Odbiorcy i pracownicy

Poprawne i szczegółowe określenie kontrahentów pomaga zaoszczędzić czas na każdym kroku pracy. Korzystając z gotowych kartotek kontaktów ograniczamy konieczność wielokrotnego wpisywania tych samych danych i tym samym zmniejszamy prawdopodobieństwo popełnienia błędu. W tym ćwiczeniu zostaną pokazane podstawowe działania pozwalające zarządzać kontaktami w programie.

Cele:

  • zapoznanie się z kartoteką kontrahentów,
  • dodanie kontaktów – firm współpracujących i pracowników,
  • zaimportowanie bazy kontaktów do wykorzystania w kolejnych ćwiczeniach.

Wymagania:

  • zainstalowany RAKSSQL,
  • założona firma i rok obrotowy,
  • użytkownik posiadający dostęp do modułu Finanse i Księgowość i prawa Administratora.

Krok 1: Grupy kontaktów

W tym kroku: Stworzymy prosty podział na grupy, tak aby w przyszłości ułatwić wyszukiwanie kontaktów i powiązanie kontaktów z planem kont.

Aby wejść do okna Kontakty:

  1. Uruchom program.
  2. W oknie logowania, jeżeli ustawione jest inaczej, wybierz Identyfikator ADMIN i Moduł Finanse i Księgowość, a następnie .
  3. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontrahenci z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty.

Z lewej strony okna znajduje się lista z grupami. Dostępne są dwie zakładki: Podstawowe i Dowolne.

  • Grupy podstawowe: kontrahent może być przyporządkowany tylko do jednej wybranej grupy. Nie można przypisać tego samego kontrahenta do dwóch różnych grup,
  • Grupy dowolne: kontrahent może być przypisany do kilku różnych grup.

    W tej chwili w obu zakładkach powinna być automatycznie stworzona grupa Wszystkie.

Wskazówka: Nazwy grup oraz ich układ powinny być przemyślane. Ich zadaniem jest ułatwienie wyszukiwania kontrahentów. Są one widoczne we wszystkich modułach programu.

Aby dodać grupę:

  1. Po lewej stronie okna Kontakty, w panelu Grupy, kliknij prawym przyciskiem myszy w zakładce Podstawowe i z menu kontekstowego wybierz polecenie Dodaj podrzędną.
  1. Pojawia się okno Definicja grupy. W polu Nazwa wpisz Kontrahenci krajowi, a następnie kliknij . Grupa Kontrahenci krajowi została dodana jako grupa podrzędna do Wszystkie.
  2. Mając zaznaczoną grupę Kontrahenci krajowi kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Wpisz nazwę Kontrahenci zagraniczni. Zapisz grupę. Grupa została dodana jako grupa równorzędna do grupy Kontrahenci krajowi.
  3. Następnie dodaj grupę Pracownicy.

Krok 2: Dodawanie kontaktów

W tym kroku: Omówimy dodawanie dwóch typów kontaktów: firmy i pracownika oraz przypiszemy je do odpowiednich grup.

  • Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS
  • Dodawanie odbiorcy
  • Dodawanie pracownika

Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS

Aby pobrać dane kontrahenta z bazy GUS:

  1. W oknie Kontakty kliknij w przycisk i z rozwijanego menu wybierz Dodaj firmę. Otworzy się okno Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS.
  2. W polu Podaj numer NIP lub REGON wpisz 1130093176. W pole Podaj kod weryfikacji przepisz kod weryfikacyjny z obrazka. Następnie kliknij w .

Wskazówka: Jeśli nie możesz rozpoznać znaków na obrazku weryfikacyjnym, kliknij w , aby pojawił się nowy obrazek.

Informacja: Jeśli w oknie Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS odznaczysz opcję Pokaż to okno przed dodaniem nowego kontrahenta, program po wybraniu polecenia → Dodaj firmę będzie od razu otwierał okno Dane kontaktu, umożliwiając ręczne podanie danych kontrahenta.

Wskazówka: Dostęp do okna Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS jest dostępny również za pomocą przycisków w polu NIP w zakładce Podstawowe okna Dane kontaktowe i w polu Regon w zakładce Finansowej i Księgowe.

  1. Program wyszukał w bazie GUS-u firmę o podanym NIP-ie i uzupełnił okno Dane kontaktu jej danymi adresowymi. Więcej informacji o oknie Dane kontaktu znajdziesz w opisie ręcznego dodawania kontrahenta.
  2. Po uzupełnieniu pozostałych danych, kliknij w , aby zapisać kontakt.

Dodawanie odbiorcy

Aby dodać kontrahenta firmę:

  1. W oknie Kontakty kliknij w przycisk  i z rozwijanego menu wybierz Dodaj firmę. Jeśli pojawi się okno Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS, kliknij w . Pojawi się okno Dane kontaktu. Okno to składa się z kilku zakładek, z których obecnie interesować nas będą dwie: Podstawowe oraz Finansowe i Księgowe.

Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.

  1. W zakładce Podstawowe w panelu Typ – Archiwalny można ustawić typ kontaktu, czy jest to odbiorca czy dostawca. Istnieje możliwość zaznaczenia kilku opcji. Zaznacz opcję Odbiorca.
  2. W panelu Grupa można przypisać kontakt do konkretnej grupy podstawowej. Wybierz Kontrahenci krajowi.
  3. Panel Dane identyfikacyjne wypełnij zgodnie z poniższym rysunkiem:
  1. W panelu Dane adresowe można dodać kilka adresów, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając z menu kontekstowego Dodaj. Jeden z tych adresów należy ustawić jako domyślny. Uzupełnij dane adresowe zgodnie z poniższym rysunkiem:
  1. Przejdź do zakładki Finansowe i Księgowe. Aby dodać numer konta bankowego kliknij prawym przyciskiem myszy w panelu Rachunki bankowe i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Pojawia się okno Rachunek bankowy.

Informacja: Program weryfikuje poprawność danych i jeżeli wykryje błędy, wyświetli stosowny komunikat. Jeśli wprowadzone dane mają służyć tylko nauce, należy kliknąć Tak i pozwolić zapisać dane mimo błędów. Nie wpłynie to na dalszą pracę programu.

  1. Uzupełnij dane zgodnie z rysunkiem poniżej, a następnie :
  1. Rachunek został dodany do listy Rachunki bankowe. Można dodać więcej rachunków dla jednego kontrahenta.
  2. Kliknij , aby zakończyć dodawanie kontrahenta. Dostawca został dodany do listy kontaktów grupy Kontrahenci krajowi.

Dodawanie pracownika

Aby dodać pracownika:

  1. Zaznacz grupę Pracownicy. Następnie kliknij w przycisk i z rozwijanego menu wybierz Dodaj pracownika. Pojawi się okno Dane kontaktu. Okno to składa się z kilku zakładek, z których obecnie interesować nas będą dwie: Identyfikacyjne oraz Finansowe i Księgowe

Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.

  1. W zakładce Identyfikacyjne wypełnij panel Dane identyfikacyjne zgodnie z rysunkiem poniżej:
  1. Wypełnij panel Dane adresowe zgodnie z poniższym rysunkiem. Podobnie jak przy dodawaniu firmy, istnieje możliwość podania więcej niż jednego adresu. Należy przy tym określić, który adres ma być domyślny.
  1. Przejdź do zakładki Finansowe i Księgowe. Aby dodać numer konta bankowego w panelu Rachunki bankowe kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Pojawia się okno Rachunek bankowy. 

Informacja: Program weryfikuje poprawność danych i jeżeli wykryje błędy, wyświetli stosowny komunikat. Jeśli wprowadzone dane mają służyć tylko nauce, należy kliknąć Tak i pozwolić zapisać dane mimo błędów. Nie wpłynie to na dalszą pracę programu.

Uzupełnij dane zgodnie z rysunkiem poniżej, a następnie :

  1. W oknie kontaktu kliknij . Pracownik został dodany do grupy Pracownicy.

Krok 3: Import kontaktów

W tym kroku: Zaimportujemy bazę kontaktów, która została stworzona na potrzeby samouczka. Większa baza kontaktów ułatwi naukę w dalszych częściach samouczka. Oczywiście w ramach ćwiczeń możesz dodać więcej własnych kontaktów do kartoteki kontrahentów.

Aby importować kontakty:

  1. Kliknij w poniższy link i zapisz plik w dogodnym dla siebie miejscu na swoim komputerze.
    kontrahenci_samouczek_RAKSSQL.xml
  2. W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontrahenci z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty.
  3. W prawym górnym rogu na niebieskim pasku znajduje się menu składające się z znaków graficznych . Kliknij w ikonę menu eksportu .
  4. W menu eksportu wybierz Import, a następnie Importuj (xml).
  1. Pojawi się okno Plik do importu. Wskaż położenie pobranego pliku kontrahenci_samouczek_RAKSSQL.xml i kliknij Otwórz.
  2. Pojawi się okno Parametry importu kontrahentów. W polu Importuj wybierz Pomijaj istniejące. Dzięki temu stworzone w poprzednim kroku kontakty, jeśli pokrywają się z tymi z importowanej bazy, zostaną zachowane. W polu Grupy kontrahentów wybierz Importuj pomijając istniejące.
  3. Korzystając z zaokrąglonej strzałki zaznacz wszystkie kontakty i kliknij . Program zacznie importować kontakty i na koniec wyświetli Raport z importu. Zaimportowane kontakty zostały dodane do listy kontaktów.