Księgowość
Umożliwienie podania adresu e-mail w danych udziałowca/właściciela
Dodano możliwość podania adresu e-mail w danych udziałowca/właściciela.
Jak to działało do tej pory?
Do tej pory w danych udziałowca/właściciela nie można było podać adresu e-mail. Nie było pola przewidzianego na tego typu daną.
Co zrobiono?
Umożliwiono podanie adresu e-mail w danych udziałowca/właściciela, w nowym polu “E-mail”.
Jak to działa po zmianach?
1. W oknie edycyjnym udziałowca/właściciela zmieniono opis dotychczasowej zakładki z “Miejsce zamieszkania” na “Dane kontaktowe”
2. Na nowo nazwanej zakładce “Dane kontaktowe” dodano, jako ostatnie, nowe pole “E-mail”.
3. Nowe pole “E-mail” pole służy do podania adresu e-mail.
4. Domyślnie w nowym polu “E-mail”, zarówno w już istniejących kartotekach udziałowców/właścicieli, jak i w nowo dodawanych, nie jest podpowiadany żaden adres e-mail (pole jest “puste”).
5. Nowe pole “E-mail” nie jest polem wymaganym do podania.
6. Nowe pole “E-mail” ma format tekstowy, o rozmiarze 40 znaków.
7. Informacja wprowadzona do nowego pola “E-mail”, w przypadku zaznaczenia opcji importu danych, podczas zakładania nowego roku kalendarzowego, przenosi się do nowo założonej kartoteki udziałowca.
Nowe pole “E-mail”, figurujące w kartotece udziałowca/właściciela, w szczególności, może być wykorzystywane w szablonach wiadomości e-mail.
Wspólne
Obsługa nowego mechanizmu wysyłki e-mail z RaksSQL
Wprowadzono nowy sposób wysyłki e-mail w programie RAKS SQL, który pozwala w szybki i prosty sposób prowadzić mailing wystawianych dokumentów, zestawień czy deklaracji.
Wysyłka e-maili może odbywać się poprzez:
– MAPI – obsługa poczty za pośrednictwem zewnętrznego klienta poczty w Windows (np. MS Outlook)
– SMTP – wysyłanie poczty przez program RAKS SQL z wykorzystaniem protokołu SMTP
Wykorzystując protokół SMTP można skonfigurować dowolną ilość kont pocztowych w programie RAKS SQL.
Konta e-mail podzielone są na:
– Konta firmy – konto wspólne dla wszystkich użytkowników i dotyczy jednej firmy. Oznacza to, że każdy zalogowany użytkownik będzie wysyłał wiadomości e-mail z tego samego konta (np. adresu firmowego). Można założyć dowolną ilość kont firmowych. Specyfiką tego rodzaju konta jest możliwość wybrania modułu (Sprzedaż, Księgowość, Kadry i Płace), dla którego konto będzie widoczne. Żeby móc założyć konto firmowe, zalogowany użytkownik powinien posiadać stosowne uprawnienia nadane w module Administrator (Administrator/Uprawnienia/Uprawnienia wewnątrz firm/Kartoteki wspólne/Kartoteka kont wysyłki e-mail)
– Konta użytkownika – konto zakładane przez aktualnie zalogowanego użytkownika i dostępne tylko dla tego użytkownika we wszystkich modułach, do których użytkownik posiada dostęp i dla wszystkich firm, do których ma prawa dostępu. Użytkownik może założyć dowolną ilość kont. Żeby móc założyć konto użytkownika, nie są potrzebne uprawnienia
Konta zakłada się z poziomu każdego modułu ( Administracja – Konta e-mail – Konta firmy/Konta użytkownika). Sposób, w jaki należy założyć nowe konto e-mail w systemie RAKS SQL, opisany jest w bazie wiedzy dostępnej z poziomu programu RAKS SQL.
Nowa funkcjonalność umożliwia tworzenie wielu szablonów e-mail do hurtowej wysyłki wiadomości.
Dzięki skonfigurowaniu szablonów e-mail jest możliwość:
– hurtowej wysyłki dokumentów, zestawień i deklaracji generowanych z RAKSSQL w postaci pdf do różnych odbiorców
– skonfigurowania szablonów wg przeznaczenia np. szablon sprzedaż, magazyn, zestawienia itd.
– używania szablonów adresów e-mail do automatycznego uzupełniania pól: “Do”, “Kopia do”, “Ukryta kopia do”
– wysyłania każdej kopii wiadomości do nadawcy
– dowolnej konfiguracji tytułu i treści wiadomości wykorzystując Wzorce opisów i dostępne symbole
– ustawienia zabezpieczenia hasłem pdf (deklaracje pracownicze) i/lub podpisywania załączników podpisem cyfrowym
Szablony e-mail definiuje się w każdym module i są widoczne w każdym z modułów (Słowniki – Szablony e-mail).
Żeby móc założyć nowy szablon e-mail, należy posiadać odpowiednie uprawnienia nadane w module Administrator (Administrator/Uprawnienia/Uprawnienia wewnątrz firm/Kartoteki wspólne/Kartoteka szablonów e-mail).
Sposób, w jaki należy założyć nowy szablon e-mail w systemie RAKS SQL i jak wykorzystywać mechanizm szablonów adresów e-mail, opisany jest w bazie wiedzy dostępnej z poziomu programu RAKS SQL.
Nowy mechanizm wysyłki e-mail w module Sprzedaż został obsadzony w dotychczasowej funkcji Drukuj (Parametry wydruku – Wyślij pocztą elektroniczną). Wiadomość e-mail z załączonym dokumentem pdf można wysłać z programu RAKS SQL, bezpośrednio po wystawieniu i zapisaniu dokumentu (np. faktury sprzedaży) lub pojedynczo/zbiorczo zaznaczając dokumenty do wysłania z listy zapisanych dokumentów.
Nowy mechanizm wysyłki e-mail w module Finanse i Księgowość i w module Kadry i Płace, dotyczący wysyłki deklaracji, odbywa się dla już wystawionych i utrwalonych w systemie deklaracji. Wymaga uprzedniego zaznaczenia (podświetlenia „na zielono”) deklaracji, które mają zostać załączone do wiadomości e-mail. Można zaznaczyć do wysyłki jedną deklarację, można wiele. W przypadku wielu deklaracji, mogą one być wystawione na tego samego podatnika (tę samą firmę/tego samego udziałowca), bądź na różnych podatników, mogą one dotyczyć tego samego okresu, mogą różnych – ważne jest, aby były to deklaracje tego samego rodzaju (Wysyłka e-mail nie pozwala na jednoczesną wysyłkę deklaracji różnego rodzaju, np. „CIT-8” i „VAT-UE”). Wysyłkę deklaracji wywołuje się poprzez opcję Operacje – Wyślij pocztą elektroniczną (okno Deklaracje).
Nowy mechanizm wysyłki e-mail zestawień generowanych z modułu Finanse i Księgowości i modułu Sprzedaż, jest możliwy dla zestawień, które w swoich parametrach posiadają opcję “Podgląd wydruku”. Wysyłka e-mail zestawienia, realizowana jest poprzez zaznaczenie w oknie “Parametry funkcji”, opcji “Wyślij pocztą elektroniczną”.
Szczegółowy opis wysyłki e-mail z poszczególnych modułów opisany jest w bazie wiedzy dostępnej z poziomu programu RAKS SQL.
Oprócz samej wysyłki e-mail, system RAKS SQL utrwala informacje w systemie o wykonanej wysyłce deklaracji z modułu Finanse i Księgowość i modułu Kadry i Płace a także utrwala informacje o wysyłanych dokumentów z modułu Sprzedaż.
Opisywana funkcjonalność znacznie przyspiesza i uprawnia pracę w każdym dziale firmy, który wysyła drogą mailową: dokumenty, zestawienia czy deklaracje.
Szczegółowy opis funkcjonalności: https://raks.pl/pomoc/wysylka-email-z-systemu-raks/