Odkryj nowe funkcje, które zmienią Twoją pracę.
Zbliżający się obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w sposobie dokumentowania transakcji gospodarczych. W RAKS doskonale rozumiemy, że ta zmiana to nie tylko nowe obowiązki, ale także ogromna szansa na automatyzację i usprawnienie procesów biznesowych i księgowych. Dlatego intensywnie pracujemy nad nową wersją programu RAKS, która nie tylko zapewni pełną zgodność z przepisami, ale przede wszystkim uczyni codzienną pracę łatwiejszą, szybszą i bardziej intuicyjną.
Jak to działa?
Rozwiązanie RAKS składa się z dwóch kluczowych elementów, które wspólnie tworzą kompletny ekosystem do zarządzania fakturami KSeF.
- Integrator KSeF – To nowoczesna platforma do zarządzania dokumentami pobranymi z KSeF. Pełni funkcję bezpiecznego archiwum, a co ważniejsze, jest przestrzenią do opisywania faktur i prowadzenia prostego obiegu dokumentów, np. przez pracowników merytorycznych lub klientów biura rachunkowego. Posiada system nadawania uprawnień dla Użytkowników. Jest dostępna z dowolnego miejsca i na każdym urządzeniu. Pracownicy mogą bez dostępu do programu RAKS wykonać odpowiednie działania na fakturach – dzielenie na foldery, opisywanie, dodawanie załączników, określanie statusów i dodawanie znaczników. Tak przygotowane dokumenty trafiają do RAKS.
- RAKSSQL – System zostanie wyposażony w zupełnie nowe automaty księgowe, Wprowadzamy inteligentne szablony księgowania, które pozwolą na automatyczną dekretację dokumentów na podstawie zdefiniowanych reguł. Wystarczy raz skonfigurować szablon, określając konta księgowe, opisy, czy warunki uruchomienia (np. na podstawie kontrahentów lub znaczników), a program sam dokona odpowiednich zapisów księgowych oraz wpisów do rejestrów VAT. To nowe efektywne narzędzie, które pozwoli zaoszczędzić godziny pracy.
Dlaczego wprowadzamy Integrator KSEF?
- Integrator KSeF pozwala na wprowadzanie automatycznych poprawek w przypadku błędów lub zmian w systemach KSeF Ministerstwa Finansów. Pracując w modelu tradycyjnym (pliki) Użytkownicy musieliby czekać aż zbudujemy odpowiednią wersję systemu RAKS co znacznie wydłużyłoby proces wprowadzania ewentualnych zmian czy poprawy błędów. Po publikacji nowej wersji Użytkownicy musieliby jeszcze zainstalować nowe wersje na własnych serwerach. Termin rejestracji faktur w KSeF jest obwarowany w sposób rygorystyczny dlatego nasze rozwiązanie eliminuje ryzyko przestoju pracy po stronie Klienta.
- Integrator KSeF zapewnia automatyczny import dokumentów z KSeF bezpośrednio do modułów księgowych i sprzedaży (bez konieczności pracy z plikami). Program umożliwia włączenie automatycznego, cyklicznego pobierania dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur. Użytkownik może również w każdej chwili, na żądanie pobrać najnowsze faktury. Program wyświetla informację o dacie i godzinie ostatniego pobrania. Aplikacja dzięki pełnej integracji, zapewnia dostęp do faktur w czasie rzeczywistym. Księgowanie może odbywać się w sposób płynny bez potrzeby czekania i pobierania plików.
- Integrator KSeF pozwala na pracę na dokumentach KSeF bez dostępu do programu RAKS. Pracownicy merytoryczni mogą segregować, opisywać i oznaczać faktury zgodnie z nadanymi uprawnieniami. W przypadku biur rachunkowych klienci mogą analogicznie dzielić i opisywać dokumenty zakupowe. Księgowi otrzymują w RAKS opisane i uporządkowane faktury.
- Integrator KSeF jako archiwum faktur z możliwością wygodnego wyszukiwania po opisach i pozycjach. System Ministerstwa Finansów przechowuje dokumenty przez 10 lat. Jednak w wielu przypadkach w firmach wymagana jest dużo dłuższa archiwizacja np. środki trwałe amortyzowane w okresie 30, 40 letnim. Nasze rozwiązanie daje gwarancję stałego dostępu do wszystkich dokumentów. W przypadku biur rachunkowych klienci mogą samodzielnie odszukiwać i przeglądać swoje faktury z dowolnego okresu bez potrzeby kontaktu z księgową.
- Program do wystawiania faktur. Klienci korzystający z Integratora KSeF mają również dostęp do aplikacji online do wystawiania faktur. W przypadku biur rachunkowych to dodatkowa korzyść dla Klientów, którzy mogą w jednym miejscu porządkować dokumenty i jednocześnie wystawiać swoje faktury sprzedażowe bez dodatkowych kosztów.
Przykładowy scenariusz pracy całego ekosystemu RAKS dla Firm.
Przykładowy scenariusz pracy całego ekosystemu RAKS dla Biur rachunkowych.
Przedstawiamy kluczowe nowości, które wkrótce pojawią się w programie.
1. Nowe, wygodne centrum zarządzania dokumentami z KSeF
Koniec z ręcznym pobieraniem i segregowaniem faktur. Nowy moduł RAKSSQL pozwoli na zautomatyzowane i proste pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF. Wszystkie pobrane faktury trafią do dedykowanego, lokalnego archiwum, które będzie dostępne nawet w trybie offline.
W nowym, przejrzystym oknie przeglądu dokumentów zyskasz pełną kontrolę:
- Zobaczysz listę faktur z czytelnymi statusami i możliwością przypisania ich do folderów.
- Błyskawicznie podejrzysz oryginalny dokument źródłowy z KSeF.
- Dokonasz wstępnej klasyfikacji, nadając kody, znaczniki i opisy, a także przypiszesz odpowiedni schemat księgowy do dalszego automatycznego rozksięgowania. Wszystko szybko, wygodnie i w jednym miejscu.
2. Szybkie i proste w definiowaniu automaty księgowań
Rutynowe księgowanie tych samych typów faktur pochłania cenny czas. Dzięki nowym i prostym w zdefiniowaniu automatom praca stanie się znacznie wydajniejsza. Wprowadzamy inteligentne szablony księgowania, które pozwolą na automatyczną dekretację dokumentów na podstawie zdefiniowanych przez Ciebie reguł.
Wystarczy raz skonfigurować szablon, określając konta księgowe, opisy, czy warunki uruchomienia (np. na podstawie kontrahentów lub znaczników), a program sam dokona odpowiednich zapisów księgowych oraz wpisów do rejestrów VAT. To nowe efektywne narzędzie, które pozwoli Ci zaoszczędzić godziny pracy.
3. Zintegrowane z KSeF okno podglądu i księgowania dokumentów.
Wiemy, jak ważna jest wygoda i szybkość podczas weryfikacji i księgowania dokumentów. Dlatego wprowadzamy nowe: zintegrowane z KSeF okno edycji dokumentu księgowego.
Od teraz, podczas księgowania, oryginalny dokument z KSeF będzie stale widoczny na ekranie obok pól dekretacji. To rozwiązanie znacząco usprawnia weryfikację danych, eliminuje potencjalne pomyłki i pozwala na bieżąco modyfikować księgowania, mając pełen wgląd w dokument źródłowy.
4. Współpraca online z Klientami i praca w chmurze.
KSeF otwiera drzwi do cyfrowej wymiany dokumentów, a my idziemy o krok dalej. Przygotowujemy nowoczesne rozwiązania, które umożliwią płynną współpracę online między biurem rachunkowym a jego klientami. Nowy, intuicyjny interfejs ułatwi udostępnianie i zarządzanie dokumentami w chmurze, zapewniając dostęp do danych z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Klienci będą mogli opisywać i segregować swoje dokumenty oraz dodawać komentarze, które ułatwią klasyfikację kosztów. To nowy wymiar komunikacji i efektywności w obsłudze klienta.
Porządkowanie i kwalifikacja faktur
Aplikacja jest narzędziem zarówno dla pracowników operacyjnych jak i kadry zarządzającej. Umożliwia przygotowanie faktur w zakresie ich posegregowania, opisania oraz zakwalifikowania jako dokumenty księgowe. Aby odzwierciedlić dotychczasowy model pracy z fakturami w obiegu firmowym, użytkownicy mają dostęp do szeregu oznaczeń, takich jak: etykiety, znaczniki księgowe, kody dokumentów. Monitoring stanu opracowania dokumentów, także przy współpracy wielu pracowników, jest możliwy dzięki strukturze statusów. Statusy mogą być definiowane w programie przez Użytkownika w dowolny sposób, w zależności od indywidualnych potrzeb w ramach danej organizacji. Analogicznie klienci Biur rachunkowych mogą porządkować własne dokumenty.
Automatyczne pobieranie faktur
Program umożliwia włączenie automatycznego, cyklicznego pobierania dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur. Użytkownik może również w każdej chwili, na żądanie pobrać najnowsze faktury. Program wyświetla informację o dacie i godzinie ostatniego pobrania. Aplikacja RAKS KSeF, dzięki
pełnej integracji, zapewnia dostęp do faktur w czasie rzeczywistym.
Szybkie operacje grupowe
Aplikacja umożliwia szybkie, zbiorcze oznaczenie nawet tysiąca faktur. W jednej operacji można dokonać segregacji do odpowiedniego folderu, dodać opisy, etykiety, znaczniki księgowe, a także ustawić odpowiedni status. Łącząc tę cechę z zastosowaniem zaawansowanych filtrów, użytkownik błyskawicznie uzyskuje duże zbiory faktur gotowe do automatycznego zaksięgowania. Operacje grupowe zostały opracowane w taki sposób, aby możliwe było również usunięcie bądź zmiana błędnych lub omyłkowych oznaczeń, np. usunięcie jednej z etykiet, błędnego opisu, etc.
Zaawansowane filtrowanie i wyszukiwanie
Program w sposób optymalny wykorzystuje zalety faktury ustrukturyzowanej w zakresie dostępności i uporządkowania zawartych w niej danych. Dzięki bardzo szczegółowym, zaawansowanym filtrom zapewnia możliwość szybkiego i efektywnego opracowania faktur o wspólnych i powtarzających się cechach. Filtrowanie obejmuje zarówno obowiązkowe elementy i oznaczenia na fakturach jak i wszystkie szczegóły dotyczące przedmiotu transakcji. Program umożliwia zapisywanie i wczytywanie opracowanych filtrów.
Przygotowanie do zaksięgowania
Program realizuje różnorodne scenariusze w procesie przygotowania faktur do zaksięgowania. Użytkownik ma do dyspozycji listę faktur, którą może zarządzać w zakresie widoczności danych, kolejności ich prezentacji, posortowania oraz zawężenia do wybranego okresu. Widok listy został rozbudowany o tryb z podglądem faktury, tak aby umożliwić szybki wgląd w jej szczegółowe dane. Podczas pracy z listą
faktur użytkownik może zaznaczyć faktury i zbiorczo je zaklasyfikować. Dla bardziej złożonych dokumentów, w programie, został stworzony widok faktury wraz ze wszystkimi oznaczeniami – na pełnym ekranie. Widok ten udostępnia m.in. pojedyncze pozycje faktury do odrębnego oznaczenia.
Podsumowanie
W RAKS traktujemy KSeF jako impuls do rozwoju i tworzenia narzędzi, które realnie wspierają naszych Użytkowników. Nadchodzące zmiany w RAKS SQL to nie tylko dostosowanie do przepisów – to kompleksowa modernizacja, która wprowadzi Twoją pracę na wyższy poziom automatyzacji, wydajności i wygody.
Wkrótce podamy więcej szczegółów.