Krok 1: Zrozum zmiany i terminy
0d 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł z podatkiem).
Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla większości firm.
Biura rachunkowe muszą być gotowe na automatyczny dostęp do faktur klientów.
Faktury będą wystawiane i odbierane w formacie XML przez system KSeF.
Krok 2: Przeanalizuj obecne procesy
Oceń jak obecnie obiegają dokumenty (papierowo, mailowo, przez OCR).
Zidentyfikuj punkty wymagające zmiany: np. ręczne wprowadzanie danych, brak integracji z systemami.
Skontaktuj się ze swoimi klientami, zweryfikuj umowy i ustal nowe zasady oraz model współpracy.
Krok 3: Zweryfikuj/zaktualizuj swoje oprogramowanie księgowe
Sprawdź, czy Twój system księgowy posiada odpowiednie moduły zapewniające integrację z KSeF.
Jeśli nie, zaktualizuj lub rozbuduj swój system o potrzebne elementy.
System RAKS posiada następujące moduły do współpracy z KSEF:
- Eksport dokumentów do KSeF – moduł dedykowany do wysyłania dokumentów sprzedażowych do KSeF (rozbudowa w ramach modułu Sprzedaż).
- Import dokumentów kosztowych do modułu KPiR (robudowa modułu KPiR),
- Import dokumentów kosztowych do modułu Księga Handlowa (obsługuje również KPiR)
- Chmura RAKS KSeF – to aplikacja webowa zapewniająca dwustronną komunikację pomiędzy serwerami Ministerstwa Finansów a systemem RAKS (aplikacja zapewnia dodatkowe funkcje: segregowanie dokumentów, opisywanie, znacznikowanie, przeglądanie archiwum, nadawanie uprawnień pracownikom)
Krok 4: Uwierzytelnij się w KSeF
Uzyskaj dostęp do KSeF przez:
- Profil zaufany
- Podpis kwalifikowany
- Pieczęć elektroniczną
- Certyfikat KSeF
Złóż formularz ZAW-FA, jeśli działasz jako spółka i chcesz wskazać osobę uprawnioną.
Krok 5: Nadaj uprawnienia
Przydziel dostęp do KSeF pracownikom i współpracującym firmom.
Możesz nadać uprawnienia do:
- Wystawiania faktur
- Przeglądania faktur
- Zarządzanie uprawnieniami
- Nadawania dalszych uprawnień
Pamiętaj, by twoi klienci również nadali ci odpowiednie uprawnienia, aby wystawiać i pobierać ich faktury z systemu.
Krok 6: Przetestuj procesy w środowisku testowym
Przeprowadź testy wystawiania i odbierania faktur w wersji Testowej i przedprodukcyjnej (demo) KSeF.
Sprawdź poprawność danych, integrację z systemem księgowym i automatyzację obiegu dokumentów.
Krok 7: Przeszkol zespół
Zorganizuj szkolenia dla księgowych i pracowników obsługi klienta.
Naucz ich:
- Jak działa KSeF
- Jak wystawiać faktury
- Jak weryfikować dokumenty
- Jak obsługiwać nowe narzędzia
Krok 8: Zadbaj o bezpieczeństwo i kontrolę jakości
Wdroż elektroniczny obieg dokumentów z weryfikacją faktur przed zaksięgowaniem. Ustal procedury kontroli błędów i nieprawidłowych faktur.