Pojawia się okno Korekty sprzedaży. Po lewej stronie okna znajduje się panel filtrujący. W głównej części okna znajduje się lista z korektami sprzedaży, która obecnie powinna być pusta.

    Kliknij w  w dolnej części okna, a następnie Dodaj korektę PA/FS/FE/WDT/RCZ → Bez dokumentu magazynowego z rozwijanej listy.
  1. Otworzy się okno Wybierz dokument do skorygowania. Zaznacz wystawioną w poprzednim kroku fakturę i kliknij w .
  2. Otworzy się okno Korekta faktury VAT [tryb bezmagazynowy]. W dolnym panelu w zakładce Pozycje dodaje się kolejne usługi i artykuły podlegające korekcie. Kliknij w , a następnie Dopisz pozycję z faktury z rozwijanej listy.
  3. Pojawi się okno Pozycje faktury sprzedaży, w którym znajduje się lista wszystkich pozycji wymienionych na korygowanej fakturze. Zaznacz Szkolenie w grupie 6 os. poranne (Szk/0001) i kliknij .
  4. Otworzy się okno Pozycja korekty sprzedaży. W zakładce Ilość-ceny przed sprzedażą w panelu Cena sprzedaży zmień cenę netto po korekcie na 280,00.
  5. Przejdź do zakładki Ilość. Kliknij na pole w kolumnie Ilość po korekcie i wpisz 2. Następnie kliknij .
  6. W oknie Korekta faktury VAT [tryb bezmagazynowy] w panelu Pozycje program dodał dwa wiersze z informacją na temat korygowanej pozycji (ceny i liczby osób). Kliknij .
  1. Otworzy się okno Gotówka, które reprezentuje przepływ gotówki w kasie. W polu Wydano i Kwota płatności program wpisał różnicę wynikającą ze skorygowania faktury, jaką należy zwrócić odbiorcy. Kliknij .
  2. Pojawi się okno Parametry funkcji dla korekty faktury, umożliwiające ustawienie wydruku dokumentu. Zostaw ustawienia domyślne i kliknij . Program wyświetli okno z podglądem wydruku korekty faktury VAT. Możesz wydrukować korektę fakturę klikając w lub zamknąć okno.

Informacja: Stworzony dokument można wydrukować później w dowolnej chwili, klikając na niego prawym przyciskiem myszy i wybierając z menu kontekstowego polecenie Drukuj.

  1. Po wydrukowaniu lub zamknięciu okna podglądu ponownie pojawi się okno Parametry funkcji, tym razem dla dokumentu zwrotu do magazynu. Kliknij . Program wyświetli okno z podglądem wydruku dokumentu zwrotu do magazynu. Ponieważ wystawiliśmy korektę dla usług, dokument ten nie będzie zawierał żadnej pozycji. Zamknij okno.
  2. I raz jeszcze otworzy się okno Parametry funkcji, dla dokumentu kasowego. Kliknij . Program wyświetli podgląd dokumentu kasowego. Możesz wydrukować dokument klikając w lub zamknąć okno.

Informacja: Wygenerowane dokumenty są dostępne:

Korekta faktura sprzedaży: menu główne Sprzedaż → Korekty sprzedaży [KS, KFO] → okno Korekty sprzedaży
Dokument kasowy: menu główne Finanse → Dokumenty kasowe → okno Dokumenty kasowe

Krok 4: Zestawienia

W tym kroku: Wygenerujemy przykładowe zestawienie sprzedaży.

Aby wygenerować zestawienie:

  1. W uruchomionym module Sprzedaż w menu głównym wybierz Zestawienia → Zestawienia – generator raportów i analiz → 02. Sprzedaż → 02. Sprzedaż wg odbiorców → Sprzedaż wg odbiorców.
  1. Otworzy się okno Parametry, w którym należy ustawić parametry związane z zestawieniem.
  2. W polu Firma kliknij w . Otworzy się okno Lista firm. Zaznacz firmę, w której pracujesz (zgodnie z przebiegiem samouczka powinna to być Firma testowa sp. z o.o.) i kliknij .
  3. W sekcji Magazyn w polu Magazyny kliknij w , aby rozwinąć listę magazynów. Ponieważ nie zakładaliśmy nowego magazynu, na liście znajduje się tylko magazyn domyślny. Zaznacz okienko w kolumnie Wybierz przy Magazyn 1.
  4. W sekcji Dokumenty i kody dokumentów w polu Kody dokumentów kliknij w , aby rozwinąć listę dostępnych kodów dokumentów. Klikając w okienko zaznaczania możesz wybrać rodzaje dokumentów, które mają być uwzględnione w zestawieniu. Zaznacz Faktury sprzedaży i Korekty sprzedaży.
  1. W sekcji Przedział dat należy ustawić okres dla którego ma być wykonane zestawienie. Program domyślnie podpowiada datę początku i końca obecnego miesiąca. Wpisz takie daty, żeby przedział zawierał datę wystawienia faktury i korekty wystawionych w poprzednich krokach.
  2. Przejdź do sekcji Inne parametry. W polu Data końcowa dla uwzględnianych KZ wpisz datę późniejszą niż Data końcowa z sekcji Przedział dat.
  3. Kliknij . Otworzy się okno Podgląd danych raportu w którym możesz zobaczyć jak wyglądała sprzedaż w danym okresie.

Wskazówka: W sposób zbliżony do opisanego powyżej można wygenerować dowolne z zestawień dostępnych w menu Zestawienia.