Środki trwałe

W tym rozdziale zostaną omówione podstawowe zagadnienia związane z ewidencją środków trwałych, takie jak dodawanie środka trwałego przy podaniu tylko niezbędnych z punktu widzenia programu danych i wykonanie najprostszych operacji, czyli wyznaczenie planu amortyzacji i wykonanie miesięcznych umorzeń.

Cele: 

  • nauczenie się dodawania środka trwałego na przykładzie samochodu służbowego,
  • zapoznanie się z ewidencją wydarzeń związanych ze środkami trwałymi.

Wymagania:

  • zainstalowany program RAKSSQL,
  • założona firma i rok obrotowy.

Krok 1: Dodawanie środków trwałych

W tym kroku: Dodamy samochód służbowy do ewidencji środków trwałych skupiając się na tych danych, które umożliwią w następnym kroku dodanie zdarzeń.

Aby dodać pozycję do ewidencji środków trwałych:

  1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Środki trwałe, a następnie Środki trwałe z rozwijanego menu. Uruchomi się okno Środki trwałe.
  2. Lewa część okna zawiera informacje o grupach środków, służących do uporządkowania danych. W prawej części znajduje się lista środków trwałych, obecnie pusta. Kliknij . Pojawi się okno Środek trwały.
  3. Okno zawiera kilka zakładek, z których na tym etapie interesować nas będą: Dane środka i Dane o amortyzacji. Wypełnij pola w zakładce Dane środka zgodnie z poniższym rysunkiem.

Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.

  1. Przełącz zakładkę na Dane o amortyzacji i wypełnij pola zgodnie z poniższymi rysunkami. Podane współczynniki i kwoty pozwolą później zautomatyzować proces ewidencji zdarzeń:
  1. Kliknij , aby dodać samochód do środków trwałych.

Krok 2: Przyjęcie do użytkowania

W tym kroku: Wykonamy przyjęcie do użytkowania samochodu dodanego w poprzednim kroku do środków trwałych i wystawimy odpowiedni dokument.

Wskazówka: Program wymusza dodawanie zdarzeń w chronologicznie logicznym porządku. Przykładowo, przed przyjęciem środka do użytkowania niemożliwe jest wyznaczenie amortyzacji, zmiany wartości środka trwałego czy zlikwidowanie/sprzedanie środka trwałego.

Aby przyjąć do użytkowania środek trwały:

  1. Jeśli okno Środki trwałe nie jest otwarte to w uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Środki trwałe, a następnie Środki trwałe z rozwijanego menu.
  2. W głównej części okna widoczny jest samochód dodany w poprzednim kroku. Kliknij na niego, aby go zaznaczyć na zielono.
  3. W dolnym menu kliknij na i z rozwijanego menu wybierz pierwszą opcję Przyjmij do użytkowania.
  1. Pojawi się okno w wyborem daty przyjęcia. Podpowiada się data wpisana przy dodawaniu środka trwałego w polu Początek amortyzacji w programie. Nie zmieniaj jej. Opcja Wystaw dokumenty przyjęcia pozwala od razu wystawić dokument, zostaw ją zaznaczoną. Kliknij .
  1. Ponieważ opcja Wystaw dokumenty przyjęcia była zaznaczona uruchomiło się okno Dokumenty przyjęcia środków trwałych. W dolnej części tego okna znajdują się pola, które należy wypełnić w celu wystawienia dokumentu.
  1. Kliknij . Program wyświetli pytanie, czy wydrukować dokument. Nie ma potrzeby drukować dokumentu, więc kliknij Nie.
    Wydrukowany dokument ma postać jak na poniższym rysunku.
  1. Zwróć uwagę, że w oknie głównym stan samochodu zmienił się na Przyjęty.

Krok 3: Amortyzacja i umorzenia

W tym kroku: Pokażemy jak ewidencjonować zdarzenia związane z środkami trwałymi. Prześledzimy “przyspieszony” proces życia środka trwałego w firmie. W realnym świecie rzadko kupuje się samochód, żeby go za kilka dni sprzedać. Nakreślona sytuacja ma więc głównie sens edukacyjny.

Wskazówka: Po przyjęciu środka do użytkowania, pozostałe wydarzenia można dodawać w dowolnej kolejności, z tym że wykonanie miesięcznego umorzenia należy poprzedzić wyznaczeniem rocznego planu amortyzacji, a po likwidacji/sprzedaży środka trwałego nie można na nim wykonywać żadnych innych wydarzeń.

Przedstawimy dodawanie wydarzeń w następującej kolejności:

  • wyznaczenie rocznego planu amortyzacji,
  • wykonanie umorzenia miesięcznego,
  • sprzedaż.

Wyznaczenie rocznego planu amortyzacji

Aby wyznaczyć plan amortyzacji:

  1. W dolnym menu kliknij na  i z rozwijanego menu wybierz pierwszą opcję Wyznacz roczny plan amortyzacji.
  2. Pojawia się okno z wyborem daty wyznaczenia planu. Podpowiada się data wpisana przy dodawaniu środka trwałego w polu Początek amortyzacji w programie. Nie zmieniając jej kliknij .
  3. Pojawi się okno Roczne plany amortyzacji. Aby zobaczyć wyliczone umorzenia miesięczne przesuń suwak w dolnej części okna w prawo. Następnie kliknij .
  4. Kliknij dwukrotnie na wiersz z samochodem, aby otworzyć okno edycji. Zobacz, że została dodana nowa zakładka Plany amortyzacji. W tej zakładce możesz prześledzić przebieg amortyzacji wyliczony na podstawie parametrów podanych w zakładce Dane o amortyzacji podczas dodawania środka trwałego.

Wskazówka: Wszystkie wydarzenia dodawane są do listy w zakładce Wydarzenia w oknie Środek trwały, które uruchamia się klikając dwukrotnie na daną pozycję w ewidencji środków trwałych.

Wykonanie umorzenia miesięcznego

Aby wykonać miesięczne umorzenie:

  1. Mając cały czas uruchomione okno Środek trwały przejdź do zakładki Wydarzenia. Jest to kolejne miejsce, w którym można dodać zdarzenie. Kliknij w . Pokaże się takie samo menu co poprzednio. Wybierz Wykonaj umorzenie miesięczne.
  2. Pojawia się okno z możliwością wyboru daty. Program podpowiada koniec aktualnego miesiąca. Kliknij .
  3. Pojawia się okno Umorzenia miesięczne (nazwa miesiąca i rok), a w nim informacja o umorzeniu. Kliknij . Kolejne wydarzenie zostało dodane do listy Wydarzenia dla środka.

Sprzedaż

Aby dodać sprzedaż do ewidencji zdarzeń:

  1. Kliknij w . Wybierz Wykonaj sprzedaż.
  2. Pojawi się okno z możliwością wyboru daty sprzedaży i wprowadzenia numeru dokumentu sprzedaży. Wpisz numer dokumentu sprzedaży (np. 006/02/2015) i kliknij .
  3. Wydarzenie Sprzedaż zostało dodane do listy wydarzeń. Kliknij , aby zapisać zmiany i zamknąć okno Środek trwały. Zwróć uwagę, że stan samochodu zmienił się na Sprzedany i środek został wyszarzony.

Krok 4: Wystawianie dokumentów

W tym kroku: Najpierw zdefiniujemy kod dokumentu dla umorzenia miesięcznego, a później wystawimy dla niego dokument.

Kod dokumentu

Wskazówka: Aby przypomnieć sobie jak dodać kod dokumentu zajrzyj tutaj.

Aby zdefiniować kod dokumentu dla umorzenia miesięcznego:

  1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu górnym wybierz Słowniki, a następnie Kody dokumentów.
  2. W panelu Kategorie dokumentów w polu Moduł wybierz z listy Środki trwałe, a poniżej zaznacz Dokumenty wydarzeń dla ŚT. Następnie w dolnej części okna kliknij .
  3. Stwórz kod dokumentu zgodny z poniższym obrazkiem i kliknij .

Dodawanie dokumentu

Aby dodać dokument dla umorzenia miesięcznego:

  1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu górnym wybierz Środki trwałe, a następnie Dokumenty wydarzeń ŚT.
  2. Pojawiła się lista z dokumentami wydarzeń ŚT, która obecnie powinna być pusta. W dolnej części okna kliknij w  i z rozwijanego menu wybierz Dodaj.
  3. Pojawiło się okno Dokument wydarzeń ST. W polu Data wpisz datę końca miesiąca. W polu Kod dokumentu wybierz z rozwijanej listy stworzony przed chwilą kod UM. Pogram automatycznie wypełnia pole Numer zgodnie z maską ustaloną podczas definiowania kodu dokumentu.
  4. W panelu Wydarzenia powiązane z dokumentem kliknij w przycisk i z rozwijanego menu wybierz Przypisz wydarzenia.
  5. Pojawi się okno Wybór wydarzeń. Zaznacz wydarzenie Umorzenie miesięczne i kliknij .

Wskazówka: Jeśli na liście jest więcej środków stałych, których wartość podlega comiesięcznemu umorzeniu, możesz w oknie Wybór wydarzeń zaznaczyć wszystkie umorzenia dla danego miesiąca. Spowoduje to wystawienie jednego zbiorczego dokumentu dla umorzeń wszystkich środków trwałych.

  1. Program dodał wydarzenie do listy. Kliknij .
  2. Utworzony dokument został dodany do listy Dokumenty wydarzeń ŚT.

Informacja: Utworzony dokument pojawił się również na liście dokumentów księgowych dostępnych w Księgowość → Dokumenty księgowe. Z tego miejsca będzie go można zaksięgować, co zrobimy w następnym rozdziale.