Poprawne i szczegółowe określenie kontrahentów pomaga zaoszczędzić czas na każdym kroku pracy. Korzystając z gotowych kartotek kontaktów ograniczamy konieczność wielokrotnego wpisywania tych samych danych i tym samym zmniejszamy prawdopodobieństwo popełnienia błędu. W tym ćwiczeniu zostaną pokazane podstawowe działania pozwalające zarządzać kontaktami w programie.
Cele:
- zapoznanie się z kartoteką kontrahentów,
- dodanie kontaktów – firm współpracujących i pracowników,
- zaimportowanie bazy kontaktów do wykorzystania w kolejnych ćwiczeniach.
Wymagania:
- zainstalowany RAKSSQL,
- założona firma i rok obrotowy,
- użytkownik posiadający dostęp do modułu Finanse i Księgowość i prawa Administratora.
Krok 1: Grupy kontaktów
W tym kroku: Stworzymy prosty podział na grupy, tak aby w przyszłości ułatwić wyszukiwanie kontaktów i powiązanie kontaktów z planem kont.
Aby wejść do okna Kontakty:
- Uruchom program.
- W oknie logowania, jeżeli ustawione jest inaczej, wybierz Identyfikator ADMIN i Moduł Finanse i Księgowość, a następnie
. - W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontrahenci z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty.
Z lewej strony okna znajduje się lista z grupami. Dostępne są dwie zakładki: Podstawowe i Dowolne.
- Grupy podstawowe: kontrahent może być przyporządkowany tylko do jednej wybranej grupy. Nie można przypisać tego samego kontrahenta do dwóch różnych grup,
- Grupy dowolne: kontrahent może być przypisany do kilku różnych grup.
W tej chwili w obu zakładkach powinna być automatycznie stworzona grupa Wszystkie.
Wskazówka: Nazwy grup oraz ich układ powinny być przemyślane. Ich zadaniem jest ułatwienie wyszukiwania kontrahentów. Są one widoczne we wszystkich modułach programu.
Aby dodać grupę:
- Po lewej stronie okna Kontakty, w panelu Grupy, kliknij prawym przyciskiem myszy w zakładce Podstawowe i z menu kontekstowego wybierz polecenie Dodaj podrzędną.
- Pojawia się okno Definicja grupy. W polu Nazwa wpisz Kontrahenci krajowi, a następnie kliknij
. Grupa Kontrahenci krajowi została dodana jako grupa podrzędna do Wszystkie. - Mając zaznaczoną grupę Kontrahenci krajowi kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Wpisz nazwę Kontrahenci zagraniczni. Zapisz grupę. Grupa została dodana jako grupa równorzędna do grupy Kontrahenci krajowi.
- Następnie dodaj grupę Pracownicy.
Krok 2: Dodawanie kontaktów
W tym kroku: Omówimy dodawanie dwóch typów kontaktów: firmy i pracownika oraz przypiszemy je do odpowiednich grup.
- Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS
- Dodawanie odbiorcy
- Dodawanie pracownika
Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS
Aby pobrać dane kontrahenta z bazy GUS:
- W oknie Kontakty kliknij w przycisk
i z rozwijanego menu wybierz Dodaj firmę. Otworzy się okno Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS. - W polu Podaj numer NIP lub REGON wpisz 1130093176. W pole Podaj kod weryfikacji przepisz kod weryfikacyjny z obrazka. Następnie kliknij w
.
Wskazówka: Jeśli nie możesz rozpoznać znaków na obrazku weryfikacyjnym, kliknij w 
, aby pojawił się nowy obrazek.
Informacja: Jeśli w oknie Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS odznaczysz opcję Pokaż to okno przed dodaniem nowego kontrahenta, program po wybraniu polecenia → Dodaj firmę będzie od razu otwierał okno Dane kontaktu, umożliwiając ręczne podanie danych kontrahenta.
Wskazówka: Dostęp do okna Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS jest dostępny również za pomocą przycisków 
w polu NIP w zakładce Podstawowe okna Dane kontaktowe i w polu Regon w zakładce Finansowej i Księgowe.
- Program wyszukał w bazie GUS-u firmę o podanym NIP-ie i uzupełnił okno Dane kontaktu jej danymi adresowymi. Więcej informacji o oknie Dane kontaktu znajdziesz w opisie ręcznego dodawania kontrahenta.
- Po uzupełnieniu pozostałych danych, kliknij w , aby zapisać kontakt.
Dodawanie odbiorcy
Aby dodać kontrahenta firmę:
- W oknie Kontakty kliknij w przycisk i z rozwijanego menu wybierz Dodaj firmę. Jeśli pojawi się okno Wyszukaj firmę w internetowej bazie GUS, kliknij w
. Pojawi się okno Dane kontaktu. Okno to składa się z kilku zakładek, z których obecnie interesować nas będą dwie: Podstawowe oraz Finansowe i Księgowe.
Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.
- W zakładce Podstawowe w panelu Typ – Archiwalny można ustawić typ kontaktu, czy jest to odbiorca czy dostawca. Istnieje możliwość zaznaczenia kilku opcji. Zaznacz opcję Odbiorca.
- W panelu Grupa można przypisać kontakt do konkretnej grupy podstawowej. Wybierz Kontrahenci krajowi.
- Panel Dane identyfikacyjne wypełnij zgodnie z poniższym rysunkiem:
- W panelu Dane adresowe można dodać kilka adresów, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając z menu kontekstowego Dodaj. Jeden z tych adresów należy ustawić jako domyślny. Uzupełnij dane adresowe zgodnie z poniższym rysunkiem:
- Przejdź do zakładki Finansowe i Księgowe. Aby dodać numer konta bankowego kliknij prawym przyciskiem myszy w panelu Rachunki bankowe i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Pojawia się okno Rachunek bankowy.
Informacja: Program weryfikuje poprawność danych i jeżeli wykryje błędy, wyświetli stosowny komunikat. Jeśli wprowadzone dane mają służyć tylko nauce, należy kliknąć Tak i pozwolić zapisać dane mimo błędów. Nie wpłynie to na dalszą pracę programu.
- Uzupełnij dane zgodnie z rysunkiem poniżej, a następnie :
- Rachunek został dodany do listy Rachunki bankowe. Można dodać więcej rachunków dla jednego kontrahenta.
- Kliknij , aby zakończyć dodawanie kontrahenta. Dostawca został dodany do listy kontaktów grupy Kontrahenci krajowi.
Dodawanie pracownika
Aby dodać pracownika:
- Zaznacz grupę Pracownicy. Następnie kliknij w przycisk i z rozwijanego menu wybierz Dodaj pracownika. Pojawi się okno Dane kontaktu. Okno to składa się z kilku zakładek, z których obecnie interesować nas będą dwie: Identyfikacyjne oraz Finansowe i Księgowe
Informacja: We wszystkich oknach programu należy wypełnić te pola, które są zaznaczone ciemniejszą ramką. Brak danych w tych polach uniemożliwi zapisanie zmian. Wypełnienie pól z jasną ramką nie jest wymagane.
- W zakładce Identyfikacyjne wypełnij panel Dane identyfikacyjne zgodnie z rysunkiem poniżej:
- Wypełnij panel Dane adresowe zgodnie z poniższym rysunkiem. Podobnie jak przy dodawaniu firmy, istnieje możliwość podania więcej niż jednego adresu. Należy przy tym określić, który adres ma być domyślny.
- Przejdź do zakładki Finansowe i Księgowe. Aby dodać numer konta bankowego w panelu Rachunki bankowe kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybierz Dodaj. Pojawia się okno Rachunek bankowy.
Informacja: Program weryfikuje poprawność danych i jeżeli wykryje błędy, wyświetli stosowny komunikat. Jeśli wprowadzone dane mają służyć tylko nauce, należy kliknąć Tak i pozwolić zapisać dane mimo błędów. Nie wpłynie to na dalszą pracę programu.
Uzupełnij dane zgodnie z rysunkiem poniżej, a następnie :
- W oknie kontaktu kliknij . Pracownik został dodany do grupy Pracownicy.
Krok 3: Import kontaktów
W tym kroku: Zaimportujemy bazę kontaktów, która została stworzona na potrzeby samouczka. Większa baza kontaktów ułatwi naukę w dalszych częściach samouczka. Oczywiście w ramach ćwiczeń możesz dodać więcej własnych kontaktów do kartoteki kontrahentów.
Aby importować kontakty:
- Kliknij w poniższy link i zapisz plik w dogodnym dla siebie miejscu na swoim komputerze.
kontrahenci_samouczek_RAKSSQL.xml - W uruchomionym module Finanse i Księgowość w menu głównym wybierz Kartoteki, a następnie Kontrahenci z rozwijanego menu. Pojawia się okno Kontakty.
- W prawym górnym rogu na niebieskim pasku znajduje się menu składające się z znaków graficznych
. Kliknij w ikonę menu eksportu 
. - W menu eksportu wybierz Import, a następnie Importuj (xml).
- Pojawi się okno Plik do importu. Wskaż położenie pobranego pliku kontrahenci_samouczek_RAKSSQL.xml i kliknij Otwórz.
- Pojawi się okno Parametry importu kontrahentów. W polu Importuj wybierz Pomijaj istniejące. Dzięki temu stworzone w poprzednim kroku kontakty, jeśli pokrywają się z tymi z importowanej bazy, zostaną zachowane. W polu Grupy kontrahentów wybierz Importuj pomijając istniejące.
- Korzystając z zaokrąglonej strzałki
zaznacz wszystkie kontakty i kliknij . Program zacznie importować kontakty i na koniec wyświetli Raport z importu. Zaimportowane kontakty zostały dodane do listy kontaktów.