- Dane KSeF na oknie dokumentu księgowego
W programie RAKS dodano możliwość prezentowania danych pobranych z KSeF na oknie dokumentu księgowego oraz w oknie przeglądowym dokumentów księgowych w postaci nowych kontrolek (pól) prezentujących dane pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur.
Zmiana dotyczy wszystkich typów lat: “KH”, “KPiR” oraz “Ryczałt”.
W przypadku roku o typie “KPiR” nowe kontrolki są widoczne w standardowym oknie dokumentu księgowego (w alternatywnym widoku nie ma nowych pól).
Jeżeli użytkownik korzystał dotychczas z widoku alternatywnego, a potrzebuje informacji na temat danych z KSeF na oknie dokumentu księgowego, powinien w parametrach roku obrotowego (“Administracja” >> “Parametry” >> “Parametr roku obrotowego”) w sekcji “Dokument księgowy” zmienić parametr roku “Alternatywny sposób wprowadzania danych” (odznaczyć).
Jak to działa po zmianach?
Na oknie dokumentu księgowego dodano odrębną sekcję: „Dane z KSeF”, która znajduje się w nagłówku dokumentu księgowego, nad sekcją ze schematami księgowania.
W sekcji “Dane z KSeF” dodano nowe kontrolki:
– “Nr faktury”,
– “Nr faktury korygowanej”,
– “Datę faktury”.
Nowe kontrolki dotyczące numerów faktur mieszczą 36 znaków, zgodnie z wzorem ustalonym przez Ministra Finansów (aktualnie ministerialny wzór zawiera 35 znaków).
Pojawienie się nowych kontrolek jest uzależnione od wybrania odpowiedniego typu dowodu źródłowego.
Poniżej typy dowodów, w ramach których obsłużono nowe kontrolki dotyczące KSeF: “Nr faktury” i “Data faktury”:
– faktura sprzedaży – FS,
– korekta sprzedaży – KS,
– faktura zaliczkowe – FZL,
– korekta faktur zaliczkowych – KZL,
– faktura zakupu – FZ,
– korekta zakupu – KZ,
– faktura WDT – trójstronna – WDTT,
– korekta faktury WDT,
– trójstronnej – KWDTT,
– faktura VAT RR – FRR,
– korekta faktur VAT RR – KRR,
– faktura sprzedaży – odwrotne obciążenie – FO,
– korekta sprzedaży – odwrotne obciążenie – KFO
Z kolei kontrolka “Nr faktury korygowanej” będzie się pojawiała na oknie dokumentu księgowego tylko po wybraniu nw. typów dowodów:
– korekta sprzedaży – KS,
– korekta faktur zaliczkowych – KZL,
– korekta zakupu – KZ.
– korekta faktury WDT,
– trójstronnej – KWDTT,
– korekta faktur VAT RR – KRR,
– korekta sprzedaży – odwrotne obciążenie – KFO
Powyższe wynika z tego, że faktura korygująca zarejestrowana w KSeF, będzie musiała zawierać numer KSeF faktury korygowanej (pierwotnej) – jeżeli pierwotna faktura była zarejestrowana w KSeF.
W związku z tym po wybraniu na oknie dokumentu księgowego odpowiedniego typu dowodu (dotyczącego korekty), będzie widoczna również kontrolka “Nr faktury korygowanej” w sekcji “Dane z KSeF”.
Jeżeli pierwotna faktura została wystawiona poza systemem KSeF, wtedy faktura korygująca do tej faktury, wystawiona za pomocą KSeF nie będzie zawierała numeru KSeF faktury korygowanej.
Nowe kontrolki: “Data faktury”, “Nr faktury” oraz “Nr faktury korygowanej” nie są kontrolkami wymaganymi do wypełnienia na oknie dokumentu księgowego.
Dla już wystawionych dokumentów księgowych (historycznych) kontrolki w sekcji “Dane z KSeF” będą puste.
Jeżeli użytkownik korzysta z modułu “Sprzedaż”, to do nowych kontrolek w module „Finanse i Księgowość” będą się naczytywać dane dotyczące KSeF, które zostały pobrane z KSeF i są widoczne w module “Sprzedaż”. W tym przypadku kontrolki będą zablokowane i nie będzie możliwości ich edycji.
Użytkownik, podczas tworzenia dokumentu księgowego, ma możliwość wpisania danych do sekcji “Dane z KSeF” ręcznie (po wybraniu odpowiedniego typu dowodu źródłowego), w przypadku gdy nie importuje faktur z danymi KSeF przy pomocy pliku xml, nie korzysta z modułu “Sprzedaż” lub z innego źródła, z którego mogłyby się automatycznie naczytywać dane KSeF.
- Okno przeglądowe dokumentów księgowych
Na oknie przeglądowym dokumentów księgowych dodano nowe kolumny: “KSeF numer faktury”, “KSeF numer faktury korygowanej” oraz “KSeF data faktury”.
Kolumny: “KSeF numer faktury” i “KSeF data faktury” umieszczono jako ostatnie na oknie przeglądowym, a “KSeF numer faktury korygowanej” znajduje się w zasobniku kolumn.
Dane prezentowane w nowych kolumnach pochodzą z nowych kontrolek znajdujących się na dokumencie księgowym, w nowo dodanej sekcji “Dane z KSeF”.
- Plik XML
W związku z powyższymi zmianami dostosowano plik xml dokumentu księgowego tak, aby zawierał nowe dane dotyczące KSeF.
Konsekwencją wprowadzenia do okna dokumentu księgowego nowych pól: “Data faktury”, “Nr faktury” i “Nr faktury korygowanej”, jest zmieniona wersja i zawartość pliku xml dokumentu księgowego. Dotychczasowa wersja oznaczona numerem 18.0 ma numer 19.0, zaś tag <DOKUMENT> otrzymał nową pozycję: “KSEF_NR_FAKTURY”, “KSEF_DATA_FAKTURY” oraz “KSEF_NR_FAKTURY_KORYGOWANEJ”.
Nowe pola znajdują się w tabeli nagłówka dokumentu, nie są polami wymaganymi. Pola: “KSEF_NR_FAKTURY” oraz “KSEF_NR_FAKTURY_KORYGOWANEJ” mają rozmiar 36 znaków. Pole “KSEF_DATA_FAKTURY” ma format daty i rozmiar 10 znaków.
UWAGA: Dostawcy rozwiązań bazujących na eksporcie/imporcie dokumentów księgowych z “RaksSQL” powinni dostosować swoje rozwiązania do powyższej zmiany.
Jeżeli dokument księgowy zostanie wyeksportowany do formatu xml w wersji dotychczasowej (tj. w wersji 18.0 lub wcześniejszej), która nie zawierała danych dotyczących KSeF, to przy próbie zaimportowania go do systemu, który będzie obsługiwał najnowszą wersję xml (tj. wersję 19.0), czyli będzie miał pola z danymi KSeF, system wygeneruje stosowny komunikat o niezgodności wersji eksportu z obsługiwaną wersją importu oraz ostrzeże o możliwych problemach wynikających z tej niezgodności. Dokument mimo tego komunikatu zostanie zaimportowany. Jeżeli dokument nie zawierał danych dotyczących KSeF, to pomimo ostrzeżenia, wszystkie dane zostaną zaimportowane tak, jak dotychczas.
- Wzorce księgowań
W RaksSQL we wzorcach księgowania dodaliśmy możliwość rozksięgowania zaimportowanego dokumentu z danymi dotyczącymi KSeF.
W związku z tym pojawiły się we wzorcach nowe opcje:
a) w pozycji wzorca księgowań, w opisie operacji dodano nową opcję dotyczącą wyboru numeru faktury KSeF do treści opisu, oznaczoną jako: “%e Numer faktury KSeF”
Nowa opcja znajduje się we wzorcu dotyczącym każdego typu roku, czyli w KH jest w zakładce „Dekrety”, w „KPiR” w zakładce „Księga Podatkowa”, a w roku o typie „Ryczałt” w zakładce „Ewidencja Przychodów”.
b) w pozycji „Źródło daty księgowania” i „Źródło daty operacji gospodarczej” dodano nową opcję do wyboru dotyczącą daty KSeF, oznaczoną jako: „data faktury KSeF”
Nowa opcja znajduje się w zakładce “Dekrety”, “Księga podatkowa” i “Ewidencja Przychodów” dla typów dokumentów, których dotyczy “KSeF”.
c) w sekcji „Rozrachunek”, w kontrolkach: “Data operacji” i “Data płatności” dodano nową opcję dotyczącą wyboru daty KSeF do tych kontrolek, oznaczoną jako „Data faktury KSeF”.
Nowa opcja znajduje się we wzorcu dotyczącym każdego typu roku, czyli w KH jest w zakładce „Dekrety”, w „KPiR” w zakładce „Księga Podatkowa”, a w roku o typie „Ryczałt” w zakładce „Ewidencja Przychodów”.
d) zakładka „rejestr VAT” w kontrolce: “Źródło daty VAT” dodano nową opcję dotyczącą wyboru daty KSeF, oznaczoną jako: “data KSeF”.
Nowa opcja znajduje się we wzorcu dotyczącym każdego typu roku, czyli w KH jest w zakładce „Dekrety”, w „KPiR” w zakładce „Księga Podatkowa”, a w roku o typie „Ryczałt” w zakładce „Ewidencja Przychodów”.
- Import dokumentów w formacie KSeF
W programie RAKS dodano możliwość importowania dokumentów z KSeF na oknie przeglądowym dokumentów księgowych.
Aby z niej skorzystać, użytkownik powinien kliknąć w ikonkę importu (strzałeczkę) w prawym górnym rogu. Zostanie wtedy wywołana nowa, odrębna opcja: “Importuj dokumenty z KSeF”. Można ją również wywołać po wybraniu prawoklikiem “Eksport / import” >> “Importuj dokumenty z KSeF”.
Po wybraniu “Importuj dokumenty z KSeF” wyświetli się okno “Import faktur, na którym użytkownik wybierze rodzaj danych wejściowych, czyli format, w którym będzie importował dokumenty z KSeF, spośród dostępnych, czyli:
– pojedynczy plik faktury z KSeF w formacie xml
– cały folder plików z fakturami z KSeF w formacie xml
– cały folder plików z fakturami z KSeF w formacie xml, w postaci spakowanego pliku zip
– cały folder plików z fakturami z KSeF w formacie xml, w postaci spakowanego pliku 7zip
Na oknie „Import faktur” należy również wskazać lokalizację, z której system ma pobrać plik/folder plików z dokumentami z KSeF.
W przypadku nie wybrania lokalizacji, system przypomni o konieczności wskazania lokalizacji stosownym komunikatem:
Po dokonaniu wyboru rodzaju danych wejściowych i podaniu ścieżki do pliku/folderu plików, zostanie wywołane okno „Import dokumentów z KSeF – klasyfikacja”, na którym w podziale na zakładki „Zakupy” oraz „Sprzedaż” będą znajdowały się dokumenty z KSeF do zaimportowania:
Faktury zakwalifikowane do zaimportowania będą oznaczone za pomocą znaczników (w pierwszej kolumnie).
Przed zaimportowaniem dokumentów należy uzupełnić kod dokumentu (w ostatniej kolumnie).
Można wprowadzić go ręcznie wpisując kod przy pomocy klawiatury do odpowiedniej komórki lub przy pomocy dostępnej operacji zbiorczej, klikając prawoklikiem, a następnie wybierając „Nadaj kod zaznaczonym dokumentom”:
Po zaimportowaniu zaznaczonych dokumentów pojawi się okno raportu, na którym będzie informacja dotycząca importowanych dokumentów (numer dokumentu oraz informacja o jego poprawnym/niepoprawnym wczytaniu):
Po zamknięciu okna raportów zostanie wywołane okno dotyczące rozksięgowania zaimportowanych dokumentów, na którym należy wybrać wzorzec księgowania spośród dostępnych w programie oraz wskazać, czy dokument ma zostać zapisany do pliku, czy też zaimportowany do modułu „FK”. W przypadku zapisania dokumentu do pliku, należy wskazać miejsce, w którym taki plik z dokumentem z KSeF powinien być zapisany.
Po uzupełnieniu powyższych danych i kliknięciu „Zatwierdź”, pojawi się standardowe okno dotyczące opcji importu danych:
Po wybraniu opcji importów na ww. oknie, pojawi się kolejne okno z listą dokumentów do rozksięgowania.
Należy zaznaczyć wybrane do rozksięgowania pozycje oraz zatwierdzić wybór klikając w przycisk “Importuj” na oknie:
System wysyła potwierdzenie:
W przypadku gdy podczas rozksięgowania pojawią się błędy, system wyświetli raport z przyczyną nierozksięgowania danego dokumentu:
- Licencja KSeF
Jeżeli klient posiada licencję tylko na “Import dokumentów z KSeF do KPiR/SP”, ma dostęp do importu:
– w roku o typie KPiR,
– w roku o typie Ryczałt.
Jeżeli klient posiada licencję tylko na “Import dokumentów z KSeF do KH/SP”, ma dostęp do importu:
– w roku o typie KPiR,
– w roku o typie Ryczałt,
– w roku o typie KH.
Jeżeli klient posiada licencję na “Import dokumentów z KSeF do KPiR/SP” oraz “Import dokumentów z KSeF do KH/SP”, ma dostęp do importu:
– w roku o typie KPiR,
– w roku o typie Ryczałt,
– w roku o typie KH.
- Okno przeglądowe rozrachunków
Na oknie przeglądowym rozrachunków dodano trzy nowe kolumny zawierające dane dotyczące KSeF:
– “KSeF numer faktury”,
– “KSeF numer faktury korygowanej”,
-“KSeF data faktury”.
Nowe kolumny znajdują się na oknie przeglądowym rozrachunków wyświetlanym z poziomu menu: „Finanse”/”Rozrachunki”, na obu zakładkach: “Lista rozrachunków” oraz “Rozrachunki wg kontaktów” (na dolnym oknie).
Dane KSeFowe pojawią się na oknie przeglądowym rozrachunków, w przypadku gdy:
– dokument będzie wystawiony i wysłany do KSeF z modułu “SP”, będzie posiadał numer i datę KSeF, która ma być zaprezentowana w nowych kolumnach na oknie,
– dokument zostanie zaimportowany do modułu “FK” bezpośrednio z KSeF,
– dokument zostanie zaimportowany do modułu “FK” bezpośrednio z RaksNet,
– dokument zostanie zaimportowany do modułu “FK” z pliku xml/zip, 7zip,
– użytkownik wprowadzi dane KSeF`owe “ręcznie” w dokumencie księgowym
Kolumny: “KSeF numer faktury” oraz “KSeF data faktury” są widoczne od razu na oknie przeglądowym (na samym końcu), natomiast kolumna: “KSeF numer faktury korygowanej” jest ukryta w zasobniku kolumn.
Na rozrachunkach historycznych, w polach z danymi KSeF, jeśli są powiązane z dokumentem, w jakim:
– nie podano tych danych KSeF – będzie puste pole,
– podano te dane KSeF – wyświetlą się dane KSeF.