Aby naliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, należy dodać składnik ze schematu.
W tym celu przechodzimy do zakładki: Słowniki -> Schemat składników wynagrodzenia.
Instrukcja dodawania składnika wynagrodzenia: https://youtu.be/kxuVOpx_ydc
Instrukcja wyliczania ekwiwalentu: https://youtu.be/iv4bXWZh734
W składniku Liczba godzin, za które wypłacamy ekwiwalent wprowadzamy liczbę godzin ekwiwalentu.
Jeśli pracownik ma mieć wypłacony ekwiwalent za urlop zaległy oraz bieżący, należy dodać dwa składniki: Liczba godzin ekwiwalentu za urlop zaległy i Liczba godzin ekwiwalentu za urlop bieżący (dostępne od wersji programu 2021.1.31.1179). Rozdzielenie ekwiwalentu za urlop zaległy oraz bieżący jest potrzebne do poprawnego wykazania ekwiwalentu bieżącego na świadectwie pracy.
Zasady obliczania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2, poz.14, z późn. zm).
Podstawę do obliczenia ekwiwalentu stanowią:
- składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości – w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do tego ekwiwalentu,
- wynagrodzenie zmienne wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (dotyczy to składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc) oraz wynagrodzenie zmienne wypłacone w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (dotyczy to składników przysługujących za okresy dłuższe niż jeden miesiąc).
W przypadku gdy w okresie stanowiącym podstawę obliczenia przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie dzieli się przez liczbę dni faktycznie przepracowanych. Wyliczamy w ten sposób wynagrodzenie za jeden dzień przepracowany, po czym uzyskany wynik mnożymy przez liczbę dni, jaką przepracowałby pracownik, gdyby pracował we wszystkie dni przewidziane zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy – a więc uzupełnia się wynagrodzenie do wysokości, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował pełne miesiące.
Jeżeli przez cały okres przyjęty do obliczenia podstawy wymiaru ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, uwzględnia się najbliższe miesiące kalendarzowe. Zatem jeśli pracownik przez cały miesiąc przebywał na urlopie lub zwolnieniu chorobowym – przy obliczaniu ekwiwalentu należy uwzględnić kolejny miesiąc, za który przysługiwało mu wynagrodzenie.
Współczynnik stanowiący podstawę do obliczenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu oblicza się corocznie. W tym celu od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmujemy łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, po czym dzielimy otrzymany wynik przez 12.
Ekwiwalent za jedną godzinę urlopu otrzymujemy, dzieląc przez wyżej wymieniony współczynnik kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia obliczoną po zsumowaniu:
- wynagrodzenia określonego w stałej miesięcznej wysokości należnego w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu,
- przeciętnej wysokości zmiennych składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy jednomiesięczne lub krótsze, obliczonej z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,
- przeciętnej wysokości zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaconych w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, a następnie dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez 8.
Z drugiej strony mnożąc ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego, uzyskujemy kwotę ekwiwalentu za urlop należną pracownikowi.