Faktura ustrukturyzowana – co musisz wiedzieć?
Faktura ustrukturyzowana, czyli e-faktura, to dokument wystawiony zgodnie z obowiązującym schematem, opublikowanym na stronie Ministerstwa Finansów.
Nadal zawiera takie same informacje jak obecne faktury:
– Dane sprzedawcy
– Dane nabywcy
– Opis towaru lub usługi,
– Kwoty,
– stawki VAT
– Daty
Nowe dodatkowe informacje:
– e-faktura będzie zapisywana w formie elektronicznej – plik XML
– zawiera dodatkowe pola w tym obowiązkowe, których nie można pominąć
– każda e-faktura otrzyma dodatkowo unikalny numer KSeF
Nowe faktury będzie można wydrukować tak jak do tej pory lub zapisać jako PDF.
Każda wydrukowana faktura będzie posiadała swój unikalny kod QR.
Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
Kogo obejmie ten obowiązek? Prawie wszystkich!
Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF dotyczyć będzie:
- Każdej firmy, która wystawia faktury na rzecz innego przedsiębiorcy (B2B)
- Przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT i zwolnionych z VAT
- Podmioty zagraniczne, które mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności.
Mówiąc wprost, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce i wystawiasz faktury, ten obowiązek będzie Cię dotyczył, niezależnie od branży czy wielkości firmy.
Obowiązek ten obejmuje transakcje między firmami (B2B) oraz na rzecz organów publicznych.
Etapy wdrożenia – kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Ministerstwo Finansów zdecydowało o etapowym wprowadzaniu obowiązku korzystania z KSeF, aby dać firmom czas na przygotowanie.
Zapamiętaj te daty:
- Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek obejmie największe firmy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych.
- Od 1 kwietnia 2026 roku – KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z tego podatku.
Warto dodać, że do końca 2026 roku potrwa okres przejściowy, w którym m.in. nie będą nakładane kary za pewne błędy związane z korzystaniem z systemu.
UWAGA!
Podane wyżej daty dotyczą wysyłania faktur do KSEF. Odbieranie faktur z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich już od 1 lutego 2026 roku, np. fakturę za energię elektryczną będziesz pobierać z KSeF po tej dacie.
Jakie faktury wystawiamy w KSEF, a jakie poza systemem?
Co do zasady, niemal wszystkie faktury dokumentujące sprzedaż na terytorium Polski będą musiały być wystawiane w KSeF.
Dotyczy to między innymi:
- Faktur VAT i faktur bez VAT.
- Faktur korygujących.
- Faktur zaliczkowych i końcowych.
- Wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów WDT
- Faktur eksportowych (towary i usługi)
W przypadku faktur eksportowych podmioty zagraniczne nie będą miały dostępu do KSEF. Faktury takie będą przesyłane do KSeF obowiązkowo i dodatkowo muszą być dostarczone kontrahentowi metodą tradycyjną (e-mail lub poczta).
Jak od każdej reguły, tak i tu istnieją wyjątki.
Poza systemem KSeF będą mogły być wystawiane:
- Bilety spełniające funkcję faktury, na przykład paragony za przejazd płatną autostradą, bilety komunikacji miejskiej, bilety kolejowe.
- Faktury wystawiane w procedurach unijnych OSS i IOSS.
- Faktury wystawiane przez podatnika, który nie ma w Polsce siedziby działalności gospodarczej.
- Do 31 grudnia 2026 roku faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone (paragony z NIP) będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie.
- Faktury B2C (faktury dla osób fizycznych nie prowadzących działalności)