Archiwizacja rozrachunków

W tym kroku: Przedstawimy skutki zarchiwizowania rozrachunku. Ta wiedza pomoże wybrać rozrachunki do zarchiwizowania. Jeśli do tej pory nie została przeprowadzona archiwizacja, wszystkie rozrachunki w bazie danych są niearchiwalne.

Uwaga: Archiwizacja nie będzie możliwa, jeśli danemu użytkownikowi zostanie odebrane uprawnienie do wykonania takiej operacji (moduł Administrator, w sekcji Uprawnienia → Uprawnienia wewnątrz firm → zakładka Wspólne → Finanse → Rozrachunki → archiwizacja rozrachunków). Domyślnie uprawnienie do archiwizowania rozrachunków jest zaznaczone, czyli przyznane wszystkim użytkownikom. Jeśli zachodzi potrzeba, aby je ograniczyć do wybranych użytkowników lub grup użytkowników, przejdź do modułu Administrator i zmień stan uprawnień poszczególnym użytkownikom lub ich grupom według swoich potrzeb.

Informacja: Rozrachunki oznaczone jako archiwalne nie są widoczne na liście przeglądowej rozrachunków, co nie znaczy, że całkowicie znikają z bazy rozrachunków. W każdej chwili można zmienić ustawienia filtrów w panelu po lewej stronie listy, tak aby uwidocznić na nim rozrachunki archiwalne.

Informacja: Zarchiwizowany rozrachunek, mimo braku widoczności w podstawowym widoku okna rozrachunków, nadal jest powiązany z dokumentami, w których zapisano powiązanie (np. nadal jest widoczny w dokumencie księgowym, w którym go zapisano albo w rozliczeniu innego rozrachunku). Nie zanika powiązanie dokumentów i innych rozrachunków z rozrachunkami zarchiwizowanymi.

Wskazówka: Przystępując do archiwizacji, w pierwszej kolejności ustal, które ze wszystkich rozrachunków nie będą już uczestniczyć w pracach księgowych (nie będą rozliczane, nie będą potrzebne na wydrukach zestawień). Posegreguj rozrachunki pod względem daty i zacznij archiwizację najstarszych, całkowicie rozliczonych rozrachunków.

Archiwizowanie rozrachunków nierozliczonych jest wskazane przede wszystkim dla rozrachunków, które zostały wygenerowane nieprawidłowo (np. minusowe rozrachunki) lub z jakiś innych względów nie będą mogły być w przyszłości rozliczone.

Archiwizując te rozrachunki w bezpieczny sposób uporządkujesz swoją bazę rozrachunków i uzyskasz widoczność tylko tych danych, których aktualnie potrzebujesz do pracy z rozrachunkami

W tym kroku: Przedstawimy przebieg operacji archiwizowania rozrachunków.

Uwaga: Nie jest możliwe przeprowadzenie archiwizacji rozrachunku, który jest w danym momencie edytowany przez innego użytkownika programu. Próba archiwizowania rozrachunku, który edytuje inny użytkownik, zakończy się komunikatem błędu z podaniem przyczyny niepowodzenia tej operacji. W takim przypadku należy ponowić próbę archiwizacji wtedy, gdy inny użytkownik zakończy edycję.

Informacja: Operację archiwizowania rozrachunku można przeprowadzać dla pojedynczych rozrachunków lub dla wielu równocześnie.

Uwaga: Jeśli Data operacji rozrachunku wybranego do archiwizacji pochodzi z innego roku obrotowego niż obecnie ustawiony, podczas zapisywania zmian pojawi się poniższy komunikat.

 
Aby zapisać zmiany kliknij .

Informacja: Domyślnie zaznaczony jest parametr archiwizowania rozrachunków rozliczonych. Wynika to z tego, że taka operacja jest najbezpieczniejsza z punktu widzenia pracy z rozrachunkami (te rozrachunki najprawdopodobniej nie będą uczestniczyć w przyszłych rozliczeniach).

Przykład: Jeśli chcesz zarchiwizować rozliczone rozrachunki z roku 2009, w panelu Zakres rozrachunków zaznacz opcję Wszystkie z zakresu dat operacji i podaj daty od 2009-01-01 do 2009-12-31, a w panelu Stan rozrachunków zostaw opcję Rozliczone.

Wskazówka: Jeżeli chcesz zarchiwizować wszystkie najstarsze rozrachunki, ale nie pamiętasz daty pierwszego z nich albo chcesz zarchiwizować kolejną partię rozrachunków, a nie pamiętasz od jakiego momentu masz niezarchiwizowane rozrachunki, nie musisz podawać daty początkowej w zakresie dat. System wybierze najstarsze niezarchiwizowane rozrachunki do daty, którą podasz jako końcową.

Wskazówka: Możesz wybrać ręcznie rozrachunki do zarchiwizowania, przed uruchomieniem okna Archiwizacja rozrachunków. W oknie Lista rozrachunków znajdź i zaznacz rozrachunki, które chcesz zarchiwizować, a następnie kliknij w → Archiwizuj rozrachunki. W panelu Zakres rozrachunków program automatycznie wybrał opcję Zaznaczone.

Wskazówka:

• Aby zaznaczyć kilka kolejnych pozycji na liście zaznacz pierwszą z nich klikając na nią, a następnie wciśnij klawisz Shift i kliknij na ostatnią. Program zaznaczy wszystkie pozycje pomiędzy pierwszą a ostatnią zaznaczoną.
• Aby zaznaczyć kilka nienastępujących po sobie pozycji, zaznaczaj kliknięciem myszy mając wciśnięty klawisz Ctrl.
• Aby zaznaczyć wszystkie pozycje na liście kliknij Ctrl+A.

Uwaga: Jeśli program nie zaznacza na raz więcej niż jedną pozycję, musisz aktywować funkcję Zaznaczanie wielu pozycji. Kliknij prawym przyciskiem myszy na nagłówek kolumny tabeli i w menu kontekstowym kliknij w Zaznaczanie wielu pozycji. Umożliwi to wybranie na raz więcej niż jednej pozycji na liście.

Informacja: Archiwizowanie rozrachunków jest operacją odwracalną. Jeżeli chcesz przywrócić rozrachunki z archiwum, możesz to uczynić w każdej chwili.

W tym kroku: Pokażemy jak wyświetlić rozrachunki archiwalne w oknie Lista rozrachunków.

Wskazówka: Aby wyświetlić ukrytą kolumnę kliknij prawym przyciskiem myszy w nagłówek dowolnej kolumny tabeli. Z rozwijanego menu wybierz Wybór kolumn. Otworzy się małe okno Dostosowywanie z nazwami kolumn, które można dodać do tabeli.

Złap kursorem myszy za pole Archiwalny i przeciągnij do listy rozrachunków w ten sposób, aby umieścić to pole pomiędzy nagłówkami dwóch wybranych kolumn. Puść przycisk myszy jak pojawią się dwie zielone strzałki.

Na Liście rozrachunków pojawiła się nowa kolumna Archiwalny, w której zaznaczone jest, czy dany rozrachunek jest archiwalny. Zamknij krzyżykiem okno Dostosowywanie.

Kliknij w nagłówek kolumny Archiwalny. Obok nazwy kolumny pojawi się strzałka , która oznacza, że rozrachunki na liście zostają uporządkowane zgodnie z cechą archiwalności.

Informacja: W domyślnych ustawieniach wyświetlania kolumn w tabeli Listy rozrachunków, kolumna Archiwalny jest widoczna jako pierwsza kolumna z lewej strony. Aby przywrócić domyślne ustawienia użyj skrótu klawiaturowego CTRL+U. Pamiętaj jednak, że jeśli masz widok dostosowany do własnych potrzeb (ustawioną własną kolejność kolumn i widoczność poszczególnych kolumn), to użycie tego skrótu usunie ustawienia indywidualne.

W tym kroku: Przedstawimy przebieg operacji przywracania rozrachunków z archiwum. Jest ona przydatna, jeśli zachodzi potrzeba użycia rozrachunków, które wcześniej zostały zarchiwizowane albo jeśli w wyniku pomyłki zostały zarchiwizowane nie te rozrachunki, które trzeba.

Wskazówka: Możesz wybrać ręcznie rozrachunki do przywrócenia z archiwum, przed uruchomieniem okna Archiwizacja rozrachunków. W oknie Lista rozrachunków znajdź i zaznacz rozrachunki, które chcesz odrchiwizować, a następnie kliknij w → Archiwizuj rozrachunki. W panelu Zakres rozrachunków program automatycznie wybrał opcję Zaznaczone.

Informacja: Podobnie jak w przypadku archiwizowania rozrachunków, operacja odarchiwizowania rozrachunków nie będzie możliwa do przeprowadzenia jeżeli nie będziesz miał do niej uprawnienia oraz jeżeli inny użytkownik systemu w tym samym czasie co Ty będzie edytował te same rozrachunki, które zamierzasz odarchiwizować.