Księgowość
Obsługa tzw. magazynu walut
Obsłużono w module „FK” tzw. magazyn walut.
Jak to działało do tej pory?
Użytkownicy mogli rejestrować operacje wpływów i wypływów środków pieniężnych wyrażonych w walucie obcej, czy to za pomocą dowodów źródłowych, czyli wyciągów bankowych oraz dokumentów kasowych: KP i KW, które następnie były rozksięgowywane, czy to od razu za pomocą zapisów księgowych w dokumentach księgowych. System wspomagał użytkowników w przeliczaniu waluty obcej na PLN i w wyborze właściwej tabeli kursowej, służącej do takiego przeliczenia, jeśli użytkownik z takiego usprawnienia chciał korzystać. I na tym koniec. Brakowało, w kontekście tzw. magazynu walut, ciągu dalszego, tj:
– wyceny rozchodu waluty wg jednej z metod wyceny;
– wyliczenia różnic kursowych wynikłych z tej wyceny (włącznie z identyfikacją znaku tych różnic: czy dodatnie, czy ujemne?);
– wprowadzenia do dokumentu księgowego wartości różnic kursowych z wyceny.
Co zrobiono?
Obsłużono w module „FK” tzw. magazyn walut, dzięki czemu usprawniona została obsługa walut w zakresie:
- wyceny rozchodu waluty wg metody FIFO;
- wyliczenia różnic kursowych wynikłych z tej wyceny (włącznie z identyfikacją znaku tych różnic: czy dodatnie, czy ujemne?);
- wprowadzenia do dokumentu księgowego wartości różnic kursowych z wyceny.
Jak to działa po zmianach?
Magazyn walut jest jedną z opcji widoczną w menu programu: „Finanse” -> „Magazyn walut”. Opcję „Magazyn walut” widać tylko w przypadku zalogowania się do roku o typie „KH” bądź do roku o typie „KPiR”. Nie widać jej w przypadku zalogowania się do roku o typie „Ryczałt”, ponieważ w w roku o typie „Ryczałt” magazynu walut nie obsłużono.
Korzystanie z magazynu walut jest objęte systemem uprawnień, co oznacza, że można nadawać oraz zabierać uprawnienia do pracy z magazynem walut w poszczególnych firmach, poszczególnym użytkownikom oraz grupom użytkowników. Uprawnienie do pracy z magazynem walut można nadać/odebrać z poziomu modułu „Administrator” -> gałąź „Uprawnienia” -> zakładka „Uprawnienia wewnątrz firm” -> zakładka „Wspólne” -> gałąź „Finanse” -> sekcja „Magazyn walut” -> opcja „praca z magazynem walut”. Domyślnie uprawnienie „praca z magazynem walut” jest nadane (zaznaczone).
Po wejściu do menu: „Finanse” -> „Magazyn walut” widać okno, w którym można zdefiniować i wybrać magazyn walut, w ramach którego będzie prowadzona praca, a poniżej okna wyboru prezentowana jest lista operacji walutowych i dokonanych rozliczeń dla wybranego magazynu walut. Z tego miejsca można też wykonywać różne operacje na danych wprowadzonych do magazynu walut.
W pierwszej kolejności, rozpoczynając pracę z magazynem walut, należy zdefiniować magazyn walut (jeden lub wiele – w zależności od potrzeb), aby móc dodawać w nim operacje walutowe, a następnie je rozliczać i wystawiać dokument księgowy dla wyliczonych przez system różnic kursowych. Definiowanie magazynu walut odbywa się poprzez otwarcie kartoteki magazynów walut, dostępnej pod przyciskiem „trzykropka” widocznego przy kontrolce „Wybrany magazyn walut”.
Definiując magazyn walut należy mieć na względzie, że pojedynczy magazyn walut jest rozumiany w systemie jako odpowiednik:
- pojedynczego rachunku bankowego prowadzonego w walucie obcej
- pojedynczej kasy walutowej
- konkretnego konta księgowego, prowadzonego w walucie obcej, które służy do ewidencji operacji na rachunku bankowym prowadzonym w walucie obcej bądź do ewidencji operacji gotówkowych w kasie walutowej.
Okno definicji magazynu walut zawiera następujące elementy:
- „Typ źródła danych”
- „Źródło daty operacji”
- „Źródło danych”
- „Waluta”
- „Nazwa”
- „Data rozpoczęcia pracy”
W przypadku „Typu źródła danych” do wyboru są:
- „Dane wprowadzane ręcznie”
- „Zapisy na kontach księgowych”
- „Operacje bankowe na WB”
- „Operacje kasowe na KP i KW”
Przy pomocy „Źródła daty operacji” wskazuje się, jaka data ze źródła danych, ma być datą operacji w magazynie walut, w sytuacji, gdy dane z tego źródła zostaną zaimportowane do magazynu walut. Dla każdego z typów źródeł danych dostępne są inne źródła daty operacji, występujące w tym źródle.
- W przypadku importu danych z zapisów na kontach księgowych można zdecydować, czy datą operacji, jaka zostanie zaimportowana do magazynu walut na podstawie zapisów na kontach księgowych, będzie:
– „Data wystawienia dowodu źródłowego”
– „Data księgowania”
– „Data operacji gospodarczej” - W przypadku importu danych z operacji bankowych występujących na WB, można zdecydować, czy datą operacji, jaka zostanie zaimportowana do magazynu walut na podstawie wyciągów bankowych, będzie:
– „Data wyciągu bankowego”
– „Data księgowania transakcji bankowej”
– „Data transakcji bankowej” - W przypadku importu danych z dokumentów kasowych nie ma wyboru. Datą operacji, jaka zostanie zaimportowana do magazynu walut na podstawie dokumentów: KP oraz KW, będzie data wystawienia dokumentu kasowego.
Kontrolka „Źródło danych”, znajdująca się pod źródłem daty operacji, zmienia swój opis i swoją zawartość w zależności od wybranego typu źródła danych. Wybór danych, jakiego się w niej dokonuje wskazuje na konkretne źródło danych, z jakim powiązany jest dany magazyn walut. I tak:
- Dla typu źródła danych: „Zapisy na kontach księgowych” źródłem danych jest konto księgowe, które można wybrać z „Planu Kont” (w oknie wyboru konta księgowego wyświetlany jest „Plan Kont” z zalogowanego roku).
- Dla typu źródła danych: „Operacje bankowe na WB” źródłem danych jest rachunek bankowy, który można wybrać z kartoteki rachunków bankowych zdefiniowanych w danej firmie.
- Dla typu źródła danych: „Operacje kasowe na KP i KW” źródłem danych jest kasa, którą można wybrać z kartoteki kas zdefiniowanych w danej firmie.
Wybór magazynu walut następuje w oknie „Magazyn walut”, w kontrolce „Wybrany magazyn walut”. Po wyborze danego magazynu walut system wyświetla nazwę wybranego magazynu walut i walutę wybranego magazynu walut.
Poniżej sekcji wyboru magazynu walut znajduje się sekcja „Zakres dat dla operacji”, w której system pozwala wyfiltrować operacje wg. zakresu dat: od – do, co jest przydatne, gdy użytkownik nie ma potrzeby widzieć wszystkich wprowadzonych do magazynu walut operacji, tylko chce ograniczyć widok ich listy do np. konkretnego miesiąca. Domyślnie filtr dat jest „pusty”, co oznacza, że na liście operacji widać wszystkie wprowadzone do magazynu walut operacje.
Ponadto istnieje możliwość szybkiego odfiltrowania z widoku operacji całkowicie rozliczonych. Można tego dokonać przy pomocy znacznika „Ukryj operacje całkowicie rozliczone”, co jest przydatne, gdy użytkownik nie ma potrzeby widzieć wszystkich wprowadzonych do magazynu walut operacji, tylko chce ograniczyć widok ich listy do tych, które nadal czekają na rozliczenie. Domyślnie znacznik „Ukryj operacje całkowicie rozliczone” jest odznaczony, co oznacza, że na liście operacji widać wszystkie wprowadzone do magazynu walut operacje, niezależnie od stanu ich rozliczenia.
Po wyborze magazynu walut można zacząć pracować z oknem „Lista operacji w magazynie walut”. Z tego miejsca można dodawać, edytować oraz usuwać operacje, a także wykonywać na nich akcje, widoczne pod przyciskiem „Operacje”.
Edycja oraz usunięcie istniejącej w magazynie walut operacji jest możliwe, jeśli dana operacja nie została rozliczona częściowo lub całkowicie.
Jeżeli dany magazyn walut ma swoją „historię” sprzed rozpoczęcia pracy z magazynem walut w programie, czyli na dzień początku pracy z magazynem walut w programie dany rachunek bankowy, dana kasa lub dane konto księgowe, wykazywały jakiś stan waluty, użytkownik może go wprowadzić za pomocą przycisku „Dodaj operację początkową”, widocznego na dole okna „Lista operacji w magazynie walut”.
Jeżeli dany magazyn walut nie ma „historii” sprzed rozpoczęcia pracy z magazynem walut w programie, czyli na dzień początku pracy z magazynem walut w programie dany rachunek bankowy, dana kasa lub dane konto księgowe, nie wykazuje żadnego stanu waluty, użytkownik może wprowadzić pierwszą operację od razu za pomocą przycisku „Dodaj” lub za pomocą importu operacji, czyli z pominięciem przycisku „Dodaj operację początkową”.
Okno „Operacja w magazynie walut” zawiera następujące elementy:
- Sekcja „Dane podstawowe”
– „Data operacji”
– „Rodzaj operacji”
– „Nr dowodu źródłowego”
– „Opis” - Sekcja „Kwoty, tabela kursowa oraz kurs”
– „Waluta”
– „Kwota [WAL]”
– „Kwota [PLN]”
– „Tabela kursowa”
– „Kurs” - Sekcja „Kurs historyczny”
– „Zastosuj kurs historyczny podczas rozliczania tej operacji w magazynie walut”
– „Kwota [PLN]”
– „Kurs” - Sekcja „Dane rozliczeń”
– „Pozostało [WAL]”
– „Różnice kursowe”
– „Rozliczono całkowicie”
Okno „Lista operacji w magazynie walut” prezentuje w wierszach (rekordach) informacje (szczegóły) dla poszczególnych operacji (m. in. daty operacji, ich opisy, wartości w walucie obcej i w PLN, i tu UWAGA: dla operacji o rodzaju „Rozchód” będą to wartości ujemne, zastosowane kursy walut, itp.). W zasobniku kolumn okna „Lista operacji w magazynie walut” znajduje się 6 kolumn: „Tabela kursowa”, „Zaimportowano”, „Utworzył”, „Zmodyfikował”, „Data utworzenia”, „Data modyfikacji”. Można je wybrać na okno z listą operacji.
Dodatkowo system, w dolnej części okna „Lista operacji w magazynie walut”, prezentuje sekcję „Rozliczenia”, a w niej operacje rozliczające dany wpływ/wypływ waluty, dzięki czemu, podświetlając daną operację, można dowiedzieć się, co się składa (jakie operacje) na rozliczenie danego wpływu/wypływu waluty. W sekcji „Rozliczenia”, w zasobniku kolumn, znajdują się kolumny: „Tabela kursowa” oraz „Kwota rozliczenia [WAL]”.
Operacje, jakie można wykonać w magazynie walut udostępniono pod przyciskiem „Operacje” i są to:
- „Importuj operacje ze źródła danych”
- „Zaktualizuj zaznaczone operacje”
- „Rozlicz operacje metodą FIFO”
- „Usuń rozliczenia”
- „Wystaw dokument księgowy różnic kursowych”
- „Pokaż podgląd dowodu źródłowego”
UWAGA: Użytkownik, zanim przystąpi do wystawiania dokumentu księgowego różnic kursowych, powinien sparametryzować szczegóły dokumentu księgowego różnic kursowych, żeby umożliwić systemowi proces jego wystawiania oraz go przyspieszyć. Parametry dokumentu księgowego różnic kursowych znajdują się w menu: „Administracja” -> „Parametry” – „Parametry roku obrotowego” -> sekcja „Magazyn walut”.
W parametrach dokumentu księgowego różnic kursowych należy podać takie szczegóły, jak:
- „Konto dodatnich różnic kursowych” (występuje tylko w parametrach roku o typie „KH”)
- „Konto ujemnych różnic kursowych” (występuje tylko w parametrach roku o typie „KH”)
- „Kod dokumentu księgowego”
- „Dla każdej różnicy kursowej generuj osobny dokument księgowy”
W roku o typie „KPiR” nie ma parametrów dotyczących kont księgowych, bo w tym typie lat nie ma kont księgowych. Nie trzeba też wskazywać kolumny księgi, do jakiej mają zostać przeniesione różnice kursowe, ponieważ system dokonuje tego wyboru sam (dodatnie różnice kursowe są przenoszone do kolumny „Pozostałe przychody”, a ujemne różnice kursowe są przenoszone do kolumny „Pozostałe wydatki”).
Użytkownik może podejrzeć wystawiony dokument księgowy różnic kursowych poprzez operację „Pokaż podgląd dokumentu księgowego różnic kursowych”, wywoływaną prawoklikiem myszy po zaznaczeniu (podświetleniu na zielono) operacji rozliczającej (widocznej w dolnej sekcji okna „Lista operacji w magazynie walut”). W wyniku jej wykonania system wyświetla dokument księgowy różnic kursowych, o ile takowy istnieje.
System umożliwia prezentację (w formie wydruku oraz w formie podglądu danych) stanu magazynu walut na wskazany przez użytkownika dzień. Wydruk oraz wzorowany na nim podgląd danych ilustruje, jakie w danym momencie (na dany dzień, wskazany przez użytkownika w parametrach zestawienia) są w danym magazynie walut dostępne środki (wyrażone w walucie obcej), czyli jaka jest wartość nierozliczonych zasobów danego magazynu walut i co się na nią składa (jakie operacje).
„Stan magazynu walut” można wykonać na 3 sposoby:
- poprzez ikonkę drukarki widoczną w prawym górnym rogu okna „Magazyn walut” -> „Zestawienie stanu magazynu walut na dzień”
- poprzez menu: „Zestawienia” -> „Zestawienia – Księgowość” -> „Inne” -> „Zestawienie stanu magazynu walut na dzień”
- poprzez moduł „Generator Raportów” -> kategoria „Księgowość” -> „Inne” -> „Zestawienie stanu magazynu walut na dzień”