KSEF – informacje

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wykorzystywany jest on również do oznaczania ich numerem identyfikującym przydzielonym przez sam program oraz weryfikowania zgodności faktur z wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów.

Faktury elektroniczne w KSeF archiwizowane są przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Administracja skarbowa, która ma szeroki dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur będzie analizować i kontrolować prawidłowość danych z faktur ustrukturyzowanych.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Definicja faktury ustrukturyzowanej została zawarta w opisie przyjętej przez sejm Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Faktura ustrukturyzowana ma format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT). Stanowi ona trzeci rodzaj faktury obok faktury papierowej i elektronicznej. Sporządzana jest w ramach Krajowego Systemu e-Faktur i oznaczana numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne są tworzone według wzorca, na bazie struktury logicznej przedstawionej przez Ministerstwo Finansów.

Jak działa KSeF?

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może uzyskać podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub podmioty, o których mowa w art. 106c wyżej wymienionej ustawy, jeśli posiadają uprawnienie do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych.

Ustawodawca przewiduje możliwość sporządzania faktury w KSeF bezpośrednio (tj. za pośrednictwem interfejsu webowego KSeF) lub w systemie finansowo-księgowym podatnika, zgodnie z opublikowanym wzorem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

W przypadku wystawiania faktur w systemie finansowo-księgowym podatnika – takim jak RAKSSQL – dokumenty powinny zostać dostarczone do KSeF za pośrednictwem zdefiniowanego połączenia, np. API RAKS.

Ważne terminy

Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lipca 2024 roku.

Obowiązek KSeF ma dotyczyć nie tylko polskich podatników, ale także zagraniczne podmioty posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Pozostali zagraniczni podatnicy oraz podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT będą mogli korzystać z KSeF fakultatywnie. Dodatkowo z KSeF nie będą musieli korzystać podatnicy wystawiający faktury w ramach szczególnych procedur (zgodnie z przepisami ustawy o VAT), np. prowadzący międzynarodowy okazjonalny przewóz osób czy sprzedaż towarów importowanych na odległość.

Kary związane z KSeF

Ustawodawca przewiduje szereg kar finansowych za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF. Decyzją naczelnika urzędu skarbowego podatnik może otrzymać karę pieniężną do wysokości 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara może sięgnąć 18,7% należności z faktury.
Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury w KSeF lub zrobił to, ale niezgodnie z odpowiednim wzorem, wówczas sankcja wyniesie co najmniej 1000 zł za jedną taką błędnie wystawioną lub nie wystawioną fakturę. W przypadku nie przesłania faktury w obligatoryjnym terminie kara wyniesie co najmniej 500 zł od faktury.

Nawet awaria systemu KSeF nie zwalnia podatnika od poniesienia konsekwencji nieterminowego dostarczenia faktury. Na wypadek awarii KSeF przewidziano specjalną procedurę, do której podatnicy będą musieli się dokładnie stosować. Po otrzymaniu informacji o awarii KSeF, fakturę należy wystawić zgodnie ze wzorem, ale bez wysyłania jej do systemu, tylko bezpośrednio do odbiorcy. Dopiero po ustaniu awarii, podatnik w ciągu siedmiu dni będzie miał obowiązek wysłania faktury do KSeF.