Krok 1: Zidentyfikuj obowiązki i terminy
Sprawdź, czy Twoja firma kwalifikuje się jako duży podatnik (obrót > 200 mln zł w 2024r.).
Zapoznaj się z harmonogramem wdrożenia i wyjątkami (np. faktury B2C, OSS/IOSS, bilety).
Krok 2: Przeprowadź analizę procesów fakturowania
Zbadaj obecne procedury wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur.
Zidentyfikuj obszary wymagające zmian, np. integrację z systemem ERP, automatyzację, walidację danych.
Krok 3: Dostosuj system IT
Sprawdź, czy Twój system posiada odpowiednie moduły zapewniające integrację z KSeF.
Jeśli nie, zaktualizuj lub rozbuduj swój system o potrzebne elementy.
System RAKS posiada następujące moduły do współpracy z KSEF:
- Eksport dokumentów do KSeF – moduł dedykowany do wysyłania dokumentów sprzedażowych do KSeF (rozbudowa w ramach modułu Sprzedaż).
- Import dokumentów kosztowych do modułu KPiR (rozbudowa modułu KPiR),
- Import dokumentów kosztowych do modułu Księga Handlowa (obsługuje również KPiR)
- Chmura RAKS KSeF – to aplikacja webowa zapewniająca dwustronną komunikację pomiędzy serwerami Ministerstwa Finansów a systemem RAKS (aplikacja zapewnia dodatkowe funkcje: segregowanie dokumentów, opisywanie, znacznikowanie, przeglądanie archiwum, nadawanie uprawnień pracownikom)
Krok 4: Zbuduj zespół projektowy
Powołaj interdyscyplinarny zespół (księgowość, IT, sprzedaż, compliance).
Określ role i odpowiedzialności, np. administrator KSeF, osoba zarządzająca uprawnieniami.
Krok 5: Przeprowadź testy i szkolenia
Przetestuj cały proces fakturowania w środowisku testowym KSeF.
Przeszkol pracowników w zakresie dostępnych metod autoryzacji takich jak: certyfikat, token, podpis kwalifikowany, profil zaufany i obsługi systemu.
Krok 6: Skonfiguruj dostęp i uprawnienia
Złóż formularz ZAW-FA, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
Nadaj uprawnienia pracownikom i jednostkom wewnętrznym (np. oddziałom), zgodnie z polityką bezpieczeństwa i dostępności.
Krok 8: Poinformuj kontrahentów i przygotuj komunikację
Ustal z partnerami biznesowymi sposób wymiany faktur (np. przez KSeF lub poza systemem).
Przygotuj komunikaty i instrukcje dla klientów, dostawców i biura rachunkowego.