Kluczowe zmiany, które musisz znać.
Jedną z najważniejszych zmian jakie wejdą w życie w momencie wprowadzenia KSEF są nowe zasady określające daty wystawienia faktury.
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w momencie przesłania jej do systemu KSEF.
Jednak zasada ta dotyczy wyłącznie przypadku, gdy faktura zostanie przesłana do KSeF w tym samym dniu, co data wskazana na fakturze.
Co to oznacza w praktyce?
Koniec z możliwością wystawiania faktur z opóźnieniem (tzw. antydatowaniem). Data wystawienia nie może być wcześniejsza niż faktyczna data przygotowania i wysłania dokumentu do KSeF (z wyjątkiem trybu offline i awarii).
Data WYSTAWIENIA – Wyjątek nr 1: Tryb „Offline24”
Gdy data na fakturze jest wcześniejsza niż data jej wysłania do KSeF (np. faktura z datą 30 kwietnia zostaje wysłana do systemu 1 maja), to taką fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline, a datą jej wystawienia jest data wskazana w polu „data wystawienia”.
Uwaga! Fakturę wystawioną w tym trybie należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Data WYSTAWIENIA – Wyjątek nr 2: Awaria i tryb offline
W przypadku awarii lub niedostępności KSeF oraz awarii po stronie podatnika, fakturę można wystawić poza systemem.
- W takich sytuacjach datą wystawienia faktury jest data jej faktycznego wystawienia (wskazana na dokumencie), a nie data przesłania do KSeF.
- Pamiętaj: Taka faktura musi być zgodna ze schemą, czyli wzorem KSeF i dostarczona do systemu w odpowiednim terminie po ustaniu przeszkody.
Dwie daty na fakturze – Co się nie zmienia?
Faktury w KSeF, tak jak dotychczas, będą zawierać dwie kluczowe daty:
- Data sprzedaży: Moment faktycznego zakończenia świadczenia usług lub dostawy towarów.
- Data wystawienia: Moment skutecznego wysłania faktury do KSeF lub data z dokumentu w przypadkach wyjątkowych (awaria, tryb offline24).
Data OTRZYMANIA faktury – Nowa zasada ogólna
- Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data nadania jej numeru identyfikującego w KSeF.
- Jest to data niezależna od tego, czy i kiedy odbiorca zobaczy fakturę w systemie lub ją z niego pobierze.
- Co istotne, data otrzymania (nadania numeru KSeF) może być późniejsza niż data jej wysłania do systemu.
- Przykład:
- Kontrahent wysyła fakturę do KSeF o 23:55 w środę.
- KSeF nadaje jej numer pięć po północy w czwartek.
- Ty sprawdzasz system dopiero w piątek o 15:00.
- Data otrzymania Twojej faktury to czwartek pięć po północy!
Kluczowa informacja: System KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Przedsiębiorca powinien sam regularnie sprawdzać czy są nowe dokumenty.
Program RAKS rozwiązuje ten problem, oprogramowanie automatycznie pobiera z KSEF wszystkie nowe dokumenty w momencie gdy się tam pojawią. Nowe faktury są widoczne bezpośrednio w aplikacji RAKS.
Dlaczego nowa data otrzymania faktury jest tak ważna?
Dlaczego nowa data otrzymania faktury jest tak ważna?
Po pierwsze – odliczenie VAT: Dla celów odliczenia podatku VAT należy kierować się datą otrzymania faktury, czyli datą nadania numeru KSeF.
Po drugie – koszty podatkowe: Data otrzymania jest również kluczowa dla ujęcia kosztu w ewidencji.
Po trzecie – terminy płatności: Uwaga! Terminy płatności biegną od daty wystawienia faktury.
KSeF przyniesie nowe obowiązki – Co warto wdrożyć?
- Stworzenie procedury regularnego sprawdzania KSeF: Konieczne jest codzienne lub okresowe logowanie do systemu w celu pobierania faktur kosztowych.
- Rozważenie automatyzacji:
Skorzystaj z programu, który automatycznie pobiera dokumenty z KSeF, np. RAKS (nie każdy program zapewnia tą funkcję) Automatyzacja niweluje wszelkie ryzyka i oszczędza mnóstwo czasu. - Obowiązek płatności: po wejściu KSEF podatnicy VAT, płacąc za faktury będą musieli umieszczać numer KSeF faktury w tytule przelewu.