Archiwizacja firm

W module „Administrator” w oknie edycyjnym firmy można zaznaczyć lub odznaczyć pole „Firma archiwalna”.

Domyślnie pole „Firma archiwalna” jest odznaczone, co oznacza, że dotychczas zdefiniowane firmy oraz nowo dodawane firmy nie są zarchiwizowane i działają tak, jak do tej pory, czyli podpowiadają się we wszystkich listach wyboru firm (w miejscach, gdzie możliwy jest wybór firmy innej niż zalogowana).

Jeżeli użytkownik zaznaczy pole: „Firma archiwalna”, firma otrzymuje atrybut „Archiwalna”, co skutkuje tym, że:

a) firma archiwalna jest widoczna z poziomu modułu „Administrator”, w gałęzi „Administracja systemem” –> „Firmy”, jeżeli została wyfiltrowana za pomocą filtru „lejka” i zaznaczenia opcji „Pokaż firmy archiwalne”, o czym mowa w pkt. 2.,

b) można wykonywać operacje „administracyjne” na wszystkich firmach, w tym na firmach archiwalnych, np.:

– w gałęzi „Administracja systemem” –> „Uprawnienia”,
– w gałęzi „Obsługa baz danych” –> „Kopia zapasowa”,
– w gałęzi „Obsługa baz danych” –> „Zarządzanie wydajnością”,
– w gałęzi „Obsługa baz danych” –> „Funkcje naprawcze”,
– w gałęzi „Narzędzia” –> „Ustawienia użytkowników”.

Przykład – gdzie firmy o numerach: 1 – 5 zostały oznaczone jako archiwalne, ale nadal widać je na liście firm w gałęzi „Uprawnienia” i można w tych firmach nadawać użytkownikom uprawnienia:

c) firma archiwalna jest niewidoczna:

– z poziomu modułu „Administrator”, w gałęzi „Administracja systemem” –> „Firmy”, jeżeli została odfiltrowana z tego miejsca za pomocą filtru „lejka” i zaznaczenia opcji „Pokaż firmy aktywne”, o czym mowa w pkt. 2.,

– z poziomu modułu „Administrator”, w gałęzi „Obsługa baz danych” –> „Uaktualnienie” (program nie proponuje do aktualizacji firmy, które zostały oznaczone jako archiwalne)

– przy uruchamianiu programu,

– przy zmianie firmy (przelogowaniu się do innej firmy),

– przy wyborze firmy na deklaracje,

– przy wyborze firmy do plików JPK,

– przy wyborze firmy na zestawienia (w tzw. „nowym” Generatorze Raportów, w „starym” Generatorze Raportów nie można wybrać firmy, domyślnie zestawienie zawsze dotyczy zalogowanej firmy, więc jeśli udało się zalogować do danej firmy, to znaczy, że była ona aktywna i dla niej można wykonać zestawienie),

– w parametrach zestawienia „Statystyka operacji wg firm” (moduł „Finanse i Księgowość -> „Zestawienia” -> „Zestawienia – Księgowość” -> „Statystyka” -> „Statystyka operacji wg firm”,

– podczas dodawania nowego roku obrotowego (w  module „Finanse i Księgowość”), gdzie można wskazać, z jakiej firmy mają zostać zaimportowane niektóre dane (np. parametry roku, Plan Kont, itp.).

Przykłady, gdzie firmy o numerach: 1 – 5, zostały oznaczone jako archiwalne i nie widać ich na liście firm w różnych miejscach (widać firmy od numeru 6):

Lista firm prezentowana w module „Administrator” przy włączonej filtracji „Pokaż firmy aktywne”, pomijająca firmy o numerach: 1 – 5, które zostały zarchiwizowane:

Lista firm prezentowana podczas zmiany firmy, pomijająca firmy o numerach: 1 – 5, które zostały zarchiwizowane:

Lista firm prezentowana podczas wyboru firm do deklaracji, pomijająca firmy o numerach: 1 – 5, które zostały zarchiwizowane:

Lista firm prezentowana podczas wyboru firm do pliku JPK, pomijająca firmy o numerach: 1 – 5, które zostały zarchiwizowane:

Nie można oznaczyć firmy jako archiwalnej, będąc zalogowanym do niej. Zabezpiecza przed tym:

– wyszarzenie pola „Firma archiwalna”, gdy okno edycyjne firmy jest wyświetlane z poziomu innego modułu niż „Administrator”, czyli np. z poziomu modułu „Finanse i Księgowość” -> „Administracja” -> „Administrator” -> gałąź „Administracja systemem” -> „Firmy”,

– ukrycie operacji: „Oznacz zaznaczone firmy jako archiwalne” oraz „Oznacz zaznaczone firmy jako aktywne” w tej samej sytuacji jak wyżej, tj. wyświetlania listy firm z poziomu innego modułu niż „Administrator”.

Jeżeli przed wylogowaniem/zamknięciem programu, ostatnio zalogowaną przez użytkownika firmą była firma, która po wylogowaniu/zamknięciu programu, została oznaczona (z poziomu modułu „Administrator”) jako archiwalna, to przy kolejnym logowaniu/uruchomieniu programu, program wymusza wybór firm (z listy firm, do których dany użytkownik ma dostęp oraz niezarchiwizowanych, przy czym na tej liście nie ma już zarchiwizowanej w międzyczasie firmy).

Widać to poniżej, gdzie firmy o numerach: 3 – 5 zostały oznaczone jako archiwalne i nie pojawiają się na liście wyboru firm (pojawia się firma numer 2, a potem od razu firma numer 6).

Jeżeli zarchiwizowano wszystkie firmy, jakie były utworzone w programie (bez względu na to, czy była to jedna firma, czy więcej), program, przy próbie wyświetlenia listy firm do wyboru, najpierw wyświetla komunikat informujący o pustej liście firm, co może wynikać ze zarchiwizowania wszystkich firm, a następnie wyświetla okno z pytaniem o ewentualny zamiar ponownego zalogowania się do programu i w zależności od odpowiedzi albo umożliwia logowanie albo informuje o nieudanej próbie zalogowania i przywróceniu poprzedniego modułu.

Zarchiwizowanie firmy w żaden sposób nie wpływa na ograniczenia licencyjne, co do liczby firm, jakie można założyć w programie, tj. zarchiwizowanie firmy nie oznacza, że można założyć w programie większą liczbę firm, niż na to pozwala licencja (o tyle więcej, ile firm zarchiwizowano). Firmy zarchiwizowane są wliczane w limit firm, na jaki pozwala licencja, tak samo, jak firmy niezarchiwizowane.

2. W oknie z listą firm:

a) Można skorzystać z nowego filtru, w postaci tzw. „lejka” (widocznego w prawym górnym rogu okna z listą firm), za pomocą którego można filtrować listę firm pod względem archiwalności.

Filtr „lejka” prezentuje 2 opcje:

– „Pokaż firmy aktywne” -> zaznaczenie tej opcji powoduje, że w module „Administrator”, w gałęzi „Administracja systemem” -> „Firmy”, widać tylko te firmy, dla których pole „Firma archiwalna” jest odznaczone.

– „Pokaż firmy archiwalne” -> zaznaczenie tej opcji powoduje, że w module „Administrator”, w gałęzi „Administracja systemem” -> „Firmy”, widać tylko te firmy, dla których pole „Firma archiwalna” jest zaznaczone.

Domyślnie filtr „lejka” ma zaznaczoną opcję „Pokaż firmy aktywne”, co oznacza, że na liście firm widać tylko firmy niezarchiwizowane.

Można jednocześnie zaznaczyć 2 opcje: „Pokaż firmy aktywne” oraz „Pokaż firmy archiwalne”, co spowoduje, że na liście firm widać wszystkie firmy (zarówno archiwalne, jak i niezarchiwizowane).

Można jednocześnie odznaczyć 2 opcje: „Pokaż firmy aktywne” oraz „Pokaż firmy archiwalne”, co spowoduje, że na liście firm nie widać żadnej z firm, ale nie oznacza to, że ich nie ma w programie, a jedynie, że zniknęły z widoku. Przy dodawaniu nowej firmy, w takiej sytuacji, program nada jej kolejny numer (o jeden większy od zajętego już numeru), a nie rozpoczyna numerację od numeru 1, tylko dlatego, że w liście firm ukryto wszystkie firmy (zarówno archiwalne, jak i niezarchiwizowane). Wcześniej jednak wyświetlony zostaje komunikat informujący o tym, że dodanie nowej firmy wymaga wyfiltrowania firm aktywnych.

b) można zaznaczyć wiele pozycji (wiele firm), czemu służy ikonka zaznaczania wielu pozycji (widoczna w prawym górnym rogu okna z listą firm).

Skorzystanie z tej funkcjonalności ma praktyczne zastosowanie w przypadku wykonywania 2 nowych operacji: „Oznacz zaznaczone firmy jako aktywne” oraz „Oznacz zaznaczone firmy jako archiwalne”, o czym będzie mowa dalej.

c) udostępniono 3 nowe kolumny, związane z archiwizacją firm, co pozwala zorientować się, jaki jest stan archiwalności każdej z firm wyświetlonej na liście firm.  

Nowe kolumny to:

– „Archiwalna” – kolumna ta jest widoczna od razu, prezentuje stan archiwalności firmy, przeniesiony z pola: „Firma archiwalna”, dostępnego w oknie edycyjnym danej firmy. Jeżeli w oknie edycyjnym danej firmy pole: „Firma archiwalna” jest zaznaczone, kolumna „Archiwalna” prezentuje taki sam stan, czyli pole w tej kolumnie jest zaznaczone. Jeżeli w oknie edycyjnym danej firmy pole: „Firma archiwalna” jest odznaczone, kolumna „Archiwalna” prezentuje taki sam stan, czyli pole w tej kolumnie jest odznaczone.

– „Data archiwizacji” – kolumna ta jest dostępna w zasobniku kolumn, prezentuje datę (rok-miesiąc-dzień), kiedy doszło do oznaczenia danej firmy jako archiwalnej (zarówno poprzez zaznaczenia pola: „Firma archiwalna” w oknie edycyjnym danej firmy, jak i poprzez wykonanie operacji: „Oznacz zaznaczone firmy jako archiwalne”).

– „Zarchiwizował” – kolumna ta jest dostępna w zasobniku kolumn, prezentuje identyfikator użytkownika, który oznaczył daną firmę jako archiwalną (zarówno poprzez zaznaczenia pola: „Firma archiwalna” w oknie edycyjnym danej firmy, jak i poprzez wykonanie operacji: „Oznacz zaznaczone firmy jako archiwalne”).

d) dodano 2 nowe operacje, pozwalające „zbiorczo” zarchiwizować oraz odarchiwizować firmy.

Nowe operacje to:

– „Oznacz zaznaczone firmy jako aktywne” – operacja wymaga uprzedniego zaznaczenia (podświetlenia na zielono) jednej lub wielu firm i ma na celu odwrócenie skutków archiwizacji poprzez odznaczenie (w jednej lub w wielu firmach na raz) pola: „Firma archiwalna”.

– „Oznacz zaznaczone firmy jako archiwalne” – operacja wymaga uprzedniego zaznaczenia (podświetlenia na zielono) jednej lub wielu firm i umożliwia oznaczenie wielu firm na raz jako archiwalnych.

Przebieg operacji „Oznacz zaznaczone firmy jako aktywne”, jak i operacji „Oznacz zaznaczone firmy jako archiwalne”, jest następujący:

– jeśli nie zaznaczono żadnej z firm, a uruchomiono którąś z ww. operacji, program wyświetla stosowny komunikat i operacja zostaje przerwana;

– jeśli użytkownik, który uruchomi którąś z ww. operacji, nie działa na prawach administratora lub nie posiada uprawnienia do edycji firmy i/lub archiwizacji firmy, program wyświetla stosowny komunikat i operacja zostaje przerwana;

– w/w operacje pomijają firmy, do których użytkownik nie ma prawa dostępu;

– w/w operacje pomijają firmy, które mają status archiwizacji taki sam, jak docelowy, czyli operacja „Oznacz zaznaczone firmy jako archiwalne” pomija firmy, oznaczone jako archiwalne, a operacja „Oznacz zaznaczone firmy jako aktywne” pomija firmy, oznaczone jako aktywne;

– w/w operacje pomijają firmy, które są aktualnie edytowane przez innego użytkownika;

– jeśli po powyższych sprawdzeniach program wykryje firmy, które mogą zostać oznaczone jako archiwalne (w przypadku operacji „Oznacz zaznaczone firmy jako archiwalne”) lub mogą zostać oznaczone jako aktywne (w przypadku operacji „Oznacz zaznaczone firmy jako aktywne”), pole „Firma archiwalna” zostaje zaznaczone/odznaczone (zgodnie z wybraną operacją);

– jeśli ww. operacje przebiegną prawidłowo, dla wszystkich zaznaczonych firm, program wyświetla krótki komunikat, informujący o powodzeniu operacji;

– jeśli ww. operacje nie przebiegną prawidłowo dla wszystkich lub niektórych firm, program wyświetla raport z przebiegu operacji, informujący o napotkanych problemach, np. o próbie zmiany statusu na taki sam, jak już istnieje.

3. Prawo do oznaczania firm jako archiwalnych można ograniczyć wybranym użytkownikom poprzez nowo dodane uprawnienie „Archiwizacja firm”.

W liście uprawnień (w gałęzi „Administracja systemem” -> „Uprawnienia”, w zakładce „Uprawnienia globalne”, w sekcji „Administrator”, w grupie uprawnień „Lista firm”) dodano nowe uprawnienie o nazwie „Archiwizacja firm”.

Domyślnie nowe uprawnienie jest zaznaczone*, co daje wszystkim użytkownikom, działającym na prawach administratora, prawo do oznaczania firm jako archiwalnych bądź przywracania ich w poczet firm aktywnych (zarówno poprzez zaznaczenie/odznaczenie pola: „Firma archiwalna” w oknie edycyjnym danej firmy, jak i poprzez wykonanie operacji: „Oznacz zaznaczone firmy jako archiwalne” oraz „Oznacz zaznaczone firmy jako aktywne”).

W przypadku odznaczenia uprawnienia: „Archiwizacja firm”, użytkownik nie może zmieniać stanu archiwalności firmy, o czym program informuje stosownym komunikatem.