Użytkownik z rolą Kierownika zatwierdza lub odrzuca wnioski urlopowe swoich podwładnych. Po zalogowaniu i wybraniu funkcji „Wnioski urlopowe podwładnych” zobaczy na ekranie aplikacji listę wniosków oczekujących na zatwierdzenie.
Lista wniosków oczekujących na zatwierdzenie
Nad listą oczekujących wniosków znajdują się parametry umożliwiające wybór roku, z którego mają być wyświetlane wnioski oraz filtr umożliwiający wyświetlenie wniosków wg ich statusu. Kierownik może zobaczyć listę wniosków do zaakceptowania, wnioski odrzucone, wnioski zatwierdzone oraz wnioski zaimportowane do Raks SQL.
Lista zawiera następujące dane:
- Imię i nazwisko pracownika
- Od – data początku urlopu
- Do – data końca urlopu
- Rodzaj urlopu
- Długość urlopu
- Data wystawienia wniosku urlopowego
- Status kierownika
- Opcjonalnie status Akceptanta o ile włączona jest procedura dwuetapowej akceptacji wniosków urlopowych
Kierownik zatwierdza wnioski w trzech procedurach w zależności od ustawień aplikacji
- Jednoetapowa akceptacja Wniosków
W przypadku wyłączonego parametru dwuetapowej akceptacji wniosków, procedura zatwierdzania wniosków ograniczona jest do działań kierownika. Użytkownik z tą rolą ma dostęp do wystawionych wniosków i możliwość akceptacji wniosku bądź jego odrzucenie. Aby zmienić status wniosku należy kliknąć wskaźnikiem myszy na wierszu zawierającym wybrany wniosek. Klikniecie spowoduje wyświetlenie na ekranie okna edycyjnego:
Zarządzanie wnioskiem urlopowym
Okno zawiera wszystkie dane wprowadzone przez Pracownika. Kierownik może je dowolnie zmieniać oraz za pomocą odpowiednich przycisków zaakceptować lub odrzucić. Wykonanie jednej z tych akcji spowoduje zapis danych oraz zmianę statusu wniosku. Wyśle też e-maila do pracownika ze stosowną informacją. Kierownik widzi na wniosku, o ile zostały wprowadzone, uwagi Pracownika i Kadrowej. Sam również może wpisać komentarz zawierający uzasadnienie decyzji jaką podjął.
Jeżeli wniosek jest już zatwierdzony, to Kierownik ponownie może go otworzyć i edytować uwagi jakie wprowadził, ewentualnie może anulować zatwierdzenie wniosku:
Anulowanie zatwierdzonego wniosku
Anulowanie wniosku przywróci jego status do „niezaakceptowanego” oraz wyśle stosowny e-mail do pracownika. Nie można anulować zatwierdzonego wniosku, jeżeli został już zaimportowany do Raks SQL.
Jeżeli wniosek jest odrzucony, to Kierownik może go ponownie wyświetlić i anulować odrzucenie wniosku.
Anulowanie odrzucenia wniosku urlopowego
Anulowanie odrzuconego wniosku przywróci mu status „Niezatwierdzony”.
- Dwuetapowa akceptacja Wniosków – tryb niezależny.
W dwuetapowej akceptacji wniosków, tryb niezależny występuje wtedy, gdy nie jest w parametrach aplikacji włączona opcja: „Zatwierdzanie Akceptanta możliwe tylko po zatwierdzeniu wniosku urlopowego przez Kierownika”.
Tryb niezależny powoduje, że decyzje Kierownika nie są ostateczne. Ostateczną decyzję o zatwierdzeniu wniosku lub jego odrzuceniu podejmuje Akceptant. Kierownik w tym trybie pełni rolę pomocniczą, rekomenduje rodzaj decyzji jaką może podjąć Akceptantowi. Decyzje Akceptanta są niezależne i ostateczne.
- Dwuetapowa akceptacja Wniosków – tryb zależny.
W dwuetapowej akceptacji wniosków, tryb zależny występuje wtedy, gdy jest w parametrach aplikacji włączona opcja: „Zatwierdzanie Akceptanta możliwe tylko po zatwierdzeniu wniosku urlopowego przez Kierownika”.
Tryb zależny powoduje, że decyzje Kierownika mają zasadniczy wpływ na decyzje Akceptanta. Nie są ostateczne, ale wymagane. Akceptant nie może odrzucić ani zaakceptować wniosku bez zgody Kierownika. Aby wniosek został zaakceptowany najpierw musi go zaakceptować Kierownik, a potem Akceptant. Podobnie jest z odrzucaniem wniosku.