- Dane KSeF na oknie dokumentu księgowego
W programie RAKS dodano możliwość prezentowania danych pobranych z KSeF na oknie dokumentu księgowego oraz w oknie przeglądowym dokumentów księgowych w postaci nowych kontrolek (pól) prezentujących dane pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur.
Zmiana dotyczy wszystkich typów lat: „KH”, „KPiR” oraz „Ryczałt”.
W przypadku roku o typie „KPiR” nowe kontrolki są widoczne w standardowym oknie dokumentu księgowego (w alternatywnym widoku nie ma nowych pól).
Jeżeli użytkownik korzystał dotychczas z widoku alternatywnego, a potrzebuje informacji na temat danych z KSeF na oknie dokumentu księgowego, powinien w parametrach roku obrotowego („Administracja” >> „Parametry” >> „Parametr roku obrotowego”) w sekcji „Dokument księgowy” zmienić parametr roku „Alternatywny sposób wprowadzania danych” (odznaczyć).
Jak to działa po zmianach?
Na oknie dokumentu księgowego dodano odrębną sekcję: „Dane z KSeF”, która znajduje się w nagłówku dokumentu księgowego, nad sekcją ze schematami księgowania.
W sekcji „Dane z KSeF” dodano nowe kontrolki:
– „Nr faktury”,
– „Nr faktury korygowanej”,
– „Datę faktury”.
Nowe kontrolki dotyczące numerów faktur mieszczą 36 znaków, zgodnie z wzorem ustalonym przez Ministra Finansów (aktualnie ministerialny wzór zawiera 35 znaków).
Pojawienie się nowych kontrolek jest uzależnione od wybrania odpowiedniego typu dowodu źródłowego.
Poniżej typy dowodów, w ramach których obsłużono nowe kontrolki dotyczące KSeF: „Nr faktury” i „Data faktury”:
– faktura sprzedaży – FS,
– korekta sprzedaży – KS,
– faktura zaliczkowe – FZL,
– korekta faktur zaliczkowych – KZL,
– faktura zakupu – FZ,
– korekta zakupu – KZ,
– faktura WDT – trójstronna – WDTT,
– korekta faktury WDT,
– trójstronnej – KWDTT,
– faktura VAT RR – FRR,
– korekta faktur VAT RR – KRR,
– faktura sprzedaży – odwrotne obciążenie – FO,
– korekta sprzedaży – odwrotne obciążenie – KFO
Z kolei kontrolka „Nr faktury korygowanej” będzie się pojawiała na oknie dokumentu księgowego tylko po wybraniu nw. typów dowodów:
– korekta sprzedaży – KS,
– korekta faktur zaliczkowych – KZL,
– korekta zakupu – KZ.
– korekta faktury WDT,
– trójstronnej – KWDTT,
– korekta faktur VAT RR – KRR,
– korekta sprzedaży – odwrotne obciążenie – KFO
Powyższe wynika z tego, że faktura korygująca zarejestrowana w KSeF, będzie musiała zawierać numer KSeF faktury korygowanej (pierwotnej) – jeżeli pierwotna faktura była zarejestrowana w KSeF.
W związku z tym po wybraniu na oknie dokumentu księgowego odpowiedniego typu dowodu (dotyczącego korekty), będzie widoczna również kontrolka „Nr faktury korygowanej” w sekcji „Dane z KSeF”.
Jeżeli pierwotna faktura została wystawiona poza systemem KSeF, wtedy faktura korygująca do tej faktury, wystawiona za pomocą KSeF nie będzie zawierała numeru KSeF faktury korygowanej.
Nowe kontrolki: „Data faktury”, „Nr faktury” oraz „Nr faktury korygowanej” nie są kontrolkami wymaganymi do wypełnienia na oknie dokumentu księgowego.
Dla już wystawionych dokumentów księgowych (historycznych) kontrolki w sekcji „Dane z KSeF” będą puste.
Jeżeli użytkownik korzysta z modułu „Sprzedaż”, to do nowych kontrolek w module „Finanse i Księgowość” będą się naczytywać dane dotyczące KSeF, które zostały pobrane z KSeF i są widoczne w module „Sprzedaż”. W tym przypadku kontrolki będą zablokowane i nie będzie możliwości ich edycji.
Użytkownik, podczas tworzenia dokumentu księgowego, ma możliwość wpisania danych do sekcji „Dane z KSeF” ręcznie (po wybraniu odpowiedniego typu dowodu źródłowego), w przypadku gdy nie importuje faktur z danymi KSeF przy pomocy pliku xml, nie korzysta z modułu „Sprzedaż” lub z innego źródła, z którego mogłyby się automatycznie naczytywać dane KSeF.
- Okno przeglądowe dokumentów księgowych
Na oknie przeglądowym dokumentów księgowych dodano nowe kolumny: „KSeF numer faktury”, „KSeF numer faktury korygowanej” oraz „KSeF data faktury”.
Kolumny: „KSeF numer faktury” i „KSeF data faktury” umieszczono jako ostatnie na oknie przeglądowym, a „KSeF numer faktury korygowanej” znajduje się w zasobniku kolumn.
Dane prezentowane w nowych kolumnach pochodzą z nowych kontrolek znajdujących się na dokumencie księgowym, w nowo dodanej sekcji „Dane z KSeF”.
- Plik XML
W związku z powyższymi zmianami dostosowano plik xml dokumentu księgowego tak, aby zawierał nowe dane dotyczące KSeF.
Konsekwencją wprowadzenia do okna dokumentu księgowego nowych pól: „Data faktury”, „Nr faktury” i „Nr faktury korygowanej”, jest zmieniona wersja i zawartość pliku xml dokumentu księgowego. Dotychczasowa wersja oznaczona numerem 18.0 ma numer 19.0, zaś tag <DOKUMENT> otrzymał nową pozycję: „KSEF_NR_FAKTURY”, „KSEF_DATA_FAKTURY” oraz „KSEF_NR_FAKTURY_KORYGOWANEJ”.
Nowe pola znajdują się w tabeli nagłówka dokumentu, nie są polami wymaganymi. Pola: „KSEF_NR_FAKTURY” oraz „KSEF_NR_FAKTURY_KORYGOWANEJ” mają rozmiar 36 znaków. Pole „KSEF_DATA_FAKTURY” ma format daty i rozmiar 10 znaków.
UWAGA: Dostawcy rozwiązań bazujących na eksporcie/imporcie dokumentów księgowych z „RaksSQL” powinni dostosować swoje rozwiązania do powyższej zmiany.
Jeżeli dokument księgowy zostanie wyeksportowany do formatu xml w wersji dotychczasowej (tj. w wersji 18.0 lub wcześniejszej), która nie zawierała danych dotyczących KSeF, to przy próbie zaimportowania go do systemu, który będzie obsługiwał najnowszą wersję xml (tj. wersję 19.0), czyli będzie miał pola z danymi KSeF, system wygeneruje stosowny komunikat o niezgodności wersji eksportu z obsługiwaną wersją importu oraz ostrzeże o możliwych problemach wynikających z tej niezgodności. Dokument mimo tego komunikatu zostanie zaimportowany. Jeżeli dokument nie zawierał danych dotyczących KSeF, to pomimo ostrzeżenia, wszystkie dane zostaną zaimportowane tak, jak dotychczas.
- Wzorce księgowań
W RaksSQL we wzorcach księgowania dodaliśmy możliwość rozksięgowania zaimportowanego dokumentu z danymi dotyczącymi KSeF.
W związku z tym pojawiły się we wzorcach nowe opcje:
a) w pozycji wzorca księgowań, w opisie operacji dodano nową opcję dotyczącą wyboru numeru faktury KSeF do treści opisu, oznaczoną jako: „%e Numer faktury KSeF”
Nowa opcja znajduje się we wzorcu dotyczącym każdego typu roku, czyli w KH jest w zakładce „Dekrety”, w „KPiR” w zakładce „Księga Podatkowa”, a w roku o typie „Ryczałt” w zakładce „Ewidencja Przychodów”.
b) w pozycji „Źródło daty księgowania” i „Źródło daty operacji gospodarczej” dodano nową opcję do wyboru dotyczącą daty KSeF, oznaczoną jako: „data faktury KSeF”
Nowa opcja znajduje się w zakładce „Dekrety”, „Księga podatkowa” i „Ewidencja Przychodów” dla typów dokumentów, których dotyczy „KSeF”.
c) w sekcji „Rozrachunek”, w kontrolkach: „Data operacji” i „Data płatności” dodano nową opcję dotyczącą wyboru daty KSeF do tych kontrolek, oznaczoną jako „Data faktury KSeF”.
Nowa opcja znajduje się we wzorcu dotyczącym każdego typu roku, czyli w KH jest w zakładce „Dekrety”, w „KPiR” w zakładce „Księga Podatkowa”, a w roku o typie „Ryczałt” w zakładce „Ewidencja Przychodów”.
d) zakładka „rejestr VAT” w kontrolce: „Źródło daty VAT” dodano nową opcję dotyczącą wyboru daty KSeF, oznaczoną jako: „data KSeF”.
Nowa opcja znajduje się we wzorcu dotyczącym każdego typu roku, czyli w KH jest w zakładce „Dekrety”, w „KPiR” w zakładce „Księga Podatkowa”, a w roku o typie „Ryczałt” w zakładce „Ewidencja Przychodów”.
- Okno przeglądowe rozrachunków
Na oknie przeglądowym rozrachunków dodano trzy nowe kolumny zawierające dane dotyczące KSeF:
– „KSeF numer faktury”,
– „KSeF numer faktury korygowanej”,
-„KSeF data faktury”.
Nowe kolumny znajdują się na oknie przeglądowym rozrachunków wyświetlanym z poziomu menu: „Finanse”/”Rozrachunki”, na obu zakładkach: „Lista rozrachunków” oraz „Rozrachunki wg kontaktów” (na dolnym oknie).
Dane KSeFowe pojawią się na oknie przeglądowym rozrachunków, w przypadku gdy:
– dokument będzie wystawiony i wysłany do KSeF z modułu „SP”, będzie posiadał numer i datę KSeF, która ma być zaprezentowana w nowych kolumnach na oknie,
– dokument zostanie zaimportowany do modułu „FK” bezpośrednio z KSeF,
– dokument zostanie zaimportowany do modułu „FK” bezpośrednio z RaksNet,
– dokument zostanie zaimportowany do modułu „FK” z pliku xml/zip, 7zip,
– użytkownik wprowadzi dane KSeF`owe „ręcznie” w dokumencie księgowym
Kolumny: „KSeF numer faktury” oraz „KSeF data faktury” są widoczne od razu na oknie przeglądowym (na samym końcu), natomiast kolumna: „KSeF numer faktury korygowanej” jest ukryta w zasobniku kolumn.
Na rozrachunkach historycznych, w polach z danymi KSeF, jeśli są powiązane z dokumentem, w jakim:
– nie podano tych danych KSeF – będzie puste pole,
– podano te dane KSeF – wyświetlą się dane KSeF.