Koniec roku obrotowego wiąże się z obowiązkiem wykonania zestawień finansowych i zamknięciem roku. Aby prawidłowo zamknąć rok należy zaksięgować wszystkie dokumenty, rozliczyć podatki i zamknąć konta wynikowe.
Cele:
- wykonanie zestawień finansowych – Rachunku Zysku i Strat i Bilansu,
- zamknięcie roku obrotowego.
Poniżej przedstawiamy kolejne czynności, jakie należy wykonać zamykając rok obrotowy.
Aby zamknąć rok obrotowy:
- Zaksięguj wszystkie dokumenty
Wskazówka: Aby móc zaksięgować dokumenty, muszą one mieć status zarejestrowany. Możesz zmienić status wielu dokumentów jednocześnie. Zaznacz dokumenty i kliknij na nie prawym przyciskiem myszy. Z menu wybierz Operacje → Zmień status dokumentów. W oknie Zmiana statusu dokumentów ustaw parametry zmiany, a następnie kliknij w 
. Program zmieni status dokumentów.
Informacja: Kliknij prawym przyciskiem myszy na dokumenty i z menu wybierz Operacje → Księgowanie dokumentów. W oknie Księgowanie dokumentów wybierz datę, do której wszystkie dokumentu mają zostać zaksięgowane. W przypadku zamykania roku powinna to być data ostatniego dnia roku obrotowego. Kliknij w . Po zatwierdzeniu komunikatu z informacją o tym, że operacji księgowania dokumentów nie można cofnąć, program zaksięguje wszystkie dokumenty i zmieni ich stan na zaksięgowane.
- Rozlicz podatki
Wskazówka: Aby rozliczyć podatki wybierz: Księgowość → Deklaracje. Program przeprowadzi Cię przez procedurę wystawienia i wysłania deklaracji do Urzędu Skarbowego. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
Uwaga: W Parametrach roku obrotowego (Administracja → Parametry roku obrotowego → Deklaracje podatkowe CIT) wpisz konta księgowe, z których program ma pobierać dane o przychodach i kosztach do wpisania na deklarację CIT – 8. Brak ustawienia tych parametrów spowoduje, że deklaracja będzie uzupełniona kwotami zerowymi.
Uwaga: Deklaracje należy wystawić przed zamknięciem kont wynikowych, ponieważ zamknięte konta wynikowe będą wykazywały saldo końcowe równe zero i takie saldo zostanie przeniesione na deklaracje.
- Wykonaj zestawienia finansowe:
Uwaga: Dane w Rachunku Zysku i Strat i Bilansie wczytywane są na podstawie powiązań kont księgowych z poszczególnymi pozycjami tych sprawozdań. Powiązania te ustalane są:
- z poziomu kont księgowych (Kartoteki → Plan Kont → Edytuj → Przypisania do zestawień bilansowych),
- z poziomu sprawozdań (Księgowość → Sprawozdania finansowe → Powiązania RZiS z Planem Kont lub Powiązania Bilansu z Planem Kont).
Brak powiązań lub błędne powiązania będą przyczyną wpisywania nieprawidłowych kwot do Bilansu i RZiS.
Aby wykonać Rachunek strat i zysków:
- W menu głównym wybierz Księgowość → Sprawozdania finansowe → Rachunki Zysków i Strat →
→ Rachunek zysków i strat → Podgląd danych. - Pojawi się okno Parametry funkcji. W panelu Okres zestawienia program podpowiedział dane obecnego roku obrotowego (ustawionego w programie). W panelu Parametry zestawienia w polu Wersja Rachunku Zysków i Strat możesz wybrać jakiego typu ma być zestawienie.
Informacja: To, która wersja rachunku zysku i strat jest ustawiona domyślnie, zależne jest od ustawień w Parametrach roku obrotowego.
Informacja: Zaznaczona opcja Uwzględnij tylko zaksięgowane dokumenty sprawia, że przy generowaniu zestawienia brane pod uwagę są tylko te dokumenty, które są zaksięgowane w programie. W przypadku, jeśli z jakiegoś powodu jest potrzeba wykonania zestawienia uwzględniającego również dokumenty niezaksięgowane, należy odznaczyć tę opcję.
- Zaznacz opcję Zapamiętaj zestawienie. Dzięki temu program doda wykonane zestawienie do listy zapamiętanych zestawień i będzie można odnieść się do nich w przyszłości.
Informacja: Zestawienie powinno być zapamiętane przed operacją zamknięcia roku i przeksięgowaniem sald wynikowych na konto Wynik Finansowy.
- Kliknij . Program przystąpi do wykonywania Rachunku zysków i strat, który potem wyświetli na ekranie.
Bilans wykonuje się w analogiczny sposób jak Rachunek Zysków i Strat.
Aby wykonać Bilans:
- W menu głównym wybierz Księgowość → Sprawozdania finansowe → Bilanse → → Bilans → Podgląd danych.
- Pojawi się okno Parametry funkcji. W panelu Okres zestawienia program podpowiedział dane obecnego roku obrotowego (ustawionego w programie). W panelu Parametry zestawienia w polu Wersja Bilansu możesz wybrać jakiego typu ma być zestawienie.
- Kliknij . Program przystąpi do wykonywania Bilansu, którą potem wyświetli na ekranie.
Wskazówka: Aby wydrukować Rachunek Zysków i Strat lub Bilans zaznacz zestawienie, kliknij na nim prawym przyciskiem myszy i wybierz Podgląd → Rachunek zysków i strat/Bilans → Podgląd wydruku. Po wybraniu drukarki i kliknięciu w pojawi się podgląd wydruku, na którym możesz zobaczyć jak będzie wyglądał Rachunek zysków i strat po wydrukowaniu.
- Zamknij konta wynikowe
Aby zamknąć konta wynikowe:- W oknie Lista dokumentów księgowych wybierz
→ Zamknięcie kont wynikowych.
- W oknie Lista dokumentów księgowych wybierz
Informacja: Operacja Zamknięcie kont wynikowych tworzy dokument, który zamyka wszystkie konta wynikowe przenosząc ich salda na podane konta wynikowe.
- W oknie Podaj konta wyniku finansowego program podpowiada konta wyniku finansowego, które można zmienić. Kliknij .
- Otworzy się okno Dokument księgowy z automatycznie dodanymi dekretami na konta wynikowe. Uzupełnij dane dokumentu i zapisz dokument.
- W oknie Parametry funkcji kliknij w , aby wyświetlić podgląd wydruku.
- W oknie Podaj konta wyniku finansowego program podpowiada konta wyniku finansowego, które można zmienić. Kliknij
- Zaksięguj dokument z punktu 4. za pomocą Operacje → Księgowanie dokumentów.
- Zamknij okres wybierając Administracja → Zamykanie okresu. W oknie Zamykanie okresu wskaż daty. Zamykanie okresu spowoduje, że nie będzie już można dodawać i księgować dokumentów w tym okresie.
Wskazówka: Jeśli musisz dodać dokument do zamkniętego roku wybierz Administracja → Korekta bilansu. Program otworzy ostatni miesiąc i umożliwi dodanie i zaksięgowanie dokumentu. Jeśli zaksięgowany dokument ma wpływ na konta wynikowe, wykonaj automatycznie storno dokumentu z punktu 4 (zaznacz dokument i kliknij w 
). Następnie powtórz całą procedurę zamknięcia roku.