Aplikacja E-Pracownik posiada system zarządzania oparty na rolach użytkowników. Każdy zarejestrowany użytkownik musi mieć przydzieloną przynajmniej jedną rolę, która umożliwia zalogowanie się do aplikacji oraz dostęp do wydzielonych dla danej roli funkcjonalności. Dostępne są następujące role:
• Administrator
Rola specjalna przydzielana podczas instalacji aplikacji. Administrator zarządza sposobem i zakresem obsługi wielu firm, definiuje i zarządza użytkownikami posiadającymi rolę Księgowej oraz ma dostęp do parametrów konfiguracyjnych aplikacji. W przeciwieństwie do poprzednich wersji E-Pracownika, Administrator nie ma możliwości zarządzania pracownikami ani podglądu ich danych.
• Księgowa
Użytkownik posiadający tę rolę ma możliwość zarządzania pracownikami i ich wnioskami urlopowymi w obrębie dowolnie wybranej firmy. Jako jedyny może przełączać się między firmami i posiada prawo do podglądu wszystkich danych. Z założenia posiada wszystkie pozostałe role użytkownika.
• Kadrowa
Użytkownik z przydzieloną rolą Kadrowej ma dostęp do wniosków urlopowych oraz danych pracowników wyłącznie w firmie, w której posiada przynajmniej jedną aktywną umowę o pracę. Poza tym, może importować zatwierdzone wnioski urlopowe do systemu Raks SQL – moduł Kadry i Płace.
• Akceptant
Rola dostępna opcjonalnie, gdy E-Pracownik zostanie uruchomiony w trybie dwuetapowej akceptacji wniosków urlopowych. Akceptant to użytkownik, który zatwierdza wnioski urlopowe podlegającym mu pracownikom jako druga osoba po kierowniku.
• Kierownik
Rola umożliwia zarządzanie wnioskami urlopowymi podwładnych (pracowników).
• Pracownik
Użytkownik ma możliwość podglądu swoich danych, wystawiania wniosków urlopowych, zarządzania własną lista obecności oraz podgląd paska wynagrodzeń.
Aby zalogować się do aplikacji użytkownik musi być zarejestrowany, posiadać przynajmniej jedną rolę oraz mieć aktywną umowę o pracę. Rejestrowanie pracowników w aplikacji oraz przydzielanie im ról odbywa się dwuetapowo. W pierwszym etapie Administrator definiuje użytkowników z rolą Księgowa, a następnie „Księgowa” po zalogowaniu przydziela pozostałym pracownikom odpowiednie role. Dopiero po zarejestrowaniu w E-Pracowniku użytkownika i nadaniu mu roli, będzie mógł się zalogować do aplikacji.