Lista płatnicza dla umów o pracę

Na koniec okresu płatniczego należy wystawić listę płatniczą, która wyliczy wszystkie niezbędne kwoty dla prawidłowego rozliczenia z pracownikiem, Urzędem Skarbowym i ZUS-em. Program, podczas naliczeń, wykorzystuje wszystkie dane podane wcześniej (np. składniki wynagrodzenia, dodane zdarzenia).

Cele:

  • założenie listy płatniczej,
  • przeliczenie listy płatniczej,
  • wydrukowanie zestawienia.

Wymagania:

  • zainstalowany RAKSSQL,
  • wykonane ćwiczenie Pracownicy,
  • wykonane ćwiczenie Umowa o pracę,
  • wykonane ćwiczenie Zdarzenia,
  • założona firma.

Krok 1: Założenie listy płatniczej

Aby dodać listę płatniczą:

  1. Uruchom program.
  2. W oknie logowania, jeżeli ustawione jest inaczej, wybierz Identyfikator ADMIN i moduł Kadry i Płace, a następnie .
  3. W uruchomionym module Kadry i Płace, w menu głównym wybierz Płace, a następnie Listy płatnicze – umowy o pracę z rozwijanego menu.
  4. Pojawi się okno Listy płatnicze – umowy o pracę. W panelu po lewej stronie, w zakładce Okresy płatnicze zaznacz Maj. Wygenerujemy listę płatniczą dla maja 2015 roku.
  5. Kliknij , a następnie Dodaj listę płatniczą z rozwijanego menu.
  1. Otworzy się okno Lista płatnicza – umowa o pracę. Należy w nim ustawić podstawowe parametry listy. Zdecydowaną większość z nich program ustawił sam w domyślny sposób. Można je zostawić w formie, jaką zaproponował program lub zmienić według indywidualnych preferencji. Ustaw wszystkie pola jak na rysunkach poniżej.
  1. W panelu Inne zaznacz dostępne opcje jak na rysunku poniżej.
Opcja Opis
Zamknięta Lista po zapisaniu i pierwszych naliczeniach zostaje od razu zamknięta – opcja rzadko zaznaczana przez użytkowników.
Twórz rozrachunki dla zamkniętej listy płatniczej Po zamknięciu listy płatniczej program tworzy rozrachunki.
Ukrywaj rozrachunki dla listy płatniczej Kwoty rozrachunków będą widoczne tylko dla użytkowników posiadających uprawnienia dostępu do ukrytych rozrachunków.
Po zapisaniu listy płatniczej rozpocznij wprowadzanie realizacji Od razu po kliknięciu w rozpocznie się proces wyboru umów pracowników do realizacji.
  1. Kliknij . W następnym kroku dodamy do listy realizacje, czyli konkretne umowy o pracę, dla których ma być wyliczona lista płac.

Krok 2: Realizacje na liście płac

W tym kroku: Pokażemy, na przykładzie zatrudnionego wcześniej pracownika, jak dodać realizacje do listy płac. W praktyce listę płac wykonuje się dla grupy wybranych pracowników.

Uwaga: Do tej chwili, podczas wykonywania ćwiczeń z samouczka modułu Kadry i Płace, dodaliśmy jednego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. O ile w praktyce listę płac wykonuje się dla grupy pracowników, to wykonanie jej dla jednego pracownika jest jak najbardziej możliwe i przebiega podobnie jak dla grupy pracowników.

Aby dodać realizacje do listy płac:

  1. Po zapisaniu listy płac pojawi się okno Wybierz umowy dla realizacji – umowy o pracę. W panelu po lewej stronie dostępna jest struktura kadrowa firmy, ułatwiająca wyszukiwanie umów konkretnych pracowników. W głównej części okna widoczne są umowy o pracę, należące od zaznaczonej po lewej stronie jednostki organizacyjnej. Na liście znajduje się obecnie tylko wprowadzona w poprzednich ćwiczeniach umowa dla Rafała Augustyniaka.
  1. W poniższej tabeli znajduje się opis pierwszych trzech kolumn listy umów:
Kolumna Opis
W (wybrana) Wybranie umowy do danej listy płatniczej.
S (pokaż okno składników) Przed rozpoczęciem procesu przeliczenia realizacji dla pracownika otworzy się okno ze składnikami, które zostaną uwzględnione podczas realizacji. Daje to możliwość usunięcia lub dodania składnika oraz poprawienia kwot już istniejących składników. Kolumnę tę należy zaznaczyć tylko wtedy, kiedy przewidujemy zmiany składników dla pracownika. Jeśli będą brane pod uwagę tylko składniki z umowy, to zaznaczenie tej kolumny spowoduje jedynie niepotrzebne spowolnienie obliczeń.
E (pokaż okno edycyjne) Po przeliczeniu realizacji otworzy się okno edycyjne, w którym będziemy mieli podgląd na składniki wynagrodzenia, w tym przychód, składki ZUS, podatek, dochód, kwota do wypłaty itd. z możliwością edytowania wyliczonych składników. W przypadku list, na który znajduje się wielu pracowników, nie warto zaznaczać tej opcji. Program po przeliczeniu każdej umowy będzie wymagał potwierdzenia, aby móc kontynuować obliczenia dla następnych pracowników, co niepotrzebnie spowolni obliczenia. Lepszym rozwiązaniem jest uruchomienie wszystkich obliczeń, a następnie powrót do wybranych pracowników, w celu edycji.
  1. Kliknij w pole w kolumnie W, aby oznaczyć umowę jako wybraną do listy .

Wskazówka: W przypadku gdy na liście znajduje się więcej umów i chcesz je wszystkie zaznaczyć, kliknij w  i wybierz Zaznacz wszystkie umowy. W kolumnie W (wybrana) zostaną zakreślone okna wyboru . Program doda do realizacji wszystkie umowy znajdujące się na liście i dla wszystkich wykona wyliczenia

  1. Kliknij . Program rozpocznie przeliczanie realizacji, o czym poinformuje komunikatem z wyświetlonym postępem obliczeń.
  1. Po zakończeniu obliczeń, program wyświetli okno Log komunikatów, w którym wyświetla status (sukces lub porażka) poprawności naliczonych realizacji. Po kliknięciu w  przy nazwisku pracownika rozwija się lista komunikatów związanych z obliczeniami. Na samym dole powinien znajdować się poniższy komunikat:
  1. Kliknij . Lista płatnicza została dodana do list w górnej części okna Listy płatnicze – umowy o pracę. Po zaznaczeniu listy płatniczej, w dolnej części okna wyświetlane są umowy znajdujące się na liście (w naszym przypadku jest to jedna umowa). Po prawej stronie widać szczegółowo wyliczone składniki dla danej umowy.

Krok 3: Wydrukowanie listy płatniczej

W tym kroku: Zapoznamy się z opcjami wydruku dla listy płatniczej wystawionej w poprzednim kroku.

Aby wydrukować listę płac:

  1. W prawym górnym rogu okna Listy płatnicze – umowy o pracę na granatowym pasku menu kliknij w ikonę wydruku i menu wybierz 01. Lista płac (umowa o pracę) → pełna.
  2. Otworzy się okno Parametry, za pomocą którego możemy sterować wyglądem wydruku listy płatniczej zgodnie z indywidualnymi potrzebami. Ustaw parametry zgodnie z rysunkiem poniżej.
  1. Kliknij . Program otworzył okno z podglądem wydruku listy. Kliknij , aby wydrukować listę lub .

Wskazówka: W menu wywołanym po kliknięciu w dostępne są również inne zestawienia, które drukuje się w ten sam sposób co listę płac.

Krok 4: Eksport przelewów na konta pracowników

W tym kroku: Zamkniemy listę płac i stworzymy polecenie przelewu pensji dla pracowników, którzy mają zaznaczoną w umowie taką formę wypłaty. Następnie wyeksportujemy polecenie przelewu do pliku homebanking.

Aby zamknąć listę płac:

  1. W uruchomionym module Kadry i Płace, w menu głównym wybierz Płace, a następnie Listy płatnicze – umowy o pracę z rozwijanego menu.
  2. Pojawi się okno Listy płatnicze – umowy o pracę. Na liście w głównej części okna znajduje się dodana wcześniej lista płatnicza. W dolnej części okna widoczne są realizacje naliczone na liście (w naszym przypadku jest to rozliczenie dla jednego pracownika Rafała Augustyniaka). Kliknij na przycisk  w dolnej części okna i z rozwijanej listy wybierz Zamknij listę płatniczą.
  3. Pojawi się komunikat z pytaniem, czy na pewno chcesz zamknąć listę płatniczą. Kliknij . W kolumnie Stan przy liście płac pojawił się znak zaznaczenia  informujący o tym, że lista została zamknięta.

Informacja: Zgodnie z zaznaczoną opcją podczas zakładania listy płatniczej, program automatycznie stworzył rozrachunki po zamknięciu listy. Są one dostępne w menu głównym po wybraniu Finanse → Rozrachunki.

Wskazówka: Jeżeli rozrachunek nie pojawił się na liście rozrachunków, sprawdź ustawienie filtrów po lewej stronie. Możliwe, że masz zaznaczone wyświetlanie tylko tych rozrachunków, które pochodzą z bieżącego miesiąca, a poszukiwane rozrachunki dotyczą innego miesiąca.

Aby wyeksportować przelewy:

  1. W oknie Listy płatnicze – umowy o pracę kliknij na przycisk  i wybierz Wystaw polecenia przelewu do listy płatniczej.
  2. Pojawi się komunikat z pytaniem, czy na pewno chcesz wystawić przelewy wynagrodzenia dla pozycji wskazanej listy płatniczej. Kliknij .
  3. Program rozpocznie wystawianie polecenia przelewu i na koniec wyświetli raport. Kliknij .
  1. W menu głównym wybierz Finanse, a następnie Polecenia przelewu.
  2. Pojawia się okno Polecenia przelewu. W panelu po lewej stronie mamy możliwość wybrania z jakiego przedziału czasowego chcemy przeglądać polecenia przelewu. Na liście znajduje się wykonane w poprzednich krokach polecenie przelewu wynagrodzeń z listy płatniczej.
  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy w wiersz z poleceniem przelewu i z menu kontekstowego wybierz Eksport/import, a następnie Eksportuj do pliku homebanking.

Informacja: Ponieważ na naszej liście płatniczej znajduje się naliczenie tylko dla jednego pracownika, program wystawił jedno polecenie przelewu. Jeśli na liście płatniczej byłoby więcej naliczeń i program wystawiłby dla każdego polecenie przelewu, to można by zaznaczyć wszystkie polecenia i wyeksportować je do jednego, wspólnego pliku.

  1. Program wyświetla informacje z systemem docelowym dla eksportu (ustawione podczas definiowania rachunku bankowego). Potwierdź, klikając .
  2. Na zakończenie eksportu program wyświetli raport z informacją o właściwości eksportowanego pliku. Plik eksportu został zapisany w katalogu podanym i stworzonym podczas definiowana rachunku bankowego. Kliknij .

Krok 5: Eksport do programu Płatnik

W tym kroku: Zapoznamy się ze sposobem eksportu miesięcznych raportów rozliczeniowych do programu Płatnik.

Aby wyeksportować dane do programu Płatnik:

  1. W uruchomionym module Kadry i Płace w menu głównym wybierz polecenie Płatnik. Pojawi się menu dotyczące eksportu danych do programu Płatnik.
  1. Po wybraniu interesującego nas raportu miesięcznego pojawi się okno, w którym należy wskazać miejsce na dysku komputera, w którym ma zostać zapisany plik eksportu. W polu Nazwa pliku podaj jednoznaczną nazwę (np. Rozliczenie 2015-05). Kliknij .
  2. Program wyświetli komunikat informujący o szczegółach eksportu.

Informacja: Komunikat informuje na których raportach do ZUS znaleźli się poszczególni pracownicy. Zostali uwzględnieni wszyscy pracownicy, którzy mają aktywne umowy lub naliczenia w danym miesiącu.

Informacja: W przypadku eksportu pliku zgłoszeniowego ZUS ZUA, program weźmie pod uwagę wszystkie te umowy, które w kodzie tytułu ubezpieczenia miały podaną datę obowiązywania z bieżącego miesiąca i jeszcze nie wystawiono dla nich ZUA.

  1. Plik został zapisany we wskazanej lokalizacji na dysku komputera. Następnie, aby wysłać zgłoszenia do ZUS, należy plik zaimportować w programie Płatnik.