KSeF w RAKS – Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ)
W związku z nadchodzącymi zmianami i wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przygotowaliśmy dla Państwa odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania. Mamy nadzieję, że ten materiał rozwieje wszelkie wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa danych, funkcjonalności, kosztów oraz odpowiedzialności związanej z nowym Integratorem RAKS KSeF.
1. Bezpieczeństwo i Przetwarzanie Danych (RODO)
Czy korzystając z Integratora KSeF, RAKS uzyskuje dostęp do baz danych moich Klientów lub moich danych księgowych?
Absolutnie nie. Korzystanie z Integratora RAKS KSeF nie daje nam dostępu do Państwa danych biznesowych, takich jak bazy klientów, faktury czy dane księgowe. Państwa dane są bezpiecznie przechowywane w chmurze Microsoft Azure.
Jedyne dane, jakie gromadzimy, mają charakter techniczny, statystyczny i diagnostyczny. Dotyczą one wyłącznie wydajności, stabilności i sposobu użytkowania samego oprogramowania. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zlecą nam Państwo wykonanie konkretnych działań serwisowych – tylko wtedy, na Państwa wyraźne żądanie, nasz zespół może uzyskać tymczasowy dostęp do danych w celu rozwiązania problemu.
Jaką rolę pełni RAKS w kontekście RODO – administratora, procesora czy sub-procesora danych?
To zależy od rodzaju danych. W świetle RODO, RAKS pełni dwie role:
- Administratora Danych: Jesteśmy administratorem danych, które podają Państwo podczas zakładania konta, logowania czy dokonywania płatności. W tym zakresie samodzielnie ustalamy cele i sposoby ich przetwarzania.
- Podmiotu Przetwarzającego (Procesora): W odniesieniu do Państwa danych biznesowych (danych klientów, faktur, danych księgowych), Państwo jesteście ich administratorem. My działamy jako podmiot przetwarzający (procesor) – realizujemy operacje techniczne na Państwa polecenie, nie mając wglądu w ich treść.
Czy RAKS będzie wykorzystywać dane w celach innych niż techniczne (np. marketingowych)?
Nie. Dane techniczne, statystyczne i diagnostyczne (np. o wykorzystywanych modułach, liczbie dokumentów, wydajności) zbieramy wyłącznie w celu:
- Poprawy jakości, stabilności i bezpieczeństwa oprogramowania.
- Analizy wydajności i optymalizacji działania systemu.
- Rozwoju nowych funkcjonalności.
- Weryfikacji zgodności licencji z faktycznym użytkowaniem.
Wszystkie gromadzone dane są anonimizowane lub pseudonimizowane, co uniemożliwia przypisanie ich do konkretnej osoby bez dodatkowych, chronionych informacji.
Jakie zabezpieczenia stosujecie, aby zapobiec wyciekom danych?
Stawiamy na najwyższe standardy bezpieczeństwa. Wszystkie dane są przechowywane w bezpiecznej chmurze Microsoft Azure, która chroni je zarówno podczas przechowywania, jak i przesyłania. Stosowane są zaawansowane metody szyfrowania, w tym:
- Szyfrowanie danych w spoczynku: 256-bitowe szyfrowanie AES (zgodne ze standardem FIPS 140-2).
- Szyfrowanie danych w transporcie: Protokoły TLS i IPsec, które zabezpieczają dane przesyłane między Państwa urządzeniami a naszymi serwerami.
Kto ponosi odpowiedzialność w przypadku naruszenia lub skopiowania danych moich klientów?
Zgodnie z przepisami RODO, odpowiedzialność zależy od tego, z czyjej winy doszło do naruszenia.
- Administrator (czyli Państwo) odpowiada za szkody wynikające z przetwarzania danych niezgodnego z RODO.
- Podmiot przetwarzający (czyli RAKS) odpowiada za szkody tylko wtedy, gdy nie dopełnił swoich obowiązków określonych w RODO lub działał wbrew Państwa poleceniom.
W przypadku, gdy za szkodę odpowiada więcej niż jeden podmiot, odpowiedzialność jest solidarna. Kary administracyjne nakładane przez organy nadzorcze są ustalane indywidualnie dla każdego przypadku.
2. Funkcjonalność i Sposób Pracy z Integratorem KSeF
Jakie tryby wysyłania faktur do KSeF będzie obsługiwał system RAKSSQL?
Aby zapewnić maksymalną elastyczność pracy, użytkownik będzie mógł zdefiniować domyślny tryb wysyłki dla poszczególnych rodzajów dokumentów. Dostępne będą następujące tryby:
- Online – wysyłka dokumentów do KSeF w czasie rzeczywistym, zaraz po ich wystawieniu.
- Offline24 – wysyłka dokumentów do KSeF w terminie do następnego dnia roboczego (zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT).
- Poza KSeF – dla dokumentów, które są ustawowo zwolnione z obowiązku wysyłki do KSeF.
Jak system RAKSSQL radzi sobie z awariami KSeF lub brakiem dostępu do internetu (tryb offline)?
System jest w pełni przygotowany na takie scenariusze. W przypadku awarii po stronie KSeF lub problemów z połączeniem internetowym, użytkownik będzie mógł aktywować specjalny tryb awarii. W tym trybie wszystkie faktury (z wyjątkiem tych oznaczonych jako „Poza KSeF”) będą wystawiane w trybie offline.
Dokumenty wystawione w trybie offline będą posiadały specjalny kod QR, który nabywca będzie mógł zweryfikować. Po ustaniu awarii i przywróceniu łączności, system umożliwi zbiorczą wysyłkę wszystkich oczekujących faktur do KSeF.
Moi klienci już korzystają z własnych programów do fakturowania z obsługą KSeF. Czy muszę ich zmuszać do korzystania z Integratora RAKS?
Absolutnie nie. Korzystanie z Integratora KSeF przez Państwa klientów jest w pełni opcjonalne. Mogą oni nadal wystawiać faktury w dowolnym programie, a Integrator po stronie biura rachunkowego pozwoli Państwu te faktury automatycznie pobrać z KSeF i sprawnie zaksięgować.
Czy bez Integratora będę mógł pracować na dokumentach z KSeF?
Tak, ale w ograniczonym zakresie. Nadal będzie możliwe ręczne wprowadzanie dokumentów i oznaczanie ich wymaganymi przez ustawę informacjami o KSeF. Jednak Integrator został stworzony, aby ten proces zautomatyzować i znacząco usprawnić.
Jakie są więc główne korzyści z używania Integratora KSeF?
Integrator KSeF to narzędzie, które pozwala:
- Zautomatyzować pobieranie faktur sprzedaży i zakupu z KSeF.
- Zapewnić ciągłość i pewność, że wszystkie faktury zostały pobrane.
- Korzystać z zaawansowanego wyszukiwania i filtrowania faktur, również po ich pozycjach.
- Wstępnie klasyfikować i opisywać dokumenty, przygotowując je do księgowania.
- Zautomatyzować księgowanie dzięki nowym, definiowalnym szablonom.
- Zapewnia podgląd dokumentu źródłowego bezpośrednio w programie RAKS.
Czy będzie możliwe importowanie do RAKS paczek faktur w formacie XML/ZIP/7ZIP, które klient sam pobierze z KSeF?
Nie, taka funkcjonalność nie jest i nie będzie wspierana. Integrator RAKS został zaprojektowany jako jedyne, bezpieczne i w pełni zautomatyzowane narzędzie do komunikacji z KSeF w naszym systemie. Eliminuje to ryzyko błędów i zapewnia integralność danych.
Czy to oznacza, że klient musi udostępnić mi swoje dane uwierzytelniające do KSeF?
Nie. Klient może samodzielnie wprowadzić swoje dane uwierzytelniające do Integratora KSeF, a system automatycznie pobierze dla Państwa faktury. Dane te pozostają prywatne i niedostępne dla księgowego, co zapewnia pełne bezpieczeństwo i poufność.
3. Koszty i Licencjonowanie
Jak liczony jest koszt obsługi dokumentu? Czy dotyczy on każdego dokumentu w systemie?
Koszt dotyczy wyłącznie operacji związanych bezpośrednio z KSeF. Opłata z wykupionego pakietu dokumentów jest pobierana za każdą z poniższych operacji:
- Wysłanie faktury sprzedaży lub korekty do KSeF.
- Pobranie faktury kosztowej z KSeF.
Czy pakiety dokumentów mają termin lub wygasają?
Kupione pakiety dokumentów są bezterminowe, tzn. można z nich korzystać w dowolnym okresie aż do wyczerpania limitu.
Czy mogę dokupić pakiety w trakcie korzystania z obecnych limitów?
Tak. Pakiety można kupować w dowolnym momencie i konfiguracji. Aplikacja sumuje i rozlicza wszystkie kupione ilości dokumentów.
Nie korzystam z płatności online, jak mogę kupić pakiety?
Po dodaniu do koszyka wybranych pakietów należy wybrać metodę płatności Tpay, a następnie Przelew bankowy. W kolejnym oknie w dole ekranu można pobrać/wydrukować tradycyjny druk przelewu i zrealizować go bezpośrednio w banku lub w placówce pocztowej.
Czy korzystanie z Integratora i wykupienie pakietu dokumentów jest obowiązkowe?
Aby móc wysyłać faktury sprzedaży do KSeF i automatycznie pobierać faktury zakupu bezpośrednio w systemie RAKSSQL, niezbędne jest rozszerzenie licencji, założenie konta w aplikacji Integrator RAKS oraz wykupienie pakietu dokumentów. Jest to jedyna obsługiwana przez nas metoda komunikacji z KSeF.
4. Odpowiedzialność i Kwestie Techniczne
Czy RAKS jest zgodny z najnowszymi standardami KSeF, w tym ze schematem faktury FA(3) i KSeF 2.0?
Tak, nasz system jest w pełni zgodny z aktualną strukturą logiczną schematu FA(3) i jest przygotowany do obsługi standardów KSeF 2.0.
Jakie metody uwierzytelniania (autoryzacji) przy wysyłce e-faktur będzie wspierał system?
RAKSSQL zapewni elastyczne metody uwierzytelniania, zgodne z wytycznymi KSeF.
Umożliwimy autoryzację za pomocą:
- Certyfikatów KSeF (typu I i typu II, czyli pieczęci kwalifikowanej).
- Profilu Zaufanego.
- Podpisu Kwalifikowanego.
Do końca 2026 roku planujemy utrzymać możliwość uwierzytelniania za pomocą tokena autoryzacyjnego, jednak nie będzie to metoda rekomendowana. Wynika to z faktu, że token uniemożliwia pracę w trybie offline oraz generowanie kodów QR typu II, które są kluczowe w przypadku awarii systemu KSeF lub braku dostępu do internetu.
Czy system obsłuży podmioty o złożonej strukturze, korzystające z identyfikatorów wewnętrznych KSeF (IdWew)?
Tak, pracujemy nad pełnym wsparciem dla tej funkcjonalności. Naszym celem jest umożliwienie jednostce nadrzędnej (z głównym numerem NIP) obsługi wszystkich faktur z KSeF, podczas gdy jednostki podrzędne będą mogły zarządzać dokumentami przypisanymi do ich własnych identyfikatorów wewnętrznych (IdWew).
Czy dostępna jest dokumentacja techniczna i instrukcje obsługi modułu KSeF?
Tak, przygotowujemy kompletną dokumentację techniczną i instrukcje operacyjne. Wszystkie dostępne materiały są na bieżąco publikowane i aktualizowane na naszej stronie pomocy pod adresem: https://raks.pl/pomoc/ksef/.
Jak RAKS będzie zarządzał aktualizacjami w przypadku zmian w KSeF (np. nowy schemat faktury)?
Proces aktualizacji będzie zależał od rodzaju zmiany:
- Zmiany w RAKSSQL: Zmiany dotyczące np. schematu faktury (przyszła wersja FA(4)) będą wymagały standardowej aktualizacji programu zainstalowanego na Państwa komputerze.
- Zmiany w Integratorze RAKS: Wszelkie zmiany po stronie naszego Integratora KSeF (usługi chmurowej) będą wdrażane centralnie przez nas, bez konieczności podejmowania przez Państwa jakichkolwiek działań.
Czy RAKS SQL integruje się z Modułem Uprawnień Klienta (MCU) w KSeF?
Tak, system RAKS SQL umożliwi wczytanie i korzystanie z certyfikatów uprawnień pobranych z Modułu Uprawnień Klienta (MCU). Należy jednak pamiętać, że RAKS SQL nie łączy się bezpośrednio z MCU w celu zarządzania uprawnieniami – certyfikaty należy pobrać samodzielnie ze strony Ministerstwa Finansów i zaimportować do naszego systemu.
Czy system pozwoli na pobieranie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru)?
Tak, system będzie umożliwiał pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) dla każdej wysłanej faktury. UPO stanowi oficjalne potwierdzenie, że dokument został poprawnie przyjęty przez KSeF.
W dokumentacji pojawia się zapis o ograniczeniu odpowiedzialności RAKS do wysokości opłaty licencyjnej. Czy dotyczy to również modułu KSeF/Integratora oraz ewentualnych szkód?
Wraz z oficjalnym udostępnieniem Integratora KSeF opublikowany zostanie szczegółowy regulamin usługi. Będzie on precyzyjnie określał zasady odpowiedzialności za ewentualne błędy systemu, takie jak wadliwa wysyłka dokumentów, błędy importu czy utrata danych.
Czy RAKS planuje wykorzystywać sztuczną inteligencję (AI) do analizy danych moich klientów?
Nie. Oświadczamy, że RAKS nie wykorzystuje i nie planuje wykorzystywać danych klientów biur rachunkowych do trenowania jakichkolwiek modeli AI. Państwa dane nie będą replikowane ani przetwarzane w tym celu. W przyszłości, jeśli wprowadzimy do systemu funkcje oparte na AI, to Państwo jako użytkownik będziecie decydować o ich wykorzystaniu i zakresie danych, na których miałyby one działać.
Kiedy będziemy mogli przetestować nowe rozwiązania KSeF w RAKS?
Po udostępnieniu modułu eksportu do KSeF, otrzymają Państwo możliwość wyboru środowiska pracy: testowego lub produkcyjnego. Dzięki temu będą Państwo mogli bezpiecznie przećwiczyć wszystkie nowe funkcje przed rozpoczęciem pracy z oficjalnym, ogólnokrajowym systemem. O dokładnej dacie premiery będziemy informować na bieżąco.
Czy oferują Państwo wsparcie techniczne i szkolenia dla użytkowników w zakresie KSeF?
Tak, planujemy kompleksowe wsparcie w tym zakresie. Szkolenia grupowe oraz możliwość zakupu indywidualnych usług wdrożeniowych będą dostępne w drugiej połowie stycznia 2026 r.