Zarządzanie dostępem do programu

W tym kroku: Dodamy grupy użytkowników. Grupy mają na celu skatalogowanie użytkowników mających posiadać te same prawa i dostęp do funkcji w programie.

Uwaga: Przy planowaniu grup należy pamiętać, że użytkownik dziedziczy uprawnienia po grupie.

Przykład: Jeżeli użytkownikowi odbierzemy uprawnienia do edytowania dokumentów, ale uprawnienie to będzie nadane grupie, w której użytkownik się znajduje, to ostatecznie użytkownik ten będzie mógł edytować dokumenty. Dlatego, jeżeli chcemy odebrać uprawnienia na edycję tylko jednemu użytkownikowi grupy Handlowcy, bo jest uczącym się praktykantem, to należy wyłączyć go z grupy, albo stworzyć dla niego specjalną grupę Początkujący Handlowcy, która będzie miała wymagane uprawnienia.

Wskazówka: Dodanie tylu grup użytkowników, na ile modułów posiadamy licencję, ułatwi rozdzielanie profili logowania. Grupom warto nadawać czytelne nazwy związane z ich funkcjami.

W tym kroku: Do utworzonych w poprzednim kroku grup dodamy użytkowników.

Informacja: Identyfikator jest to login, za pomocą którego użytkownik będzie się logował do programu. Musi mieć unikatową postać. Może składać się z maksymalnie 8 znaków.

Wskazówka: Zaznaczenie opcji Administrator systemu powoduje przyznanie użytkownikowi uprawnień administratora systemu, z czym wiąże się możliwość wykonywania archiwizacji danych.

Wskazówka: Użytkownik może należeć do większej liczby grup (np. Główny Administrator). Aby przypisać użytkownikowi kolejną grupę, kliknij na niego dwukrotnie. Otworzy się okno edycji Użytkownik systemu, identyczne jak podczas dodawania nowego użytkownika. W panelu Przynależność do grup zaznacz grupy, do których ma należeć użytkownik.

 
Wyjaśnienie, dlaczego czasem warto jednego użytkownika przypisać do kilku grup, znajduje się w kolejnych krokach.

W tym kroku: Stworzymy profile logowania, które służą do rozdzielania licencji między poszczególnych użytkowników, tak aby dany użytkownik miał dostęp do tych funkcji programu, z których faktycznie będzie korzystał.

Wskazówka: Lepiej przypisywać Profil logowania do całej grupy, niż do pojedynczej osoby. Ma to znaczenie, jeżeli jeden użytkownik należy do kilku grup i logując się ma mieć możliwość wyboru modułów, których funkcjonalności będzie potrzebował w danym momencie.

Przykład: Główny administrator jest właścicielem firmy. W ciągu dnia pracuje na profilu Księgowość mając dostęp do tych modułów, do których mają dostęp pracownicy działu księgowego. Jednak po pracy chciałby sprawdzić dokumenty i zmiany wprowadzone przez innych pracowników, przykładowo z działu Kadr. W przypadku, gdyby bezpośrednio do Głównego administratora był przypisany profil logowania Księgowość, nie miałby on możliwości zalogować się jako Kadry i nie miałby dostępu do tych narzędzi. Dzięki temu, że profile są przypisane do grup, Główny administrator, będący członkiem kilku z nich, będzie miał możliwość wyboru profilu logowania podczas uruchamiania programu.

Wskazówka: Wygodnie jest nazywać profil logowania tą samą nazwą, co nazwa grupy użytkowników do której profil będzie przypisany.

Informacja: Niektóre funkcje są ze sobą powiązane i nie da się wybrać jednej z nich bez zaznaczenia drugiej. W takim przypadku program wyświetla stosowny komunikat informując, którą funkcję trzeba jeszcze zaznaczyć.

W tym kroku: Zapoznamy się z wybranymi uprawnieniami i określimy poziom uprawnień dla użytkowników grupy KSIĘGOWOŚĆ.

Informacja: Podczas gdy profile logowania umożliwiają użytkownikowi dostęp do danego modułu i funkcji programu, uprawnienia określają zakres możliwości, jakie użytkownik (lub cała grupa) będzie miał w danym module i dostęp do danych firmy. Zarządzanie uprawnieniami ma na celu ochronę danych przed nieupoważnionymi zmianami.

Przykłady:

1. W Biurze rachunkowym księgowe mają przypisane firmy, które rozliczają. Chcemy, żeby każda księgowa miała dostęp do danych tylko tej firmy, której rozliczanie wchodzi w zakres jej obowiązków służbowych.
2. Użytkownicy z określonej grupy mogą mieć potrzebę przeglądania dokumentów, ale wystawiać je, edytować i usuwać może tylko księgowa.

Informacja: Zwróć uwagę, że domyślnie dla grupy ADMINISTRATORZY zaznaczone są wszystkie uprawnienia. ADMINISTRATORZY mają pełen dostęp do wszystkich modułów programu i uprawnienia do wszelkich działań.

Wskazówka: Poszczególne kategorie można zwijać i rozwijać klikając odpowiednio w lub .

Uwaga: Jeżeli opcja Prawo dostępu do danych firmy nie będzie zaznaczona przynajmniej dla jednej firmy, to niezależnie od ustawionych uprawnień, użytkownik nie będzie mógł zrobić nic, co wymaga danych firmy (czyli w praktyce nie będzie w stanie dostać się do programu).

Informacja: Można by zakwestionować celowość zaznaczania wszystkich uprawnień w zakładce Wspólne dla grupy KSIĘGOWOŚĆ, np. nadanie uprawnień związanych z działaniem modułu CRM. Należy jednak pamiętać, że grupa KSIĘGOWOŚĆ i tak nie ma dostępu do modułu CRM, co zostało uregulowane za pomocą Profili logowania. Oczywiście, dla porządku, można by przejrzeć po kolei wszystkie uprawnienia i odznaczyć te związane z modułami, do których KSIĘGOWOŚĆ nie ma dostępu.

Uwaga: Tak samo jak w przypadku firmy, dla Magazynów, Kas, Rachunków bankowych i Lat obrotowych należy osobno dla każdej pozycji zaznaczyć opcję  Prawo dostępu do…, aby mieć dostęp do konkretnych danych. Dzięki temu można precyzyjnie regulować, który z pracowników (która z grup) ma dostęp do których zasobów.

Przykład: Firma ma oddziały handlowe w kilku miastach Polski. Każdy oddział prowadzi swoją własną kasę. W takiej sytuacji można stworzyć grupy użytkowników: Dział handlowy miasta X i Dział handlowy miasta Y i dla miasta X zaznaczyć dostęp do kasy przypisanej do miasta X, a dla miasta Y dostęp do kasy przypisanej do miasta Y.

Uwaga: Jeśli nie uruchomiono jeszcze programu, nie ma dodanego żadnego rachunku bankowego i roku obrotowego. W związku z tym nie można zdefiniować uprawnień z nimi związanych. Jeśli jednak użytkownik zaloguje się do programu i założy rachunek lub rok obrotowy, automatycznie zostaje mu przyznane prawo dostępu do niego. Inni użytkownicy muszą pamiętać o zaktualizowaniu swoich praw, jeśli mają korzystać z danych związanych z dodanym rachunkiem lub rokiem obrotowym.

Kolejne punkty pokazują, jak dodać uprawnienia w przypadku posiadania założonych rachunków bankowych i lat obrotowych.

W tym kroku: Zalogujemy się do modułu Finanse i Księgowość jako Główny administrator, korzystając z profilu logowania Księgowość, a następnie pokażemy jak przelogować się w programie na konto innego użytkownika.

Informacja: Jeżeli w oknie logowania nie widać pola Profil, należy kliknąć przycisk . Należy pamiętać, że pole Profil jest dostępne tylko dla tych użytkowników, którzy mają do wyboru więcej niż jeden profil logowania.

Informacja: Program zweryfikuje dane i przeprowadzi użytkownika przez proces pierwszego uruchomienia programu (pojawią się okna wyboru firmy i, w zależności od wybranego modułu, okna wyboru roku obrotowego, okresu płatniczego, kasy, itp).

Informacja: W dolnym pasku programu można znaleźć informacje o zalogowanym użytkowniku, firmie, roku obrotowym, itd.

Wskazówka: Po kliknięciu w przycisk Zmiana modułu pokazuje się lista modułów dostępnych dla użytkownika zgodnie z profilem logowania, za pomocą którego użytkownik jest zalogowany.

Informacja: Program zweryfikuje dane i w zależności od nadanych uprawnień przeprowadzi użytkownika przez proces pierwszego uruchomienia programu (pojawią się okna wyboru firmy, roku obrotowego, kasy i rachunku bankowego).

Informacja: Jeżeli użytkownik będzie chciał wejść do modułu, do którego nie ma dostępu, to wyświetlony zostanie stosowny komunikat.

Uwaga: Jeżeli program podczas logowania wyświetla poniższy komunikat, należy zmienić uprawnienia użytkownika.

W ten sposób pokazaliśmy, w jaki sposób można zarządzać użytkownikami oraz dostępem do programu i jego poszczególnych funkcji umożliwiając wykorzystanie posiadanych licencji na poszczególne moduły w jak najbardziej optymalny sposób z punktu widzenia działalności firmy.