Faktura sprzedaży

Automatyczne rozksięgowanie faktury sprzedaży jest jednym z najprostszych przykładów wzorców księgowań. W przypadku firm handlowych stworzenie takiego wzorca pozwala na szybkie księgowanie wielu dokumentów, a zautomatyzowanie tego procesu minimalizuje ryzyko popełnienia pomyłki.

Cele:

  • stworzenie przykładowego wzorca księgowań dla faktury sprzedaży,
  • pokazanie rozksięgowywania faktury za pomocą wzorca.

Krok 1: Wzorzec księgowania faktury sprzedaży

W tym kroku: Omówimy tworzenie przykładowego wzorca księgowań dla faktury sprzedaży wystawionej w module Sprzedaż.

Aby stworzyć wzorzec księgowania dla Faktury Sprzedaży:

  1. W uruchomionym programie w menu głównym wybierz Administracja → Księgowość → Wzorce księgowań. Pojawi się okno Wzorce księgowań.
  1. Kliknij w przycisk  w dolnej części okna. Pojawi się okno Wzorzec księgowania.
  2. Uzupełnij pola w pierwszej części okna zgodnie z rysunkiem poniżej. W tabeli znajdziesz opis wskazówki dotyczące niektórych parametrów.
Parametr Opis
Typ dokumentu Należy z listy wybrać typ dokumentu. Po zmianie typu program wyświetli okno z komunikatem mówiącym o tym, że zmiana typu spowoduje usunięcie wszystkich pozycji. Należy wybrać Tak, w celu kontynuowania.
Kod dokumentu Wymagany jest na przykład wtedy, gdy dla różnych oddziałów firmy zostały ustawione różne kody dokumentów. W takiej sytuacji można skonstruować kilka wzorców księgowań i później w zależności od kodu dokumentu program będzie korzystał z określonego wzorca.
Dziennik FK Określa do jakiego dziennika program będzie przypisywał rozksięgowany dokument. Należy wybrać odpowiedni dziennik z listy, która pojawia się po kliknięciu na niebieską ikonkę Dzienniki (kody dokumentów) są dodawane przez użytkownika po wybraniu w menu głównym Słowniki → Kody dokumentów.
Źródło daty księgowania Określa, która data z dokumentu źródłowego ma być pobierana jako data księgowania.
Źródło daty operacji gospodarczej Określa, która data z dokumentu źródłowego ma być pobierana jako data operacji gospodarczej.
Zezwól na księgowanie kwot związanych z dokumentem Parametr przydatny np. w sytuacji, kiedy występuje różnica w wyliczeniach wynikająca z tego, czy kwoty są liczone od kwoty netto czy od kwoty brutto. Jeżeli faktura zawiera wiele pozycji, to mogą powstać groszowe różnice w poszczególnych kwotach. Zaznaczenie tego parametru powoduje, że użytkownik będzie mógł różnice podsumowań zaksięgować ręcznie. Odznaczenie powoduje, że program będzie próbował zaksięgować te różnice automatycznie, co nie zawsze jest możliwe.
Scalaj zapisy wynikłe z różnic z pozostałymi zapisami Zaznaczenie tego parametru powoduje, że program dopisze kwotę różnicy do kwoty takiego samego dekretu (nie będzie tworzył dodatkowego zapisu na różnicę).

Aby dodać dekrety na konto WN:

  1. W dolnej części okna, przy aktywnej zakładce Dekrety, kliknij w przycisk . Pojawi się okno Wzorzec dekretacji.
  2. Uzupełnij pole Opis wzorca (np. Dekret dla FS na konta WN), a w polu Zastosuj do wybierz pozycji dokumentu.
  3. W polu Maska numeru konta WN podajemy konto kontrahenta. W przykładowym planie kont kontrahenci powiązani są z kontami analitycznymi konta 201. Aby odwołać się odpowiedniego konta analitycznego należy w tym polu wpisać 201-#o, gdzie #o jest informacją dla programu, że w to miejsce należy pobrać numer konta analitycznego kontrahenta znajdującego się na dokumencie. Dzięki temu wzorzec jest uniwersalny. Lista dostępnych symboli dla kont analitycznych jest dostępna po kliknięciu w strzałkę .
  4. W polu Typ kwoty wybierz z listy Brutto sprzedaży.
  5. W polu Opis operacji wpisz Sprzedaż i wybierz z rozwijanej listy %p (Nazwa pozycji dokumentu lub jego opis). Taki zapis spowoduje, że program automatycznie pobierze z dokumentu Nazwę pozycji dokumentu lub jego opis i wstawi go po słowie Sprzedaż w opisie operacji.
  6. W panelu Ograniczenia, w polu Jeżeli rodzaj kontaktu wybieramy rodzaj kontaktu. Ponieważ to firma wystawia fakturę z rozwijanej listy wybierz Firma.
  7. W polu Użyj pozycji dla kwot dla Faktury sprzedaży wybierz Dodatnich z rozwijanej listy.
  1. Kliknij w .

Aby dodać dekrety na konto MA:

  1. W dolnej części okna, przy aktywnej zakładce Dekrety, kliknij w przycisk . Pojawi się okno Wzorzec dekretacji.
  2. Dla dekretu na konto MA wypełnij okno zgodnie z poniższym rysunkiem.
  1. Kliknij w .

Aby dodać dekret na konto VATu:

  1. Ponownie w dolnej części okna, przy aktywnej zakładce Dekrety, kliknij w przycisk . Pojawi się okno Wzorzec dekretacji.
  2. Dla dekretu na konto VATu wypełnij okno zgodnie z poniższym rysunkiem.
  1. W oknie Wzorzec księgowania w zakładce Dekrety pojawiły się dodane dekrety. Po stronie WN jest kwota brutto księgowana na konto rozrachunkowe powiązane z kontrahentem. Po stronie MA  jest kwota brutto rozbita na kwotę netto księgowaną na konto przychodów i kwotę podatku VAT księgowaną na konto VATu.

Aby wprowadzić wpis do rejestru VAT:

  1. W dolnej części okna Wzorzec księgowania kliknij w zakładkę Rejestry VAT, a następnie . Pojawi się okno Rejestr VAT.
  2. Uzupełnij okno zgodnie z rysunkiem poniżej. Aby wybrać Nazwę rejestru kliknij w żółtą ikonkę .
  1. Kliknij w najpierw w oknie Rejestr VAT (rejestr został dodany do listy w zakładce Rejestry VAT), a potem w oknie Wzorzec księgowania. Stworzony wzorzec został dodany do listy w oknie Wzorce księgowania.

Krok 2: Rozksięgowanie faktury sprzedaży

W tym kroku: Skorzystamy z utworzonego w poprzednim kroku wzorca księgowania w celu rozksięgowania faktury sprzedaży utworzonej w module Sprzedaż.

Uwaga: Wzorce księgowania służą do księgowania dokumentów, które trafiają do modułu Finanse i Księgowość z innych modułów. Aby zastosować wzorzec księgowania dla faktury sprzedaży, należy wystawić wcześniej fakturę sprzedaży w module Sprzedaż. Wskazówki jak wystawić fakturę sprzedaży w module Sprzedaż znajdziesz w Samouczku.

Aby automatycznie rozksięgować fakturę sprzedaży dodaną w innym module:

  1. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Księgowość, a następnie Dokumenty księgowe z rozwijanego menu.
  2. Na liście dokumentów księgowych znajdź fakturę sprzedaży, która została wystawiona w module Sprzedaż. Faktura ta powinna mieć status Niezarejestrowany.
  3. Zaznacz fakturę i kliknij w przycisk  w dolnej części okna, a następnie z rozwijanej listy wybierz Rozksięgowanie automatyczne.
  1. Program wyszukał odpowiedni wzorzec i rozksięgował dokument za jego pomocą, co potwierdza wyświetlony raport.
  1. Sprawdź, czy dokument został prawidłowo rozksięgowany. W tym celu kliknij dwukrotnie na wybraną fakturę sprzedaży. W panelu Dane dodatkowe i zakładce Dekrety program rozksięgował dokument na kwotę brutto na stronie WN, a na stronie MA powstały dekrety na kwotę netto i osobno na kwotę podatku VAT.
  1. W zakładce Rejestr VAT sprawdź poprawność wpisu do rejestru.
  1. Zwróć uwagę, że status dokumentu został zmieniony na w buforze – niesprawdzony. Zmień status na zarejestrowany, aby był uwzględniany w zestawieniach i deklaracjach.